Segurança de dados e RH digital: é possível?

O setor de RH digital passou a ser um componente essencial de quase todas as atividades do setor e exerce uma função fundamental na construção de uma excelente experiência para os colaboradores.

Do recrutamento e seleção à integração, gestão de desempenho, engajamento e desligamento, elementos da digitalização estão presentes em cada etapa do ciclo de vida do funcionário.

Mas, como manter todos esses dados seguros?

Neste guia, você encontrará tudo o que precisa saber sobre segurança de dados e RH digital, além de práticas recomendadas para manter suas informações protegidas.

O que é RH digital?

Em termos simples, RH digital é a integração de tecnologias digitais aos processos de Recursos Humanos para torná-los mais eficientes, eficazes e conectados. 

É a combinação estratégica do departamento de RH com a tecnologia que resulta em operações otimizadas, melhor tomada de decisões, melhor experiência do funcionário e uma organização mais ágil e responsiva.

De acordo com especialistas, a jornada digital de RH de uma empresa é caracterizada por quatro fases:

Eficiência de RH

Nesta fase, as organizações investem em plataformas tecnológicas que gerenciam os processos de RH com eficiência. 

A pergunta-chave a se fazer nesta fase é: até que ponto usamos a tecnologia para otimizar o trabalho administrativo de RH? 

Eficácia de RH

Nesta fase, as empresas usam a tecnologia de RH para aprimorar práticas de RH existentes, como gestão de desempenho, aquisição de talentos e treinamento. 

A questão fundamental é: “Até que ponto usamos a tecnologia para inovar nossas práticas de RH?”

Informação

As organizações começam a utilizar a análise de pessoas para gerar impacto nos negócios. 

Seus dados são acessíveis e os dados internos são combinados com os externos. 

A pergunta mais importante a se fazer nesta fase é: “Até que ponto usamos a tecnologia para acessar informações?”

Conexão/experiência

Nesta fase, as empresas utilizam softwares e ferramentas digitais de RH para promover a conexão entre as pessoas. 

Experiências são criadas, redes sociais são potencializadas e a tecnologia proporciona um sentimento de pertencimento. 

A pergunta a se fazer durante esta fase é: “Até que ponto usamos a tecnologia para criar conexões?”

No final de sua jornada, as organizações terão passado por uma transformação digital de RH, aperfeiçoando as atividades do setor,  a força de trabalho e a maneira como o trabalho é feito. 

Diferença entre RH digital e RH tradicional

O RH digital difere do RH tradicional porque digitaliza tarefas manuais, como manutenção de registros, análise de dados e resposta a perguntas de funcionários.

O RH digital não só oferece às organizações uma vantagem competitiva, mas também traz vários outros benefícios, entre eles:

Economizando tempo e melhorando a produtividade do RH

A digitalização dos processos de RH pode representar uma enorme economia de tempo. 

Isso, por sua vez, também aumentará a produtividade geral do departamento, tornando-se um dos maiores benefícios do RH digital.

Simplificando os processos de RH

A digitalização dos processos de RH ajuda a simplificá-los e estruturá-los. 

Pense no recrutamento, por exemplo. Em vez de tentar acompanhar manualmente seus candidatos e o estágio do processo, você pode usar um Sistema de Rastreamento de Candidatos – SRA.

Dependendo do SRA, o sistema pode cuidar de tarefas como:

• publicar vagas em vários painéis de empregos;
• conectar-se com candidatos;
• agendar entrevistas com potenciais candidatos;
• nutrir candidatos através do funil de recrutamento, e muito mais.

Impulsionando a experiência (digital) dos funcionários 

A experiência do funcionário consiste em três componentes principais: 

• a experiência física;
• a experiência digital; 
• a experiência cultural.

O aumento maciço do trabalho híbrido e remoto desde 2020 e a digitalização contínua do trabalho, em geral, tornaram a experiência digital do funcionário cada vez mais importante. 

O RH digital pode melhorar significativamente a experiência do colaborador, por exemplo, ao permitir o autoatendimento. Os funcionários podem facilmente:

• visualizar e baixar seus recibos de pagamento, formulários de impostos e outros documentos relacionados;
• inscrever-se, alterar ou gerenciar seus planos de benefícios e outras vantagens;
• atualizar seus dados de contato, endereço, contatos de emergência e outras informações pessoais diretamente no sistema de RH;
• registrar a entrada e a saída, as horas de trabalho e acompanhar as informações.

