Matriz de Eisenhower: Aprenda a Organizar sua Rotina

Dessa forma elas podem organizar melhor seus afazeres e evitar que percam tempo em tarefas que possuem menos importância ou que não tem tanta urgência.

Neste artigo você vai entender melhor o que é a matriz de Eisenhower, como funciona, como montar a sua para poder planejar melhor sua rotina e os benefícios que essa ferramenta proporciona.

O que é a matriz de Eisenhower?

Como mencionamos anteriormente a matriz de Eisenhower é uma ferramenta criada para organizar a rotina, separando as tarefas mais importantes das menos importantes e as mais urgentes das menos urgentes.

Trata-se de uma estratégia criada pelo 34º presidente dos Estados Unidos, Dwight Eisenhower, que era considerado uma pessoa muito organizada e produtiva, uma vez que já foi general do exército, servindo ao longo da

Segunda Guerra Mundial e também comandava algumas instituições de ensino como a Universidade de Columbia.

Uma de suas famosas frases e que sustenta a ideia da matriz de Eisenhower é “O que é importante, raramente é urgente, e o que é urgente, raramente é importante”.

Eisenhower tinha uma grande capacidade de manter sua produtividade em todas as funções que exerceu, inclusive se dedicando a hobbies como pintura a óleo e golfe.

Como funciona a matriz de Eisenhower?

Essa matriz deve ser montada em quatro quadrantes, que são divididos em:

• Importante e urgente: para aquelas tarefas que você precisa fazer imediatamente;
• Importante, mas não urgente: para tarefas que podem ser realizadas em um prazo maior;
• Urgente, mas não importante: tarefas que não tem tanta importância, mas que devem ser feitas com urgência como responder e-mails, fazer ligações, participar de reuniões, etc;
• Não urgente, não importante: para as tarefas da lista que podem esperar para serem feitas ou mesmo não precisam ser executadas.

Qual a diferença entre as tarefas importantes e urgentes?

As tarefas importantes são aquelas que têm relação com metas ou objetivos como um projeto que precisa ser realizado ou um relatório mensal.

Por outro lado as tarefas urgentes são aquelas que têm um prazo para acontecer como fazer uma ligação, marcar uma reunião, responder um e-mail, entre outros.

Também há tarefas urgentes em que é possível solicitar que outra pessoa as faça, como no caso de você ser um gestor ou trabalhe em equipe.

Ao montar os quadrantes você também pode dar um nível de prioridade para a realização das tarefas, indo de 1 (que é a deve ser executada primeiro) a 4 (que pode ser executada por último). Por isso é importante que você planeje tudo com cuidado e decida qual a prioridade de cada tarefa.

Como planejar a matriz de Eisenhower?

Para planejar essa matriz você deve seguir os seguintes passos:

Faça uma lista de tarefas

Primeiramente você deve preparar uma lista com as tarefas que precisa executar na semana ou dia seguinte.

Desenhe um plano cartesiano

Então você deve desenhar um plano cartesiano, isto é, um quadrado, dividido em dois eixos (vertical e horizontal), formando quatro quadrantes.

A linha horizontal representa a urgência, enquanto que a linha vertical representa a importância.

Divida as tarefas nos quadrantes

Em seguida você deve apanhar sua lista e começar a dividir as tarefas entre os quadrantes.

O primeiro quadrante será dedicado às tarefas importantes e urgentes.

Nele você deve colocar aquelas atividades que são prioritárias e não podem ser deixadas para depois.

O segundo quadrante será dedicado às tarefas importantes, mas que não são urgentes, sendo que você deve colocar aquelas tarefas que são prioritárias, mas podem ser adiadas.

No terceiro quadrante você vai colocar as tarefas que não são importantes, mas urgentes e que não podem ser deixadas para depois, pois seu prazo está acabando.

Enquanto que no quarto e último quadrante você deve colocar as tarefas que não são importantes e nem urgentes, ou seja, que você pode deixar para depois.

Dicas para te ajudar no planejamento

Se você tiver dificuldade para organizar suas tarefas, você deve como mencionamos, fazer uma lista e analisar cada uma delas, vendo quais tem mais prioridade e quais têm menos.

Uma boa dica é colorir cada quadrante de uma cor diferente, de acordo com sua prioridade. Você pode usar como base as cores do semáforo brasileiro.

Como por exemplo:

• Vermelho – indica pare, ou seja, utilize essa cor para designar as tarefas importantes e urgentes que você deve parar para fazê-las imediatamente.
• Amarelo – indica atenção, ou seja, use a cor para definir tarefas importantes, mas que não são urgentes, que requerem atenção, mas que podem ser adiadas.
• Verde – indica passe, ou seja, você pode usar essa cor para tarefas que são urgentes, mas não importantes e por isso podem ser delegadas para outra pessoa fazer.
• Cinza – geralmente quando o farol está apagado, ou seja, você pode usar essa cor para tarefas que não são importantes nem urgentes e por isso pode adiá-las, deixando-as para executar por último ou mesmo não fazê-las.

