Métodos de Gestão do Tempo Eficazes e Comprovados

Hoje, somos constantemente interrompidos por ferramentas, notificações, e-mails, mídia social, enfim, você pode escolher.

É quase impossível focar no que realmente importa ou saber se você está priorizando o trabalho certo na hora certa.

Suas intenções para o dia voam pela janela diante de tarefas de alta prioridade, mensagens aparentemente urgentes e notificações intermináveis.

Para acompanhar o ritmo,  as pessoas trabalham com a caixa de entrada ou outros aplicativos de comunicação sempre abertos.

Como resultado, os trabalhadores são menos eficientes, com mensagens, ações e prazos mais propensos a serem perdidos.

Os modelos de gestão do tempo podem ajudá-lo a recuperar seu tempo e trazer mais atenção a sua rotina diária.

Em vez de deixar sua lista de tarefas ditar como você gasta seu tempo, você pode usar estratégias de gestão para definir intencionalmente suas prioridades diárias e se concentrar no trabalho mais relevante.

Como a gestão do tempo ajuda?

O conceito de gestão do tempo ganhou popularidade significativa nas últimas três décadas.

Isso porque ajuda a planejar e organizar melhor as atividades, aumentar a produtividade e manter um equilíbrio saudável entre vida profissional e pessoal.

Então, como a gestão do tempo melhora o desempenho?

O principal objetivo é controlar conscientemente como você gasta tempo em tarefas e atividades importantes, seja no trabalho ou em sua vida diária pessoal.

Dominar a técnica certa de gestão do tempo pode ajudá-lo em muitas áreas:

• Você será capaz de atingir metas com sucesso;
• Será mais fácil definir prioridades;
• Você eliminará maus hábitos, como procrastinação, falta de orientação para objetivos ou baixo nível de atenção;
• Desenvolver habilidades de gestão do tempo reduzirá o estresse e o manterá motivado;
• Você terá uma ideia clara de como precisa planejar todas as suas tarefas.

Além disso, desenvolver as habilidades certas de gestão do tempo no local de trabalho e usar as ferramentas apropriadas pode aumentar suas chances de se manter atualizado.

Métodos de gestão do tempo

De acordo com pesquisas , apenas 1 em cada 5 pessoas possui um sistema de gestão do tempo adequado.

Em outras palavras, poucos trabalhadores sabem como ser produtivos. Mas com a ajuda certa, você pode se tornar o mestre do seu tempo.

Aqui estão os métodos mais populares que você pode usar para melhorar suas habilidades de gestão do tempo.

Planeje seu dia com antecedência

O planejamento é o primeiro, o melhor e o mais comprovado de todos os métodos de gestão do tempo.

Em primeiro lugar, porque ajuda a organizar adequadamente o seu trabalho.

Em segundo lugar, porque lhe dá  uma visão detalhada de todas as coisas que você precisa fazer.

Se você pode planejar suas tarefas diárias, semanais ou mensais, o resto vem facilmente.

Há muitas maneiras de planejar e organizar seu trabalho:

• Calendários sofisticados e organizadores pessoais, em formato digital ou papel;
• Aplicativos e ferramentas de gestão do tempo;
• Listas de tarefas;
• Post-its, blocos de notas, modelos de cronograma, diários de marcadores e outras formas de gestão do tempo em papel;
• Diário motivacional que ajuda a melhorar os hábitos.

Você pode misturar, combinar e ajustar diferentes opções para dominar sua gestão do tempo.

Limite a entrada de e-mails

Verificar e responder e-mails é uma tarefa árdua. Ninguém gosta, mas é preciso fazer.

As estatísticas dizem que o trabalhador médio gasta cerca de 30 horas por semana verificando e-mails.

Pense em todas as tarefas que você poderia fazer durante esse tempo. Limite o tempo que você gasta em e-mails ao mínimo para manter essas 30 horas de trabalho.

Se verificar pela manhã, responda apenas às questões mais importantes que precisam de uma resposta imediata.

Deixe o resto para pausas entre as tarefas ou faça no final do dia.

Além disso, certifique-se de marcar essas mensagens sem importância como “spam” para que não sejam despejadas em sua caixa de entrada.

Encontre sua zona de produtividade

Algumas pessoas são madrugadoras, enquanto outras são notívagas. Todos somos diferentes e gostamos de trabalhar em diferentes momentos do dia ou da noite.

Acorde bem cedo se você for mais produtivo pela manhã. Ou fique acordado até mais tarde da noite se você for do tipo noturno.

Mas não se force a mudar seus hábitos só porque dizem que as pessoas atingem a produtividade em determinados horários.

Encontre as suas horas mais produtivas. Quaisquer que sejam as estratégias de gestão do tempo que funcionam para algumas pessoas, podem não funcionar para você.

