Produtividade no Trabalho Remoto: Aprenda a Gerenciar sua Equipe!

Mesmo enquanto o debate continua, ainda há muitas evidências de que o trabalho remoto pode funcionar para aumentar a produtividade, o engajamento do trabalhador e o moral, se for bem feito.

Na verdade, mais de 60% dos empregadores que permitem trabalho remoto relatam aumentos de produtividade.

Para a grande maioria das empresas, as vantagens do trabalho remoto são inúmeras. Não apenas melhora o equilíbrio entre trabalho e vida pessoal dos colaboradores, aumenta a produtividade e a receita, mas também permite que as organizações recrutem talentos fora de sua região geográfica.

A oportunidade de trabalhar em casa ou em um escritório compartilhado, de forma permanente ou ocasional, pode ajudar as empresas a contratar os melhores do mercado, sem problemas de relocação ou sujeição de funcionários a longos deslocamentos.

Outras evidências sugerem que os funcionários anseiam pela flexibilidade e liberdade que o trabalho remoto proporciona.

Na verdade, 37% dos profissionais de tecnologia afirmam que aceitariam um corte de 10% no pagamento para trabalhar em casa.

Os trabalhadores remotos também faltam menos dias por doença e voltam ao trabalho mais cedo após uma licença por motivo de saúde, o que contribui positivamente para os resultados financeiros da empresa.

Dicas para gerenciar trabalhadores remotos

Esta modalidade de trabalho, quando bem gerenciada, pode maximizar a produtividade e gerar resultados ainda melhores. Confira algumas dicas.

Determine se é um bom ajuste para o tipo de trabalho

Alguns trabalhos e tarefas são mais adequados para esta modalidade do que outros. Por exemplo, design gráfico, redação e edição, operações de call center, funções de contabilidade e vendas são ideais para trabalho remoto.

A maioria destas atividades requer apenas um computador, acesso à Internet e telefone, o que é bastante fácil de organizar.

Outros cargos não são adequados, especialmente trabalhos como desenvolvimento de produtos, montagem e funções que requerem acesso a equipamentos ou materiais especializados, brainstorming e colaboração com membros da equipe.

Determine se é uma boa opção para o seu pessoal

Nem todo mundo tem a disciplina e a motivação intrínseca para trabalhar sem supervisão direta.

O trabalho remoto torna tentador dormir até tarde ou relaxar mais para alguns que simplesmente não foram feitos para a situação.

Você provavelmente já sabe qual dos seus colaboradores existentes possui condições de trabalhar em casa, mas quando se trata de novas contratações, pode ser um pouco mais complicado.

As referências podem ser um ótimo recurso. Se um novo candidato já trabalhou remotamente antes, consulte essas referências para ver como desempenhou suas obrigações de trabalho em um ambiente flexível.

Forneça documentos online e compartilhamento de arquivos

Os colaboradores devem ter acesso aos arquivos e materiais de que precisam para realizar o trabalho.

No entanto, muitas empresas dependem do e-mail para enviar e compartilhar documentos, o que cria vários problemas. Documentos são perdidos. Remetentes se esquecem de anexar. Ninguém sabe qual é a versão mais recente.

E, como os documentos enviados por e-mail existem apenas nas contas do remetente e do destinatário, qualquer outra pessoa que precise de acesso deve contar com um deles para encaminhar os arquivos.

Usar um sistema de gerenciamento de documentos de intranet social para carregar e compartilhar documentos torna mais fácil para qualquer pessoa da equipe acessar todos os documentos e arquivos de que precisam a qualquer hora e de qualquer lugar.

Os membros da equipe podem ver quem também tem acesso e quem fez as edições, além de classificar os documentos para manter os arquivos importantes no topo da lista.

Colabore online

Sem o tempo presencial na empresa, os trabalhadores remotos podem ter dificuldade para colaborar, discutir ideias e fazer brainstorm.

Uma intranet social pode ajudar. Ao fornecer uma plataforma central onde as conversas sobre o trabalho podem acontecer de forma transparente, com arquivamento automático e um ciclo de feedback contínuo, as intranets sociais tornam a interação mais fácil.

Os membros da equipe podem discutir problemas, postar comentários e perguntas e atualizar o status de seus projetos em tempo real.

Organize

Agora que você moveu todos os seus documentos, arquivos e colaboração para a intranet social, é importante manter a organização.

Exclua informações desatualizadas e documentos antigos. Organize os colanboradores em grupos por departamentos, projetos e outros subconjuntos que façam sentido.

Dessa forma, quando as informações são compartilhadas, ninguém é acidentalmente deixado de fora do e-mail, a equipe pode encontrar o que precisa facilmente e seu feed de notícias não fica entulhado com conteúdos irrelevantes.

Além disso, uma função de pesquisa eficaz é essencial para ajudar todos. não apenas os trabalhadores remotos, a obter os dados de que precisam de forma rápida e fácil.

Compartilhe calendários

Uma das partes mais difíceis do gerenciamento de trabalhadores remotos é tentar reunir todos pessoalmente ou mesmo apenas para uma chamada em conferência.

Os e-mails vão e voltam para avaliar a disponibilidade e, se for um grupo grande, lidar com os conflitos para encontrar um horário ideal pode ser uma grande tarefa.

