Gestão de Tarefas: Mais Produtividade em Menos Tempo

Assumir projetos e concluí-los com sucesso é a rotina essencial de qualquer organização.

Concluir as tarefas de forma eficiente, ordenada e prontamente requer um gerenciamento cuidadoso do projeto.

Um projeto consiste em inúmeras tarefas e atividades realizadas por vários indivíduos e equipes que se reúnem para criar os resultados, levando à conclusão bem-sucedida.

Portanto, a chave para alcançar um gerenciamento de projetos eficaz é gerenciar melhor todas essas tarefas, monitorar seu progresso, organizá-las e otimizá-las sistematicamente.

Tal atividade requer mais do que apenas uma simples lista de tarefas e um cronograma. É aqui que a gestão de tarefas se torna um componente importante.

O que é gestão de tarefas?

A gestão de tarefas é a prática de rastrear uma tarefa até a conclusão. A maioria das pessoas faz algum tipo de gestão de tarefas, sem pensar nisso, todos os dias.

Até mesmo fazer o café da manhã exige que você divida um projeto maior – fazer café, em etapas menores, como colocar água na cafeteira, trocar o filtro de café, colocar o pó e ligar a cafeteira.

Mas quando você está entregando um projeto em um ambiente de trabalho, a gestão de tarefas geralmente se refere a atividades como:

Definir os requisitos da tarefa

A gestão de tarefas exige que você defina os materiais ou documentos necessários para concluir um projeto, juntamente com datas, prazos e pessoas envolvidas relevantes.

Gerenciar partes interessadas e colaboradores

Embora algumas tarefas possam ser realizadas de forma independente, outras envolverão seus parceiros para revisões e contribuições.

Mesmo tarefas independentes podem fazer parte de um projeto compartilhado, o que significa que você vai precisar de uma comunicação forte e transferências claras.

Priorizar tarefas no contexto de outro trabalho

Para gerenciar suas tarefas diárias, você precisa de um sistema para ajudá-lo a priorizar as tarefas entre si.

Dentro de um único projeto, algumas tarefas passam para a frente da fila porque têm maior impacto ou porque vêm com mais dependências integradas.

Se você estiver trabalhando em vários projetos ao mesmo tempo deverá priorizar esses projetos em ordem de importância.

Por que a gestão de tarefas é importante?

Os princípios da gestão de tarefas melhoram muito a produtividade ao garantir que os recursos certos sejam utilizados no momento certo.

Entre outras razões, essa prática tem sua importância pelos seguintes motivos:

A gestão de tarefas ajuda a priorizar a tarefa certa no momento certo

Durante a execução do projeto, as prioridades mudam constantemente e é fundamental fazer a tarefa certa na hora certa.

Por exemplo, se você administra uma loja de comércio eletrônico, deve trabalhar horas extras para estocar produtos e personalizar ofertas durante as festas de fim de ano.

Não faz sentido fazer isso depois do Ano Novo. Portanto, todas as suas tarefas relacionadas a isso seriam de alta prioridade.

A gestão de tarefas avalia constantemente cada tarefa e ajuda você a decidir qual tarefa deve ser priorizada no momento atual.

Isso permite que as equipes e os indivíduos usem o tempo criteriosamente, concentrem-se nas tarefas críticas do momento para a conclusão bem-sucedida do projeto.

A gestão de tarefas fornece insights acionáveis

A gestão de tarefas visualiza todas as tarefas e processos e seus respectivos status. Isso dá uma ideia geral em que estágio estão as tarefas e o projeto.

Os insights ajudam você a entender a dinâmica do projeto, os fluxos e a natureza do trabalho em equipe, inclusive equipes multifuncionais.

Você pode monitorar melhor as operações do projeto, tomar decisões baseadas em dados e gerar relatórios eficazes para as partes interessadas.

A gestão de tarefas permite acompanhar custos e prazos

Concluir um projeto é importante, mas concluí-lo dentro do orçamento e antes do prazo é igualmente essencial.

A gestão de tarefas ajuda você a acompanhar o custo gasto em uma tarefa em relação ao progresso feito.

Ajuda a gerenciar e realocar constantemente os recursos de acordo com as necessidades em constante mudança em um projeto, cortar gastos sempre que necessário e concluir projetos sem ultrapassar o orçamento.

A gestão de tarefas verifica o status de cada tarefa em relação ao cronograma

Quando uma tarefa atinge um obstáculo, os gerentes de projeto podem lhe dar maior atenção.