Otimizando seu tempo

Quando você estiver realizando uma tarefa importante e urgente você deve ficar o mais focado possível, evitando distrações para que possa realizá-la da melhor forma.

Se quiser colocar tarefas pessoais na matriz de Eisenhower é recomendado que você faça uma matriz apenas voltada para elas, para que as tarefas pessoais não sejam misturadas com as profissionais e assim não vire uma bagunça.

Essa ferramenta foi feita para te ajudar a se organizar e assim evitar que as atividades que você tem que executar se acumulem.

Conforme você for realizando as tarefas que tem mais prioridade, você deve tirá-las de sua lista ou riscá-las e ir fazendo as de menor prioridade. Dessa forma você vai manter um fluxo e conseguirá executar todas as atividades.

É importante que você evite distrações quando estiver executando as tarefas, seja uma conversa ou mensagens nas redes sociais. Pois assim você vai acabar perdendo tempo e afetando sua produtividade, não conseguindo executar as tarefas no tempo oportuno.

Aplicativos para auxiliar a execução da matriz de Eisenhower

Existem aplicativos que podem te ajudar a executar sua matriz de Eisenhower e assim tornar o trabalho mais prático. Entre eles o próprio aplicativo Eisenhower que se encontra disponível para o sistema iOS como também para o computador.

Nesse aplicativo você vai poder montar sua matriz através dos quatro quadrantes em cores diferentes, assim sendo mais fácil organizar.

O outro aplicativo que pode te ajudar é o Evernote, que está disponível para todos os sistemas e você pode separar suas tarefas nos quadrantes que também são divididos por cores, para facilitar.

Quais os benefícios da matriz de Eisenhower?

Essa ferramenta pode trazer vários benefícios para quem a utiliza, fazendo com que otimize seu tempo de trabalho e possa se organizar da melhor forma possível, tornando possível a execução de todas as suas tarefas.

Entre esses benefícios estão:

Proporciona mais segurança

A matriz de Eisenhower dá mais segurança para você tomar decisões sobre as tarefas mais prioritárias e menos prioritárias, te ajudando a otimizar seu tempo de trabalho e assim trazer melhores resultados.

Pois muitas vezes temos dificuldade em decidir por qual tarefa devemos começar. Com a matriz de Eisenhower o planejamento fica mais simples e assim podemos cumprir nossas metas.

Dá mais praticidade

Através dessa ferramenta fica mais prático realizar o trabalho, pois com ela você tem ciência das tarefas que deve tomar como prioridade, assim se dedicando totalmente a elas e sabendo qual a ordem deve seguir para que o trabalho seja mais produtivo.

Evita a procrastinação

Através da matriz você pode até mesmo notar se está procrastinando em alguma tarefa e analisar se a execução está demorando mais tempo que o normal.

Além disso, organizando suas tarefas você pode organizar melhor seu trabalho e evitar se dedicar a ações que te farão perder tempo. Uma dica é focar seu tempo nas tarefas dos dois primeiros quadrantes e depois seguir para os outros dois.

Reduz a ansiedade

Ver uma pilha de tarefas para fazer proporciona mais estresse e ansiedade, principalmente quando não sabemos por onde começar e achamos que não vamos dar conta de tudo.

Por isso que com essa ferramenta tudo fica mais fácil, já que é possível visualizar as tarefas de acordo com sua prioridade, dessa forma podemos nos organizar melhor, tendo um panorama mais realista, o que ajuda a reduzir a ansiedade.

Ajuda a focar no que realmente importa

Muitas vezes ficamos tentados a fazer as coisas no momento que elas aparecem, o que acaba gerando estresse, perda de tempo e de produtividade.

Quando nos organizamos podemos nos dedicar às atividades mais prioritárias e assim mantemos nosso foco no lugar certo, fazendo com que o trabalho renda mais.

Como você viu neste artigo a matriz de Eisenhower é uma ferramenta muito importante e que pode ajudar gestores, colaboradores ou mesmo profissionais autônomos a organizarem melhor suas tarefas tanto profissionais como pessoais.

Essa matriz foi criada por Dwight Eisenhower, o 34º presidente dos EUA, que era conhecido como uma pessoa altamente produtiva. Ela funciona através da montagem de quatro quadrantes que dividem as tarefas:

• Importantes e urgentes;
• Importantes e não urgentes;
• Urgentes, mas não importantes;
• Não urgentes e nem importantes.

Dessa forma você pode dar prioridade às tarefas mais necessárias como a realização de projetos e adiar tarefas não tão importantes. Isso te ajuda a poupar tempo e energia, proporcionando mais produtividade e reduzindo a ansiedade e o stress.