Com a transparência dos calendários compartilhados, é fácil planejar reuniões e eventos. Todos na equipe podem ver quem está disponível e quando, sendo possível agendar reuniões com facilidade e saber que todos serão notificados.

Você pode fornecer detalhes, como uma agenda formal, documentos para revisar com antecedência e outras informações. Assim ninguém perderá a reunião e ninguém chegará despreparado.

Consolide fluxos de trabalho e procedimentos

Provavelmente, você está usando mais do que um aplicativos para realizar várias tarefas: e-mail, blogs, contabilidade, desenvolvimento de conteúdo, controle de tempo, compartilhamento de documentos, etc.

Consolidar esses processos em uma plataforma de intranet central agiliza essas tarefas, reduz os custos de manutenção de software e TI e economiza tempo, permitindo que seus trabalhadores remotos dediquem mais energia para serem produtivos e menos tempo fazendo login e usando 10 aplicativos diferentes para fazer o trabalho .

Forneça ajuda de custo

A visão que muitas pessoas têm de um trabalhador remoto é de um funcionário de pijama acampado no sofá com um laptop, enquanto escuta o som da TV ao fundo.

Na realidade, isso não é sustentável nem ergonômico. Embora todos precisemos de uma mudança de cenário ocasionalmente, até mesmo os trabalhadores remotos precisam de um ambiente em que possam se concentrar, ser produtivos e estar em um modo profissional.

Embora construir um escritório doméstico separado obviamente não seja viável na maioria dos casos, sua empresa pode fornecer algum tipo de auxílio garantindo que os funcionários remotos tenham as ferramentas de que precisam para serem produtivos.

Por exemplo, a compra de uma mesa apropriada, cobrir custos da Internet e telefone, etc.

Dessa forma, você terá certeza de que eles terão o que precisam, sem pagar do próprio bolso para trabalhar para você.

Use ferramentas de reunião virtual

Não esqueça o elemento humano. A falta de interação pessoal pode fazer os trabalhadores remotos se sentirem deixados de lado, isolados e alienados do resto da equipe.

Algumas organizações solicitam que funcionários remotos compareçam uma vez por semana na empresa, algumas vezes por mês ou em algum outro intervalo que os mantenha engajados com a equipe interna.

Quando isso não for possível, use ferramentas de reunião virtual, como um bate-papo por vídeo, para ficar conectado.

Na verdade, ver uns aos outros tem um impacto surpreendente em como os membros da equipe se conectam e se relacionam em um nível pessoal, o que se traduz diretamente em uma melhor colaboração em nível profissional.

Acompanhe o desempenho, não a presença

Você pode esperar que a equipe remota trabalhe nas mesmas horas que suas contrapartes no escritório.

E, embora isso faça sentido em alguns casos como participar de reuniões, por exemplo, pode nem sempre acontecer.

Contanto que eles estejam realizando suas atividades, os projetos progredindo em um ritmo satisfatório e nada esteja parado, não fará diferença o horário que começam ou terminam.

Uma das melhores partes do trabalho remoto é que ele permite que sua equipe trabalhe quando se sente mais produtiva, resultando em melhor desempenho.

Sua empresa pode tirar proveito disso, obtendo o melhor de cada colaborador, dando-lhes alguma flexibilidade e medindo desempenho, não presença.

Estabeleça metas formais de curto e longo prazo

Fazer o trabalho vai além de apenas completar tarefas e retirá-las da lista. É fundamental ter algum propósito estabelecido e comunicar exatamente para o que todos estão trabalhando.

Isso é especialmente importante ao gerenciar trabalhadores remotos que não desfrutam da interação entre colegas para se manterem atualizados sobre as últimas notícias e objetivos da empresa.

Para todos os funcionários, remotos ou presenciais, o estabelecimento de metas formais e a revisão periódica do progresso em relação a elas fornecem uma poderosa força motivadora.

Isto se aplica não apenas para realizar o trabalho individual, mas também para alcançar as metas gerais da empresa.

Os colaboradores querem sentir que estão contribuindo para uma causa maior. A formalização de metas fornece esse engajamento e uma forte ferramenta de medição para garantir que os trabalhadores remotos tenham o desempenho esperado.

Use a gamificação e reconheça a realização do objetivo

Criar uma pequena competição amigável em torno desses objetivos adiciona um fator de motivação que muitos apreciam.

Reconhecer conquistas e o excelente trabalho, recompensar o desempenho é uma ótima maneira de manter os trabalhadores remotos envolvidos no sucesso da empresa.

Use a tecnologia. As intranets sociais tornam mais fácil para os gestores e colegas oferecerem “tapinhas digitais nas costas” postando comentários, parabéns e feedback positivo.

Gerenciando o trabalho remoto

Não há dúvida de que gerenciar trabalhadores remotos pode ser um pouco mais desafiador do que aqueles que você vê cara a cara todos os dias.

E mudar para um ambiente de trabalho remoto pode ser difícil, especialmente para empresas que estão acostumadas com a ideia da presença como uma exigência de trabalho.

Felizmente, existem muitas ações e ferramentas disponíveis não apenas para facilitar a transição, mas também para ajudar a aumentar a produtividade no processo.

Com elas você pode manter os trabalhadores remotos engajados, informados e com desempenho máximo, o que se traduz diretamente em um impacto financeiro positivo para a empresa.