Esses recursos de autoatendimento permitem que os funcionários gerenciem suas necessidades de RH com eficiência e independência, reduzindo a carga administrativa dos departamentos de RH e tornando a experiência digital dos funcionários mais fluida e intuitiva. 

Essa autonomia aprimorada promove maior satisfação e engajamento.

Melhorando o gerenciamento de dados

O risco de perda de dados é reduzido com a digitalização dos processos. 

Desde que as pessoas saibam onde os dados estão armazenados e como acessá-los, o uso de uma solução de software como um Sistema de Informação de Recursos Humanos – SIRH ou um Sistema de Gestão de Recursos Humanos – SGRH, permitirá uma melhor gestão de dados do que uma alternativa manual.  

Melhorando a aquisição de talentos 

Se há uma área no campo de RH que é abundante em termos de soluções, aplicativos e softwares digitais de RH, é a aquisição de talentos. 

Muitos aspectos da jornada do candidato podem ser digitalizados e, em grande parte, automatizados, desde a busca por candidatos e publicação de vagas até a pré-seleção, agendamento de entrevistas e integração. 

Permitindo a tomada de decisões baseada em dados 

A maioria, senão todos, dos softwares digitais de RH atuais vêm com recursos de análise e relatórios, tornando muito mais fácil analisar dados internos e tomar decisões baseadas nessas informações.

Custos administrativos mais baixos 

O uso da tecnologia de RH pode reduzir significativamente o tempo que os profissionais dedicam a tarefas administrativas, como processamento de folha de pagamento, gestão de dados de funcionários e administração de benefícios. 

Dessa forma, a digitalização dos processos de RH reduzirá os custos administrativos.

Segurança de dados e RH digital

O ambiente digital em que as organizações modernas operam é uma mina de ouro para hackers. 

Isso significa que todos os departamentos da organização, incluindo o RH, devem manter os mais altos padrões de segurança de dados. 

Isso é simplesmente inegociável.

Um relatório sobre violações de dados da IBM mostra que 19% das violações ocorrem devido ao roubo de informações de login. 

O relatório mostra que os ataques online frequentemente têm como alvo o departamento de RH para roubar dados de funcionários. 

Para evitar isso, os profissionais de recursos humanos precisam entender os tipos de ameaças aos dados que suas organizações enfrentam e tomar medidas para melhorar a segurança.

Uma política forte de segurança de dados de RH é um ótimo começo para ajudar a gerenciar ameaças de segurança de terceiros, mas não é suficiente. 

O departamento de recursos humanos também precisa estar em sintonia com o departamento de TI para educar os funcionários.

Mas como o RH pode fazer isso?

O papel do RH na proteção de dados

A segurança dos dados de RH é responsabilidade de todos os colaboradores e demais stakeholders de uma organização. 

No entanto, o departamento de recursos humanos tem um papel especial e importante a desempenhar. 

Ele deve garantir que todos os colaboradores recebam treinamento suficiente sobre proteção de dados. 

Além disso, precisa criar e implementar políticas que protejam todos os dados da organização.

A equipe de RH tem a responsabilidade de garantir que os dados sejam coletados, analisados ​​e interpretados pelos canais corretos, em conformidade com as diretrizes locais e internacionais. 

Também deve definir e implementar controles de acesso aos dados para todos os colaboradores.

Sob a liderança do gerente de RH, o departamento tem a responsabilidade de ajudar a lidar com incidentes de segurança online que envolvam funcionários. 

Criar um plano de gerenciamento de crises em colaboração com outros departamentos pode ser particularmente útil para gerenciar esses incidentes e minimizar o impacto do ataque.

7 Práticas para manter os dados de RH seguros

O departamento de recursos humanos lida com diferentes tipos de dados. 

Eles podem incluir dados sobre seguro de funcionários, recrutamento, gestão de treinamento, desempenho e saúde dos colaboradores. 

A segurança desses dados é importante devido à sua sensibilidade. 

