6 Indicadores de Produtividade e Como Utilizá-los!

Basicamente, eles servem para medir a quantidade de recursos que as empresas usam para gerar um determinado produto ou serviço.

Através de um controle efetivo dos processos e com dados confiáveis ​​e atualizados, os indicadores de produtividade permitem identificar e corrigir antecipadamente os potenciais problemas e anomalias nas atividades da organização, prevenindo e evitando danos aos clientes e à própria empresa.

Os indicadores de produtividade funcionam basicamente da seguinte forma: primeiro é estabelecido um índice padrão para o processo a ser avaliado, então o resultado obtido nessa medição do mesmo processo é ponderado e, finalmente, é feita a comparação detalhada entre os dois.

A chamada eficiência do processo é precisamente a razão dessa relação.

É fundamental conhecer em profundidade os processos da empresa para desenvolver indicadores de produtividade.

Diferentemente dos resultados apresentados pelos indicadores de qualidade, que sempre vêm em números percentuais, os indicadores de produtividade apresentam o quociente diretamente entre duas unidades de medida distintas: uma que mede os recursos aplicados e outra que quantifica os produtos produzidos.

Com isso em mente, é muito importante que as lideranças e outros profissionais envolvidos identifiquem e documentem detalhadamente todos os recursos e produtos envolvidos no processo cuja produtividade deve ser medida.

Caso contrário, os resultados medidos não correspondem à realidade e todo o planejamento, desempenho e crescimento da empresa podem ser comprometidos.

O conhecimento dos processos da empresa também é essencial pelo fato de que, muitas vezes, a saída de determinado processo pode ser um recurso importante para outro.

Cada empresa possui variáveis ​​comuns e outras pessoais e subjetivas. A produtividade pode ser dividida em vários índices. Por exemplo, em termos de materiais, você pode ver quanto material é comprado e quando ele é colocado à venda e, com isso, o quanto de material é desperdiçado, e estudar como aproveitá-lo. Essa seria a produtividade da matéria-prima utilizada.

O mesmo pode ser aplicado ao tempo utilizado, ao número de pessoal, aos salários ou custos desse pessoal, etc., tudo isso para depois criar indicadores de produtividade global da empresa. Esse processo permite detectar quais são os pontos mais fracos da empresa e, assim, melhorá-los.

Entendendo os Indicadores de Produtividade

Vamos tomar como exemplo a comparação de duas empresas que fabricam veículos. Imagine que o preço de venda de um veículo seja o dobro em uma delas em relação a outra. Os indicadores de produtividade que ambas as empresas usarão são diferentes.

Embora a empresa com o produto caro se concentre mais na qualidade, a empresa com o produto mais econômico tentará produzir mais quantidade a um custo menor.

Tudo dependerá do tipo de cliente a quem o produto é direcionado. No final, tem que haver um benefício, só que para uma empresa a despesa será investida em mais pessoal para produzir mais rápido, e a outra irá investir possivelmente em pessoal mais qualificado, com um custo maior para a empresa, mas será absorvido devido ao aumento na qualidade do produto e, portanto, o preço do produto.

No caso da empresa com o veículo mais caro, há um indicador de produtividade muito importante, que é o valor da marca, ou seja, o valor agregado do produto por ter uma determinada marca, algo que também produz benefícios para a empresa, ajuda a vender e gerar mais lucro, ou seja, aumenta a produtividade.

KPIs e indicadores de produtividade podem atuar como categorias entrelaçadas em muitas ocasiões. Os objetivos de vendas e as margens de lucro são exemplos de KPIs e / ou indicadores de produtividade a que as empresas se referem, mas vão muito além.

As vendas trazem lucros. A administração desses lucros é fortemente influenciada pelas métricas usadas para medir a produtividade em um negócio.

Por isso, existem indicadores para ajudar a aumentar a produtividade dos colaboradores de cada departamento. Profissionais de recursos humanos, administração, atendimento ao cliente e muito mais podem se beneficiar dos dados resultantes desses indicadores.

Como Utilizar os Indicadores de Produtividade

Medir a produtividade pode significar que alguns elementos devem ser levadas em conta:

• Os colaboradores concluem seus projetos no prazo e de acordo com as instruções?
• E o resultado desses esforços? Se eles agem de acordo com o que foi solicitado, mas ainda não há crescimento de vendas, onde os ajustes são necessários?