E não se esqueça da fase de trabalho profundo – um momento durante o seu horário de trabalho em que você se concentra apenas em tarefas importantes.

Coma o “sapo”

Mark Twain disse: “ Se é seu trabalho comer um sapo, é melhor fazê-lo logo pela manhã. E se o seu trabalho é comer dois sapos, é melhor comer primeiro o maior.”

É tudo uma questão de  priorizar.

Faça as tarefas mais importantes primeiro e, quando terminar, mude para as menos pertinentes.

Isso o ajudará a organizar melhor o fluxo de trabalho e você se tornará eficiente. É simples assim!

Faça pausas regulares

Trabalhar sem pausas pode fazer mais mal do que bem. Precisamos de pausas para que nosso cérebro possa descansar e depois se concentrar novamente no trabalho.

Você pode usar a técnica Pomodoro ou fazer uma caminhada curta. Leia um capítulo do seu livro favorito ou tome uma xícara de café.

Faça pausas para melhorar seus métodos de gestão do tempo e se sentir revigorado. Isso lhe dará um aumento significativo de produtividade.

Não há problema em trabalhar em uma sequência longa quando você tem um fluxo grande de trabalho… mas só às vezes.

Fazer isso a longo prazo fará com que você se sinta cansado e reduza sua criatividade. As pausas são boas para a sua produtividade e bem-estar.

Diga “não” e delegue

Todo mundo tem seus limites. Simplesmente não podemos fazer tudo o que as pessoas querem que façamos. Isso levará ao esgotamento e à ansiedade no trabalho.

É por isso que é tão importante ser assertivo e dizer “não” quando as pessoas querem lhe atribuir tarefas adicionais.

Lembre-se, não há nada de errado em se recusar a fazer coisas que você não é capaz de fazer, assim como também não há nada de errado em delegar de tarefas.

Especialmente se houver alguém que possa fazer o trabalho melhor e mais rápido do que você.

Concentre-se e bloqueie as distrações

Notificações, mensagens pop-up, e-mails, colegas falando constantemente com você. Tudo isso desvia sua atenção do trabalho.

Há muitas maneiras de manter o foco. Você pode guardar o telefone, desativar as notificações de mídia social ou bloquear sites que distraem.

Mas a melhor maneira é se concentrar e fazer o que você tem que fazer.

Vale a pena limitar ao mínimo a sua presença nas redes sociais, porque toma muito do seu tempo e não agrega muito valor a sua vida.

Estabeleça metas

Estabeleça metas e você saberá exatamente para qual direção está indo. As metas fazem parte dos processos organizacionais e são extremamente importantes na gestão do tempo.

Para aproveitar qualquer técnica de gestão do tempo, a chave é a especificidade ao estabelecer metas.

Divida visões maiores em metas mensais a serem atingidas. O software OKR facilita esse processo para as equipes.

As metas definem seu caminho para alcançar o sucesso. Elas são os degraus até o topo. Elas determinam os principais objetivos, prioridades e visão da sua organização.

Mas também são úteis para fazer as coisas com mais rapidez e eficiência. No entanto, definir metas é a parte fácil, o verdadeiro desafio é cumpri-las.

Uma forma de garantir que você esteja sempre em dia com seus objetivos definidos é monitorá-los com ferramentas intuitivas, onde indivíduos e equipes podem rastrear, gerenciar e revisar facilmente as metas estabelecidas.

Evite multitarefas

Muitas ofertas de emprego afirmam que a multitarefa é uma das principais habilidades do candidato. Mas é melhor jogar essa oferta direto no lixo.

A verdade é que a multitarefa danifica nosso cérebro.

Parece que fazer malabarismos com várias tarefas é uma ótima técnica de gestão do tempo, mas, na verdade, diminui drasticamente a produtividade.

Aloque seu tempo

Você sabe quanto tempo gasta em tarefas específicas? Você provavelmente está entre a maioria das pessoas que não têm ideia de quanto tempo dedicam às atividades todos os dias.

Se você souber quanto do seu tempo destina a tarefas, projetos e diferentes atividades, poderá organizar melhor sua jornada e fluxo de trabalho.

A maneira mais simples de fazer isso é usar um software de rastreamento de tempo. Isso ajudará você a realizar estimativas futuras com precisão e alocar melhor o tempo para novas tarefas.

Crie uma rotina matinal

O que você faz logo que levanta? Se for arrumar a cama ou se exercitar, você está no caminho certo. Mas se for checar as redes sociais, não é uma boa ideia.

Ter sua própria rotina matinal sem dúvida o fortalecerá pelo resto do dia.

Do ponto de vista psicológico, é a primeira coisa que você faz pela manhã que determina os resultados que você alcançará durante o dia.