Aqui estão 7 práticas recomendadas de segurança de dados de RH para lidar com qualquer tipo de informação no departamento:

1. Garantir que todos os softwares e sistemas operacionais estejam atualizados

Softwares desatualizados podem apresentar problemas adversos, como bugs. O sistema pode apresentar travamentos frequentes. 

Realizar atualizações com frequência trará novos recursos e aumentará a produtividade do sistema.

Mas, o mais importante, ajudam a manter a segurança.

Softwares atualizados oferecem proteção aprimorada contra ameaças comuns e garantem a compatibilidade dos programas instalados. 

Outra ameaça comum à segurança é a vulnerabilidade de contas. 

Ela pode ser causada por autenticação inadequada ou gerenciamento de senhas deficiente. 

Outros problemas, como aplicativos infectados e softwares desatualizados, podem causar vulnerabilidade de contas. 

Portanto, as organizações devem detectar e corrigir contas vulneráveis ​​a tempo.

2. Aplicar as melhores práticas de senha em todo o departamento de RH

Os departamentos de recursos humanos frequentemente sofrem ataques de phishing e senhas.

Cibercriminosos usam malware para obter dados importantes do departamento. 

Criar e garantir a aplicação das melhores práticas de senhas é, portanto, necessário para os profissionais de RH. 

Essas melhores práticas devem ser aplicadas por todos na organização. O RH deve ajudar a TI a treinar o restante da equipe sobre como se proteger ao acessar suas contas.

As melhores práticas podem incluir:

• usar um gerenciador de senhas;
• evitar dados de login fracos;
• desencorajar o compartilhamento de senhas;
• implementar autenticação dupla.

3. Gerenciar riscos de segurança de terceiros

Os riscos de terceiros surgem quando as organizações interagem com provedores de serviços e produtos externos. 

Se os provedores de serviços, como fornecedores de software, forem hackeados, as organizações que eles fornecem também serão afetadas. 

As melhores práticas de mitigação podem incluir:

• restringir o acesso aos sistemas da empresa;
• realizar verificações regulares;
• ter políticas de proteção contra terceiros em vigor;
• usar as tecnologias de segurança mais recentes.
• criar um cronograma para verificações regulares.

4. Manter o departamento de RH em sincronia com a equipe de TI

Os departamentos de RH e TI precisam trabalhar como uma unidade para aprimorar a segurança dos dados. 

Manter a sincronia melhora a comunicação quando a gerência precisa decidir sobre o software a ser adquirido.

5. Manter a conformidade com as normas de proteção de dados

As organizações obtêm muitos benefícios ao observar a conformidade com todas as normas locais e internacionais. 

Isso beneficia não apenas o departamento de RH, mas também os colaboradores. Eles sentem que a empresa se preocupa com sua segurança. 

Os profissionais de RH precisam entender as leis de crimes cibernéticos e proteção de dados existentes e se manter em conformidade.

Eles também precisam respeitar os direitos individuais e corporativos aos dados.

6. Verificar regularmente se há vulnerabilidades e realizar testes de penetração

Uma boa maneira de melhorar a segurança dos dados de RH é realizar testes de penetração regulares e verificar se há vulnerabilidades. 

A verificação fornece uma proteção precisa dos dados. 

Esse tipo de verificação pode exigir automação, enquanto a penetração exige uma verificação prática para detectar quaisquer fraquezas do sistema. 

Se alguma fraqueza for detectada, o departamento pode tomar medidas corretivas imediatamente.

7. Educar os funcionários sobre as melhores práticas de proteção de dados

Por fim, você deve capacitar os funcionários para proteger seus dados proativamente. Ensine-os a realizar auditorias de segurança e armazenar dados com segurança. 

Ajude-os a saber quais softwares podem instalar, que tipo de dados podem compartilhar e como lidar com e-mails suspeitos.

Seis ameaças básicas à segurança de dados de RH em 2025

A segurança dos dados de RH continua sendo uma das preocupações mais críticas para as organizações. 

Com informações confidenciais de funcionários, como números de documentos, dados bancários e endereços armazenados digitalmente, as empresas enfrentam desafios crescentes para proteger esses dados contra ameaças crescentes. 

A ascensão do trabalho remoto e híbrido, um cenário jurídico em evolução e o aumento de ataques cibernéticos exigem que as equipes de RH priorizem medidas robustas de segurança de dados para amenizar os riscos.

