Job description: O que é e como aplicar na sua empresa

Da mesma forma que as empresas devem reavaliar orçamentos, fluxos de trabalho e processos, elas também devem reavaliar as descrições de cargos, pelo menos anualmente, para garantir que os requisitos estejam atualizados e consistentes com as tendências atuais do setor.

O que é job description?

Job description é um documento que descreve claramente os requisitos essenciais do trabalho, deveres, responsabilidades e habilidades necessárias para desempenhar uma função específica.

Ele é uma descrição detalhada dos cargos, quem executa um tipo específico de trabalho, como esse trabalho deve ser concluído e a frequência e o propósito do trabalho no que se refere à missão e aos objetivos da organização.

As descrições de cargos são usadas por uma série de razões, como determinar níveis salariais, conduzir avaliações de desempenho, esclarecer missões, estabelecer títulos, níveis salariais e também como uma ferramenta de recrutamento.

O job description deve refletir com precisão os deveres e responsabilidades do cargo. Quando bem escrito, produz uma imagem realista de um trabalho e responde à pergunta: “O que a pessoa nesta função realmente faz?”

Este documento também estabelece a base para recrutar, desenvolver e reter talentos, além de preparar o terreno para um desempenho de trabalho ideal, esclarecendo responsabilidades, resultados esperados e avaliação de desempenho.

É um componente importante para manter um sistema de compensação equitativo e garantir a conformidade legal.

O documento deve ser revisado e atualizado de acordo com o ciclo anual de avaliação de desempenho.

Job description na prática

As descrições de cargos são úteis no planejamento de carreira, oferecendo exercícios de treinamento e estabelecendo requisitos legais para fins de conformidade.

Também fornece ao funcionário um recurso claro que pode ser utilizado como guia para o desempenho no trabalho.

Para criar um job description abrangente e eficaz algumas etapas são necessárias, como:

Etapa 1: realizar uma análise de trabalho

Este processo de coleta, exame e interpretação de dados sobre as tarefas do trabalho fornecerá informações precisas para que uma organização possa ter um desempenho eficiente.

Para realização uma análise de trabalho é necessário:

• Realizar entrevistas com os funcionários para saber exatamente quais as atividades estão sendo executadas.
• Observar como as tarefas são realizadas.
• Pedir aos funcionários que preencham questionários ou planilhas.
• Coletar dados sobre empregos de outros recursos, como pesquisas salariais e ocupacionais.

Os resultados devem ser documentados e revisados pelo funcionário que está atualmente no cargo e sua liderança, para quaisquer mudanças em relação ao cargo, como:

• Conhecimento: compreensão de um conjunto de informações adquirido por experiência ou estudo.
• Habilidade: uma competência presente e observável para realizar uma atividade aprendida.
• Características físicas: os atributos físicos que um funcionário deve ter para desempenhar as funções de trabalho com ou sem uma acomodação razoável.
• Fatores ambientais: condições de trabalho, dentro ou fora da organização
• Credenciais / experiência: o nível mínimo de educação, experiência e certificações aceitáveis para o cargo.

Etapa 2: Estabelecer as funções essenciais

Uma vez que o padrão de desempenho para um determinado trabalho tenha sido estabelecido, as funções essenciais do cargo devem ser definidas.

A definição das funções essenciais engloba o seguinte:

• Certifique-se de que as tarefas como parte da função de trabalho são realmente necessárias ou um requisito fundamental para executar o trabalho.
• Estabeleça a frequência com que a tarefa é executada ou o tempo necessário na sua execução.
• Determine as consequências de não desempenhar a função e se isso seria prejudicial para a operação do empregador ou resultaria em danos graves.
• Determine se as tarefas podem ser reprojetadas ou executadas de outra maneira.
• Determine se o trabalho pode ser atribuído a outro funcionário.

Uma vez definidas as funções essenciais, o empregador pode determinar se elas são realmente essenciais ou marginais.

O uso do termo “função essencial” deve fazer parte do job description e indicar explicitamente como um indivíduo deve realizar o trabalho.

Isso fornecerá orientações futuras sobre se o trabalho pode ser executado com ou sem algum tipo de variação.

Etapa 3: organizar os dados de maneira concisa

A estrutura do job description varia entre as organizações. Entretanto, todas as descrições de cargos em uma mesma organização devem obedecer um padrão para que sejam consistentes.

Os seguintes tópicos devem ser incluídos:

• Título do trabalho: nome do cargo.
• Grau / nível / faixa salarial: níveis de compensação, grupos ou faixas salariais em que empregos de valor igual ou semelhante são colocados, incluindo faixas de pagamento mínimo e máximo.
• Reporta-se a: título da posição à qual este trabalho se reporta.
• Data: data em que o job description foi elaborado ou revisado pela última vez.
• Resumo / objetivo: resumo e objetivos gerais do trabalho.
• Funções essenciais: funções essenciais, incluindo como um indivíduo deve executá-las e a frequência com que as tarefas são realizadas. As tarefas devem fazer parte da função de trabalho e verdadeiramente necessárias ou exigidas para executar o trabalho.
• Competência: conhecimento e habilidades.
• Responsabilidades de supervisão: relatórios diretos, se houver, e o nível de supervisão.
• Ambiente de trabalho: temperatura, nível de ruído, se o trabalho é interno ou externo ou outros fatores que afetarão as condições de trabalho da pessoa durante a execução das atividades.
• Demandas físicas: as demandas físicas do trabalho, incluindo dobrar, sentar, levantar e dirigir.
• Tipo de cargo e horas de trabalho esperadas: tempo integral ou não, horas de trabalho e turnos típicos, dias da semana e se horas extras são esperadas.
• Viagem: porcentagem do tempo de viagem esperado para a posição, onde a viagem ocorre, como localmente ou em países ou estados específicos e se a viagem é durante a noite.
• Educação e experiência necessárias: educação e experiência com base nos requisitos relacionados ao trabalho e consistentes com as necessidades do negócio.
• Educação e experiência preferidas: educação e experiência preferidas com base nos requisitos relacionados ao trabalho e consistentes com as necessidades do negócio.
• Qualificações de elegibilidade adicionais: requisitos adicionais, como certificações, experiência específica do setor e experiência de trabalho com determinados equipamentos.