Encontrar a resposta geralmente requer mais de um indicador. Você não pode simplesmente dividir a produção pelo número de colaboradores para medir a produtividade. A maneira como essa medição é feita pode variar entre as empresas.

Exemplos de Indicadores de Produtividade

Os indicadores de produtividade estão relacionados a indicadores de desempenho ou KPIs e alguns indicadores de gerenciamento. Eles fornecem dados reais, confiáveis e oportunos que permitem a avaliação de estratégias e processos.

Com esses dados, a equipe de gerenciamento pode incorporar correções quando houver desvios entre as metas estabelecidas e os resultados.

Os dados obtidos para indicadores de produtividade podem ser coletados e analisados, aproveitando ferramentas especializadas para visualização de dados.

Tabelas de resumo, tabelas dinâmicas, gráficos, histogramas, mapas de calor e painéis são algumas das representações visuais que permitem uma análise mais completa, facilitando a detecção de comportamentos e tendências.

Alguns dos indicadores de produtividade mais utilizados, são:

1 – Hora extra

As horas extras são uma boa maneira de medir o custo e o desempenho de colaboradores individuais, embora a consideração do contexto seja importante para essa medida de produtividade.

Por exemplo, se a empresa tem um aumento nas vendas, as pessoas precisam trabalhar mais. Se as horas extras forem o resultado direto de uma carga de trabalho maior, você pode concluir que deve contratar mais colaboradores ao invés de pagar horas extras.

Além disso, observe mais de perto quando avaliar horas extras em combinação com outros exemplos de KPIs de produtividade de colaboradores, como carga de trabalho.

Você pode observar e evitar erros que inevitavelmente ocorrem com equipes sob muita pressão. Outro sintoma comum de uma equipe sobrecarregada é uma taxa maior de absenteísmo.

2 – Eficácia geral do trabalho

A eficácia geral é um indicador que conecta vários detalhes, como a quantidade de colaboradores, a eficácia dos turnos e muito mais. Isso é essencial para os departamentos de recursos humanos, pois fornece as informações necessárias para responder a perguntas complicadas sobre a equipe.

Calcular essa métrica dividindo o total de vendas pelo número de colaboradores é uma maneira simples e direta de obter a resposta. No entanto, mais uma vez, embora seja uma ótima métrica, deve sempre haver outros indicadores a considerar que afetam a produção, como a quantidade de produto entregue, o controle de qualidade e muito mais.

Existe aqui um elemento de fabricação que atrai todos os setores. Os profissionais que calculam a eficácia geral conseguem entender exatamente o que a empresa alcançou e a eficiência de sua força de trabalho em uma base regular.

3 – Taxa de rotatividade

A taxa de rotatividade é um indicador de produtividade essencial usada por profissionais de recursos humanos para medir a retenção de colaboradores. Esse indicador dá aos gestores a capacidade de prever a necessidade de substituição de talentos.

Para calcular a taxa de rotatividade, escolha um período de tempo. Mês a mês é um método comum. A partir daí, divida o número de colaboradores que saíram pelo número de colaboradores ativos durante esse período de tempo.

Uma baixa taxa de rotatividade é um sinal de colaboradores felizes. Em última análise, isso leva, no mínimo, a menores custos de recrutamento e treinamento. Se sua empresa tiver uma alta taxa de rotatividade, peça às lideranças para identificarem as áreas que precisam de atenção extra.

4 – Crescimento das vendas

O crescimento das vendas é um dos indicadores de produtividade utilizados para medir a evolução e os resultados.

Para departamentos de vendas e para a maioria das empresas como um todo, essa é a métrica de produtividade mais óbvia que vale a pena avaliar. Para medir o crescimento das vendas de forma acionável, acompanhe o desempenho individual dos colaboradores de vendas em relação a suas metas.

Seja flexível, veja o que está funcionando, o que não está funcionando e reajuste conforme necessário para garantir uma melhor produtividade de seus colaboradores.

5 – Indicadores de qualidade

Os indicadores de qualidade são ferramentas usadas para medir e monitorar o desempenho de uma empresa e estão entre os principais tipos de indicadores de produtividade.