Isso ajuda no gerenciamento eficaz do tempo e na conclusão pontual dos projetos, o que é extremamente importante para o sucesso geral da organização.

A gestão de tarefas promove uma melhor comunicação

Acompanhamento, revisão e feedback são partes integrantes da gestão de tarefas.

Assim, uma vez que as tarefas são atribuídas aos indivíduos, a comunicação desempenha um papel essencial na realização do trabalho.

A gestão de tarefas exige que os funcionários atualizem constantemente suas tarefas e se comuniquem com o gerente de projeto para revisão.

Sempre que ocorre atualização em uma tarefa, é necessário submetê-la ao feedback do gestor. Esse loop cria um canal de comunicação confiável e consistente entre os funcionários e a liderança.

A gestão de tarefas melhora a eficiência

A gestão de tarefas permite que os gerentes de projeto fiquem atentos a todas as tarefas do projeto.

Ela permite respostas rápidas aos problemas e fornece um fluxo de projeto suave, melhorando a eficiência e mantendo o projeto no caminho certo.

A gestão de tarefas aumenta a produtividade

As tarefas são constantemente revisadas e os desafios são enfrentados.

Há trabalho em equipe e intervenção do gerente de projeto, e os funcionários envolvidos nessas tarefas precisam estar continuamente em sua melhor produtividade.

Com todas as atualizações sobre tarefas e insights profundos fornecidos pelo software de gestão de tarefas, é fácil para os gerentes entender como os funcionários são produtivos e implementar medidas adequadas de gerenciamento de desempenho, se necessário.

Quais são os benefícios da gestão de tarefas?

Os benefícios da gestão de tarefas vão além do caráter individual.

Colaboradores mais organizados levam a equipes amplamente mais eficazes e, em última análise, melhor visibilidade para a liderança.

Entre vários benefícios da gestão de tarefas podemos mencionar os seguintes:

Ajuda os membros da equipe a se concentrarem nas tarefas certas

Digamos que você seja um designer encarregado de criar gráficos para sua equipe e acabou de receber três solicitações de design separadas.

Seu impulso pode ser trabalhar em suas três novas tarefas na ordem em que as recebeu ou com base no prazo.

Mas se você criou uma estrutura de gestão de tarefas para ajudá-lo a priorizar, pode solicitar detalhes importantes para ajudá-lo a decidir melhor qual priorizar.

Um projeto pode ter um prazo mais próximo, mas outro requer a aprovação de mais partes interessadas. Então você começa com aquele primeiro.

Como resultado, você tem uma noção melhor de quando iniciar cada tarefa.

Uma estrutura clara de priorização torna-se cada vez mais importante quando as equipes têm um grande volume de atividades.

Isso porque a capacidade de multitarefa de um ser humano não é tão boa quanto pensamos. Um estudo mostrou que apenas 2,5% das pessoas podem realizar multitarefas com eficiência.

O resto de nós está simplesmente indo e voltando entre as tarefas, um ato que, na verdade, nos torna menos eficientes.

Cria mais transparência

A documentação é uma grande parte da gestão de tarefas eficaz. As equipes que investem na gestão de tarefas têm melhor visibilidade do todo.

Para gerentes e líderes de projeto, isso significa que você pode diagnosticar rapidamente um desequilíbrio na carga de trabalho quando sabe o que está acontecendo com sua equipe.

Isso minimiza os “assassinos” de produtividade comuns, como gargalos causados ​​pela falta de informações ou falta de compreensão sobre porque certas tarefas são críticas.

A melhor maneira de manter o máximo de transparência é dar a todos acesso a uma ferramenta que ajude a facilitar a gestão de tarefas, de preferência de forma transparente.

Suporta fluxos de trabalho mais eficientes

Equipes eficientes realizam o trabalho mais rapidamente e com menos recursos.

A gestão de tarefas leva naturalmente a uma produção mais eficiente porque minimiza a confusão, revela bloqueadores e prepara as tarefas no melhor momento.

A gestão de tarefas e os fluxos de trabalho andam de mãos dadas porque um fluxo de trabalho é, em essência, uma série repetível de tarefas que compõem um processo.

Gerencie tarefas com eficácia e seus fluxos de trabalho irão fluir naturalmente.

Ferramentas de gestão de tarefas – o que são e como podem ajudá-lo

A gestão de tarefas só é possível se você tiver as ferramentas certas.

Cada aspecto da gestão de tarefas requer uma ferramenta de gerenciamento para fazê-la funcionar.

Os fundamentos da gestão de tarefas são todos iguais, independentemente da natureza do projeto e das tarefas envolvidas.