Etapa 4: isenção de responsabilidade

É aconselhável adicionar uma declaração que indique que a descrição do trabalho não foi projetada para cobrir ou conter uma lista abrangente de atividades, deveres ou responsabilidades que são exigidos do funcionário.

Deve constar no job description que esses itens podem mudar ou novos podem ser atribuídos a qualquer momento com ou sem aviso prévio.

Etapa 5: adicionar as linhas de assinatura

As assinaturas são uma parte importante da validação do job description. Elas mostram que a descrição do cargo foi aprovada e que o funcionário entende os requisitos, funções essenciais e deveres do cargo.

As assinaturas devem incluir as da liderança direta e do funcionário.

Dicas para elaborar job description

As descrições de cargos devem ser preparadas de forma que todos os componentes sejam definidos com precisão para criar uma compreensão clara da função. Aqui estão algumas dicas para ajudá-lo no processo:

Escreva de forma concisa e direta

Sempre use a palavra mais simples em vez da complicada. Mantendo a estrutura da frase o mais simples possível. Isso encurtará sua descrição e aumentará a compreensão.

Utilize verbos no presente

Use verbos de ação descritiva no tempo presente, como por exemplo: escreve, opera ou executa.

Evite abreviações e acrônimos

Outras pessoas que estão lendo a descrição do cargo podem não estar familiarizadas com eles. Se abreviações e acrônimos forem necessários, defina-os na primeira vez que usá-los.

Não use termos ambíguos

Se você usar termos como “auxilia, manipula e executa”, descreva “como” a posição auxilia, manipula ou executa.

Usar a palavra “por” e depois detalhar os processos, tarefas ou operações realizadas geralmente esclarece a ambiguidade.

Evite utilizar gênero

Evite linguagem específica de gênero, como “Ele administra”, “Ela é responsável por”.

Foco no presente

Inclua apenas as tarefas atribuídas hoje. Não inclua funções futuras em potencial e omita tarefas triviais e tarefas ocasionais, eliminando também quaisquer funções que não sejam mais necessárias.

A importância do job description

As descrições de cargos são importantes por muitos motivos e afetam várias partes interessadas, incluindo empregadores e funcionários, bem como recrutadores.

É por isso que vale a pena desenvolver um job description completo para cada um de seus funcionários, existentes e futuros.

Para o empregador

• Estrutura de Remuneração

Se feito corretamente, as descrições de cargos ajudam os recursos humanos a determinar o valor de mercado da função, a fim de evitar problemas de desigualdade salarial no futuro.

• Cobertura

As descrições documentadas fornecem uma visão de liderança para garantir que as atividades, deveres e responsabilidades necessários sejam cobertos por todos os cargos.

• Clareza

As descrições de funções evitam a interpretação arbitrária de uma função.

• Treinamento e desenvolvimento

As descrições servem como ponto de referência para esforços de treinamento e desenvolvimento.

• Planejamento estratégico

Planejar o futuro do negócio é uma das responsabilidades mais importantes da equipe de liderança de uma empresa.

Descrições de cargos precisas permitem que as lideranças gerenciem o número de funcionários e forneçam os insights necessários para o planejamento da sucessão, entre outros elementos.

• Legalidade

Mesmo que manter descrições de cargos precisas não seja uma lei, pode ajudar as organizações a se manterem em conformidade com outras regras e regulamentos de emprego existentes.

Para o funcionário, atual ou potencial

• Transparência

Os funcionários precisam saber o que se espera que façam e como fazê-lo. As descrições de trabalho desenvolvidas ajudam a remover a incerteza e fornecem confiança aos funcionários.

• Medição de Desempenho

As descrições de funções também servem como pontos de referência neutros e objetivos para medir o desempenho de um funcionário.

• Resolução de conflitos

No caso de disputas legais entre empregado e empregador, as descrições de cargos são importantes e podem auxiliar na resolução do problema.

• Estrutura

As descrições de cargos permitem que as lideranças gerenciem funções de maneira uniforme.
Para recrutadores

• Processo de recrutamento

Uma definição clara das funções ajuda o recrutador e os candidatos em potencial a compreender a função e o que é necessário, garantindo que a pessoa selecionada possa se comprometer adequadamente com o trabalho.

• Comunicação

Um job description bem elaborado é uma ferramenta de comunicação importante permitindo que funcionários e candidatos entendam claramente as funções essenciais, as competências exigidas, as credenciais educacionais e a experiência para a função.

Isso irá melhorar os processos de recrutamento interno e externo, garantindo que as expectativas dos funcionários estejam alinhadas com as expectativas de negócios considerando o que a função envolve.