Gestão de Projetos: O que é e como aplicar na sua empresa?

Além disso, ela pode ser utilizada em objetivos pessoais como a realização de uma viagem, reforma de uma casa, enfim tudo que envolve metas e planejamento.

Por meio da gestão de projetos é possível traçar um plano, ordenar as atividades a serem realizadas, os custos e recursos necessários para a viabilização de um projeto. Dessa forma o resultado tem mais chances de ser satisfatório e todos são beneficiados.

Neste post você vai entender melhor o que é gestão de projetos, sua importância e vantagens para sua organização, como é o ciclo de vida de um projeto, áreas de conhecimento e como aplicar a gestão de projeto na sua empresa.

O que é gestão de projeto?

É a organização de como o projeto é planejado, executado, monitorado e controlado. Nessa estrutura são aplicadas as técnicas, conhecimentos e competências para promover o sucesso de um projeto.

Esse conceito tem sido implementado em empresas de países desenvolvidos desde a década de 1990. No entanto, apenas nos últimos anos as empresas brasileiras começaram a ver a importância de realizar a gestão de projeto.

Por que a gestão de projetos é importante?

Porque por meio da gestão de projetos as empresas se tornam mais ágeis, dinâmicas e capazes de atender melhor às necessidades de seus clientes. Dessa forma se tornam mais competitivas, destacando-se no mercado e conseguindo alcançar seus objetivos.

Quais as vantagens da gestão de projetos para sua empresa?

A gestão de projetos proporciona vantagens não apenas para a empresa, mas para todos os que estão envolvidos como o gerente (que tem como papel realizar o planejamento e monitoramento do projeto), a equipe (que executa o projeto) e claro, o cliente (que aguarda os resultados). Confira as vantagens que ela proporciona:

Melhor domínio sobre as atividades

A gestão de projetos permite que todas as fases, recursos, prazos e pessoas envolvidas no projeto sejam centralizados. Dessa forma é mais fácil ter um domínio melhor sobre todas as atividades, acompanhando tudo o que está sendo realizado no projeto, o que também ajuda a aumentar a produtividade.

Execução do cronograma

Outra vantagem é que por meio da gestão de projetos é possível acompanhar e verificar todas as informações disponíveis, dessa forma reduzindo a chance do projeto atrasar e assim tornando a equipe capaz de seguir o cronograma feito durante o planejamento.

Controle da lucratividade

Ao planejar um projeto o gerente de projetos tem conhecimento sobre os custos de cada uma das fases que será realizada, dessa forma pode monitorar melhor o lucro que o investimento trará e gerenciar as despesas e negociações com fornecedores e clientes da melhor maneira.

Menos riscos

Riscos sempre vão ter, mas por meio de uma gestão bem realizada há a diminuição de prejuízos, uma vez que o gestor consegue identificá-los e amenizá-los.

Por isso que o projeto deve ter um bom planejamento e ser bem detalhado, dessa forma você pode encontrar respostas para que os riscos não se tornem grandes problemas. Além disso, você pode usar sua experiência em projetos anteriores para evitar erros que possa ter cometido.

Decisões mais rápidas

A gestão de projetos também permite que você e sua equipe tenham mais agilidade nas tomadas de decisão. Pois como contam com as informações organizadas fica mais fácil pensar em ações eficientes.

Além disso, você pode realizar mais ações ao mesmo tempo e continuar com a qualidade do serviço realizado, o que torna o processo mais eficaz.

Equipe comprometida

Por meio da gestão de projetos você também consegue gerenciar melhor as tarefas de cada membro da equipe, dessa forma pode preparar melhor seu time para a execução das atividades, colocando-os a par do planejamento e assim deixando-o mais comprometido com a realização do projeto.

Por isso é indicado que você saiba se comunicar com seus colaboradores e compartilhar informações sobre o projeto, dando feedback sobre seus trabalhos e ajudando a equipe a se envolver e desenvolver mais.

Dessa forma o ambiente se torna mais agradável e a equipe fica mais inteirada sobre as atividades que deverá realizar, conseguindo alinhá-las melhor ao objetivo do projeto.

Cliente satisfeito

Um projeto bem gerenciado resulta em produtos e serviços mais eficazes, o que torna o trabalho mais eficiente e alinhado aos objetivos do cliente. Por isso, quando é realizada a gestão de projeto é mais fácil o cliente ficar satisfeito, uma vez que suas necessidades foram atendidas.

Para saber o que seus clientes desejam você deve conversar com eles, perguntar o que eles estão achando do projeto e analisar suas sugestões. Dessa forma eles podem dar um melhor direcionamento sobre o resultado que esperam.

Como é o ciclo de vida de um projeto?