Tente fazer pequenas coisas como arrumar a cama, tomar um café da manhã saudável e deixar as redes sociais ou outras tarefas para o final do dia.

Uma boa rotina matinal o deixará de bom humor e o motivará para o trabalho.

Pratique exercícios

O exercício é uma ótima maneira de aumentar os níveis de energia. É uma forma do corpo se livrar da tensão causada pelo estresse.

Também pode ajudar a limpar sua mente de pensamentos desnecessários ou perturbadores, que só pioram seu trabalho.

Coloque seu tênis de corrida e vá correr! Você verá que o exercício regular pode ajudar a dominar os métodos de gestão do tempo.

Utilize ferramentas

No mundo altamente desenvolvido de hoje, as ferramentas são uma parte inseparável do nosso trabalho.

Isso é especialmente verdadeiro quando você está contratando funcionários sob demanda que não conhece tão bem quanto funcionários regulares.

Se você deseja otimizar ao máximo sua gestão do tempo, deve implementar o seguinte em seu trabalho diário:

• Software de controle de tempo

Ajuda você a controlar o tempo do seu trabalho e controlar todos os projetos e números, incluindo o tempo faturável.

• Lista de tarefas

Permite agendar e planejar sua semana de trabalho.

• Software de gestão de projetos

Muitas ferramentas de controle de tempo têm o recurso de gestão de projetos. Use-o para gerenciar melhor seus projetos e clientes e acompanhar o andamento das tarefas diárias.

• Ferramentas de comunicação

Skype, Slack, Zoom ou HeySpace são cruciais para a comunicação interna e externa.

• Aplicativos úteis para criar bons hábitos

Pode ser um simples calendário ou diário de produtividade, mas se você for um usuário exigente, experimente outros aplicativos sofisticados de produtividade.

• Automação de marketing

Com ferramentas de automação de marketing você pode segmentar clientes com mensagens automatizadas por e-mail, web, social e texto.

Isso definitivamente economizará muito do seu tempo e tornará o marketing menos uma dor de cabeça.

Além disso, você pode automatizar seus esforços de mídia social usando ferramentas de marketing para aumentar sua produtividade.

Recompense-se

Você terminou a tarefa ou projeto em que estava trabalhando? Bom, agora dê uma pausa e faça algo por você.

Beba uma xícara de café, ouça sua música favorita ou ligue para um amigo.

As pequenas recompensas são uma ótima maneira de se motivar.

Pode parecer um pouco estranho, mas quando você pensa na satisfação e na alegria que sentirá ao concluir seu trabalho, verá que vale a pena.

Então vá em frente, tire aquela soneca, dê uma caminhada ou leia um capítulo do seu livro favorito!

Comunique-se

A comunicação adequada pode economizar muito tempo. Se você não transmitir seus planos, intenções ou requisitos com clareza, as pessoas não entenderão o que você realmente quer.

E isso levará a conflitos e mal-entendidos.

Além disso, não se esqueça de usar ferramentas e aplicativos para melhorar a comunicação entre você e sua equipe ou clientes.

É uma maneira fácil, rápida e conveniente de transferir mensagens, agendar reuniões ou trocar qualquer tipo de informação.

Métodos de gestão do tempo vs. gestão de trabalho

O conceito de gestão do tempo evoluiu gradualmente e agora abrange muitos temas relacionados ao trabalho e à vida cotidiana.

Todos os tipos de teorias foram misturados com métodos e abordagens. As pessoas gostam de adotá-los e ajustá-los as suas necessidades, tipo e estilo de trabalho.

No entanto, existe uma diferença significativa na gestão do tempo e nas metodologias utilizadas para gerir o trabalho.

Isso é especialmente visível em organizações maiores que precisam agilizar os processos de negócios para obter melhores resultados e maior desempenho e, ao mesmo tempo, atender às altas demandas de clientes.

Isso pode ser feito com a ajuda da  documentação do processo que gerencia todos os requisitos da organização.

A gestão do trabalho envolve a gestão do tempo, pois uma de suas premissas é otimizar o tempo necessário para a entrega de um produto, mantendo a eficiência e a qualidade.

Ele incorpora práticas profissionais correlatas, regras e procedimentos específicos definidos em uma ordem lógica que você pode reutilizar e ajustar para que sua equipe tenha um melhor desempenho.

Alguns dos métodos ou estruturas populares para gerenciar o trabalho, também conhecidos como métodos de gestão de projetos, incluem Kanban, Scrum, Agile, Lean ou Six Sigma.

No geral, os métodos de gestão do tempo baseados em sistemas de gestão de trabalho são comumente usados por muitas pessoas para gerenciar os dois fatores.

Mas se estendem a aspectos mais amplos, como todo o escopo das atividades em um projeto, o fluxo de trabalho, o trabalho em equipe e a colaboração.