Conheça os riscos mais urgentes à segurança de dados de RH em 2025.

1. Conformidade e leis globais de proteção de dados

As leis de proteção de dados em todo o mundo estão se expandindo rapidamente. 

O GDPR da UE lançou as bases, mas estruturas semelhantes surgiram, incluindo a LGPD do Brasil e a Lei de Privacidade do Consumidor da Califórnia. 

Para os departamentos de RH, navegar por essas leis complexas e frequentemente sobrepostas é um desafio significativo.

Ao não cumprir as leis, as empresas estão sujeitas a pesadas multas e danos à imagem da marca.

As equipes de RH devem garantir que seus Sistemas de Gestão de Recursos Humanos estejam equipados para lidar com a conformidade em diversas jurisdições.

Recomendação

Realize auditorias regulares de conformidade e trabalhe com especialistas jurídicos para garantir que o armazenamento e o processamento de dados de RH atendam a todas as regulamentações aplicáveis.

2. Parceiros externos

Muitas organizações estão revendo suas parcerias e decidindo com quem colaborar com base no nível de risco de segurança cibernética que representam. 

Isso não significa que todas as organizações parceiras em potencial sejam consideradas um risco, mas significa uma provável demanda por avaliações mais rigorosas quando uma organização busca terceirizar serviços como opção. 

Recomendação

Realize verificações completas de segurança cibernética ao avaliar parceiros, fornecedores ou prestadores de serviços. 

Utilize uma estrutura padronizada de avaliação de riscos com base em proteção de dados, conformidade regulatória e resposta a incidentes. 

Para grandes mudanças, como fusões ou investimentos, envolva especialistas em segurança cibernética desde o início para identificar vulnerabilidades. 

Priorize softwares e fornecedores de HRMS com protocolos e certificações transparentes de segurança de dados, como ISO 27001 ou SOC 2.

3. A ameaça de ataques internos

Ameaças internas, intencionais ou acidentais, continuam sendo um risco persistente. 

Um funcionário insatisfeito com acesso a dados confidenciais pode roubá-los ou vazá-los, enquanto um funcionário não treinado pode inadvertidamente comprometer a segurança dos dados. 

As ameaças internas são responsáveis ​​por cerca de 60% de todas as violações de dados.

Recomendação

Implemente controles de acesso rigorosos baseados em funções para garantir que os funcionários acessem apenas os dados necessários na realização de suas atividades. 

Além disso, estabeleça programas regulares de treinamento para educar os colaboradores sobre as melhores práticas de segurança cibernética.

4. Ataques de ransomware em sistemas de RH

O ransomware continua sendo uma das ameaças cibernéticas que mais crescem. 

Cibercriminosos estão mirando sistemas de RH para acessar dados confidenciais de funcionários e exigir resgates para recuperá-los. 

Pagar esses resgates não apenas incentiva novos ataques, como também pode violar a legislação emergente que visa coibir pagamentos de ransomware.

Recomendação

Invista em proteção avançada de endpoint, crie backups regulares e teste planos de resposta a incidentes para minimizar o impacto de ataques de ransomware.

5. Vulnerabilidades do trabalho remoto e híbrido

A mudança para o trabalho remoto e híbrido introduziu novas vulnerabilidades. 

Funcionários que trabalham em casa frequentemente usam dispositivos pessoais ou redes Wi-Fi inseguras, o que pode expor dados confidenciais de RH a ataques cibernéticos. 

Um estudo revelou que 74% das empresas sofreram incidentes cibernéticos relacionados à tecnologia de trabalho remoto.

Recomendação

Implemente redes privadas virtuais (VPNs), autenticação multifator e ferramentas de monitoramento de endpoint para proteger o acesso remoto ao seu sistema de RH.

6. Erro humano: senhas fáceis e falta de conscientização

Usar senhas fracas, compartilhar credenciais ou cair em golpes de phishing são erros comuns que expõem os dados de RH a riscos. 

De fato, o Relatório de Investigações de Violações de Dados de 2024 da Verizon descobriu que 68% das violações de dados envolvem um elemento humano.

Recomendação

Estabeleça políticas de senha obrigatórias que exijam senhas fortes e exclusivas e incentive o uso de gerenciadores de senhas. 

Realize regularmente simulações de phishing e treinamentos em segurança cibernética.