Nos processos de gestão, esses indicadores são fundamentais para as lideranças, pois medem a diferença entre a situação desejada, ou meta, e a situação atual, ou resultado. Eles apontam o caminho e são uma referência indispensável.

Os indicadores de qualidade podem ser diversificados e têm a função de medir o resultado final por meio de padrões pré-estabelecidos.

Principais indicadores para fins de garantia de qualidade

Os principais indicadores de desempenho para exemplos de garantia de qualidade, são:

• Indicador de Eficiência – Produtividade

É responsável por medir quantos recursos são necessários para realizar a produção. Com esse diagnóstico, é possível identificar desperdícios que devem ser evitados e permitir maior produtividade.

É importante saber o número de vezes que algo precisa ser refeito ou um recurso usado durante um processo, por exemplo. Isso afeta diretamente as revisões orçamentárias e os cronogramas de entrega.

• Indicador de Impacto – Satisfação do Cliente e Fidelidade

A elaboração de pesquisas para saber se os clientes estão satisfeitos, se eles comprariam novamente e recomendariam seu serviço é imprescindível para o sucesso do seu negócio.

Como é calculado esse KPI de qualidade? Idealmente, você deve ir direto para a fonte. Faça uma boa pesquisa sobre seus clientes para estudar a força de seu produto ou serviço no mercado.

A melhor ideia é enviar por e-mail uma pesquisa de satisfação que seja rápida, objetiva e concisa ou usar plataformas de pesquisa automatizadas.

• Indicador de Eficácia – Valor

Como você sabe se o seu produto ou serviço realmente funciona? Esse indicador ajudará você a entender a influência e a relevância do que você oferece, na vida dos clientes.

Satisfação e pesquisa de mercado são boas opções para definir esses indicadores. Fique atento às novidades em sua área de atuação e também aos seus concorrentes.

• Indicador de Atendimento ao Cliente – Reclamações

Os clientes são o termômetro dos negócios. Se eles estão reclamando muito, é um sinal de alerta, indicando que algo está errado. Assuma o controle da organização e verifique se as engrenagens da empresa estão funcionando corretamente e se os colaboradores estão realizando suas tarefas com sucesso, oferecendo o melhor atendimento.

Você pode medir este indicador dando atenção ao serviço pós-venda e criando um relacionamento amigável com seu cliente, mesmo depois de fechar o negócio. Dessa forma você ganhará sua lealdade e sua empresa terá uma boa reputação no mercado.

Outro ponto importante e cada vez mais valorizado é a experiência do cliente. Você precisa conhecer o comportamento do consumidor para criar uma experiência memorável para ele. Isso deve se tornar uma prioridade, afinal, quanto mais feliz o seu cliente estiver com a marca, mais fiel ele será.

• Indicador de Segurança – Qualidade

Este indicador é essencial, pois considera o efeito que a sua empresa tem na saúde ou integridade física dos clientes. Portanto, faça vários testes, antes do lançamento do produto.

Verifique se o seu produto atende a todas as medidas de segurança e requisitos de certificação e aos padrões nacionais e internacionais.

6 – Indicadores de competitividade

A competitividade é sobre vantagens que permitem que uma empresa supere seus concorrentes. O quanto uma empresa é mais competitiva, ou pelo menos tão competitiva quanto outras empresas, pode ser medido de várias maneiras.

Tradicionalmente, as principais medidas de competitividade são em termos financeiros ou de marketing. Por exemplo, espera-se que um negócio competitivo atinja um ou mais dos seguintes itens:

• Uma maior taxa de crescimento de vendas e receitas, do que os concorrentes e o mercado como um todo;
• Margem de lucro líquido acima da média, comparada com outras empresas do mesmo setor;
• Retornos de investimento melhores que a média dos concorrentes;
• Uma quota de mercado elevada ou até mesmo líder, medida em termos de valor ou volume. As empresas líderes em um mercado geralmente desfrutam de uma proporção significativa das receitas disponíveis ou da demanda do cliente, a menos que o mercado seja altamente fragmentado.
• A reputação de marca mais forte no mercado;
• Um ponto de venda único, claramente definido que permite ao negócio diferenciar seu produto ou serviço aos olhos dos clientes;
• Acesso significativo a, ou controle de, canais de distribuição no mercado.