Dependendo do tamanho e escala das organizações, as ferramentas de gestão de tarefas e seus recursos podem variar. Os três tipos de ferramentas de gestão de tarefas, são:

Ferramentas manuais

As ferramentas manuais de gestão de tarefas são ferramentas de visualização essenciais, incluindo gráficos, quadros brancos, planejadores, cronogramas, etc.

Elas são flexíveis e fáceis de usar. Mas têm recursos limitados e são adequadas apenas para uso pessoal, pequenas organizações e projetos com tarefas mínimas para gerenciar.

Ferramentas digitais

As ferramentas digitais são dispositivos eletrônicos que ajudam na gestão de tarefas.

Elas podem ser qualquer coisa, desde um quadro digital até uma planilha simples ou uma poderosa solução instalada em computadores que se integra a outros sistemas de negócios.

Isso permite uma ampla gama de recursos para o benefício de vários departamentos da organização.

Ferramentas on-line

As ferramentas on-line são sistemas de software disponíveis on-line que oferecem recursos de nuvem e promovem uma melhor colaboração entre os membros da equipe de diferentes locais.

É indispensável para uma configuração de trabalho híbrido, onde os funcionários de uma organização trabalham de outros lugares e áreas geográficas.

As ferramentas de gestão de tarefas on-line ajudam a gerenciar tarefas remotamente, são altamente escaláveis ​​e podem ser atualizadas.

Algumas ferramentas de gestão de tarefas on-line incluem listas de tarefas on-line, quadros Kanban, sistemas de gestão de tarefas baseados em nuvem, etc.

O que é um software de gestão de tarefas?

O software de gestão de tarefas é um conjunto abrangente que traz todas as funcionalidades da gestão para um computador ou dispositivo portátil.

Ele agiliza a gestão, ajuda a criar colaboração e oferece controle sobre tarefas e projetos.

Além disso, ajuda a visualizar o desempenho com base em vários pontos de dados, capacitando o usuário com a gestão de tarefas baseado em dados.

A seguir, conheça algumas das funcionalidades de um software típico de gestão de tarefas.

Lista de tarefas

O software exibe todas as tarefas em uma interface, juntamente com detalhes como quem é responsável pela conclusão de cada tarefa, status das tarefas, prioridade da tarefa, etc.

Essa interface oferece controle sobre todo o projeto e todas as tarefas envolvidas. Além disso, permite que o gerente de projeto altere as prioridades, reatribua e reorganize as tarefas.

A plataforma permite que os funcionários atualizem o status das tarefas regularmente.

Os gerentes são notificados sobre a conclusão dos marcos pré-determinados. A tarefa e o status do projeto são atualizados em tempo real.

Visualização do fluxo de trabalho

O software de gerenciamento de tarefas fornece quadros kanban para organizar tarefas, personalizá-las para seu ciclo de produção e visualizar fluxos de trabalho para otimizá-los e obter eficiência.

Pesquisa de tarefas

Encontrar uma tarefa específica e acompanhar seu status pode ser difícil em um grande projeto envolvendo várias tarefas.

O software de gestão de tarefas permite pesquisar a tarefa com base em critérios como prioridade, status de conclusão etc., usando filtros e tags.

Facilita a localização de tarefas dentro do sistema.

Insights em tempo real

O software permite o rastreamento preciso do tempo, criando insights automaticamente com base nas horas registradas da equipe.

Também ajuda a controlar os gastos orçamentários, a utilização de recursos, o andamento das tarefas e o desempenho do projeto.

Ferramentas de colaboração

O sistema rastreia a dinâmica da equipe e mapeia as tarefas para os colaboradores, criando uma rica visualização das tarefas realizadas por equipes multifuncionais e indivíduos que compartilham a carga de trabalho.

Ele promove a colaboração de vários locais, permitindo que os usuários interajam com os colaboradores, trabalhem juntos como equipes e insiram rapidamente comentários, notas e arquivos necessários para o rápido andamento das tarefas.

Atualizações ao vivo sobre tarefas

O software permite que os funcionários atualizem seu progresso em suas tarefas, que são refletidas em tempo real.

Os gerentes de projeto se mantêm informados sobre o status e a conclusão da tarefa e tomam decisões sólidas com base em dados em tempo real.

O software também pode fornecer maneiras de alertar instantaneamente os gerentes de projeto sempre que uma atualização ou alteração é feita.

As ferramentas de software certas podem ajudar sua equipe a dividir seus objetivos e metas em tarefas e rastreá-los.