Todo projeto tem um ciclo de vida, pois ele é diferente de um processo que é cíclico, é temporário, tendo começo, meio e fim. Entre as etapas que envolvem o ciclo de vida de um projeto, temos:

• Iniciação: é a primeira fase onde todas as informações devem se tornar conhecidas como restrições de qualidade, de tempo e de custo. Além disso, o gestor deve conhecer o que interfere no sucesso do projeto;
• Planejamento: essa fase só deve ser feita quando a organização das atividades que serão realizadas para gerar bons resultados for autorizada. O planejamento é bem detalhado e deve incluir documentos como: a EAP (Estrutura Analítica de Projeto), cronograma, plano de administração de riscos, de comunicações e de qualidade;
• Execução: nessa fase é que o planejamento é executado da melhor maneira possível, sendo que podem ser realizadas mudanças de acordo com o andamento do projeto. A execução deve envolver qualidade para que seja capaz de atender às exigências do projeto;
• Monitoramento e controle: essa fase ocorre ao mesmo tempo que a execução, tendo a função de verificar se o que está sendo realizado está de acordo com o que foi planejado;
• Encerramento: a última fase envolve a assinatura do termo de aceite, que é o documento que garante o encerramento da proposta e a documentação das experiências que foram importantes durante o projeto e que ajudarão na execução de planejamentos parecidos.

Quais as áreas de conhecimento da gestão de projetos?

O PMI (Project Management Insitute) definiu as áreas de conhecimento em projetos para tornar o agrupamento de ferramentas, processos e técnicas mais fácil de serem usadas na gestão de projetos.

Essas áreas auxiliam a tornar um projeto mais sucedido e eficiente. Entre elas temos:

• gerenciamento de escopo;
• gerenciamento de cronograma;
• gerenciamento de custos;
• gerenciamento de qualidade;
• gerenciamento dos recursos;
• gerenciamento das comunicações;
• gerenciamento de riscos;
• gerenciamento das aquisições
• gerenciamento das partes interessadas;
• gerenciamento da integração.

Como aplicar a gestão de projeto na sua empresa em 7 passos

Para implementar a gestão de projetos em sua empresa você deve seguir sete passos. Vamos conhecê-los.

Passo 1 – Determine o objetivo do projeto

O primeiro passo é definir o objetivo final do projeto, afinal ele é o principal critério de sucesso que você e sua equipe deverão atingir.

Por isso, antes de iniciar um projeto é importante se reunir com sua equipe e definir o objetivo principal e as metas intermediárias que deverão ser atingidas.

É essencial avaliar se os prazos e recursos que estão disponíveis são suficientes para alcançar os resultados esperados.

Passo 2 – Escolha uma metodologia de gestão de projetos

Tendo o objetivo definido você deve escolher uma metodologia para utilizar em seu projeto. A metodologia nada mais é que o conjunto de atividades, ferramentas e técnicas que já foram testadas e que apresentam resultados comprovados.

Existem dois tipos de metodologias: clássicas (que utilizam um projeto totalmente planejado e detalhado) e ágeis (em que o projeto pode sofrer adaptações em seu andamento).

As clássicas são recomendadas para projetos de empresas mais experientes que têm amplo conhecimento sobre o escopo do projeto e do projeto. Enquanto que as metodologias ágeis são indicadas para ambientes que mudam com frequência.

Passo 3 – Faça o planejamento e siga o escopo

É importante ter o escopo bem definido e segui-lo para não ocorrer atrasos ou prejuízos. Por isso que algumas medidas que você deve tomar é realizar reuniões de alinhamento, termos de aceite e revisões do escopo.

Caso o escopo seja mudado em última instância, é essencial comunicar novos prazos, necessidades de recursos e formalizar o aceite dos envolvidos.

Passo 4 – Controle os custos

O quarto passo se baseia na elaboração do orçamento disponível para que seja determinada a quantia que será usada em cada fase do projeto. É importante durante a execução do mesmo controlar esses gastos e ver se estão de acordo com o planejamento.

Passo 5 – Conscientize e familiarize sua equipe com o projeto

Antes de começar a execução do projeto é essencial conscientizar e familiarizar sua equipe com as atividades que deverão ser realizadas, mostrando cronogramas, utilizando programas que monitoram o andamento de um projeto, determinando padrões de conduta e de protocolos na execução das tarefas envolvidas.

Assim é possível alcançar mais produtividade, menos prejuízos, retrabalhos e atrasos.

Passo 6 – Capacite sua equipe

Sua equipe também deve passar por um treinamento para se adaptar às tarefas que deverão ser desempenhadas durante o projeto. Por isso, deverá ser orientada em relação à metodologia de gestão e ao funcionamento das técnicas que serão utilizadas.

Dessa forma poderá entender a importância do gerenciamento realizado e se compromete mais, apresentando mais qualidade em suas tarefas.

Passo 7 – Selecione softwares de gestão de projetos

Para ajudar a monitorar sua gestão de projeto é importante utilizar softwares que tornem a execução das tarefas mais fácil, dando mais agilidade e eficiência. Dessa forma é possível cumprir o prazo estimado do projeto e realizar um trabalho de maior qualidade.

A gestão de projeto é muito importante em uma empresa, pois por meio dessa ferramenta é possível alcançar resultados melhores e assim agradar mais seus clientes, o que tornará sua empresa mais competitiva no mercado.

Se você chegou até aqui é essencial que guarde as informações dadas e siga os passos mencionados. Dessa forma poderá gerenciar melhor os projetos de seu negócio e levá-lo ao sucesso.