O Papel do Departamento Pessoal na Gestão de Benefícios

O tema equilíbrio entre vida profissional e pessoal está recebendo cada vez mais atenção e várias empresas já colhem os benefícios financeiros de uma força de trabalho mais saudável e feliz.

De acordo com pesquisas, o bem-estar de uma pessoa pode ser dividido em cinco categorias essenciais: propósito, social, financeiro, comunitário e físico.

Os funcionários que prosperam em todas essas áreas são motivados a alcançar seus objetivos, têm relacionamentos de apoio, não se angustiam com a questão financeira, são membros ativos de suas comunidades e gozam de boa saúde física.

Os benefícios potenciais de produtividade por si só fazem com que valha a pena investir em programas de bem-estar para os funcionários.

Sem mencionar os efeitos positivos que tais políticas podem ter na cultura da empresa, na retenção de talentos e no recrutamento.

Neste artigo, você irá conhecer o papel do departamento pessoal na gestão de benefícios e medidas concretas que podem ajudar sua equipe a se sentir mais feliz e saudável.

O que é gestão de benefícios?

O gerenciamento de benefícios é uma das atividades do departamento pessoal que diz respeito ao planejamento e controle dos benefícios oferecidos aos funcionários dentro de uma organização.

Esses benefícios são uma compensação extra que o trabalhador recebe além de seu salário.

Um pacote de benefícios envolvente ajuda a atrair e reter funcionários e melhorar a reputação do empregador.

É por isso que a gestão de benefícios focada pode influenciar o desempenho da empresa, motivando os melhores talentos a ingressar e permanecer.

As empresas podem oferecer uma ampla gama de diferentes tipos de benefícios, dando aos funcionários várias opções em diferentes níveis e até mesmo permitindo que eles escolham aqueles que correspondem as suas próprias prioridades.

Os benefícios oferecidos vão desde pequenas regalias, como café grátis no escritório, carros da empresa, planos de saúde privados, esquemas de pensão, licença parental ampliada, seguro, opções de ações, entre outros.

Por que os empregadores precisam oferecer benefícios e serviços ?

Os empregadores oferecem benefícios por vários motivos. O mais importante é conquistar e reter talentos de alta qualidade.

Quanto mais benefícios exclusivos os empregadores puderem oferecer a um funcionário em potencial, maior será a probabilidade dele aceitar a oferta de sua empresa em relação a outras ofertas que possa receber.

Empresas maiores e mais estabelecidas são capazes de oferecer benefícios adicionais mais generosos porque geralmente têm orçamentos maiores, mas isso não significa que empresas menores não tenham chance.

A cultura também é um dos fatores mais importantes que um potencial funcionário levará em consideração ao aceitar uma oferta de emprego.

Os tipos de benefícios podem ajudar a moldar a cultura de uma empresa, que muitas vezes tem mais peso do que quanto um empregador pode pagar em termos de salário.

Departamento pessoal e gestão de benefícios

A gestão de benefícios é o processo de determinar e gerenciar os benefícios oferecidos aos colaboradores de uma empresa.

O departamento pessoal normalmente é responsável ​​pela execução do processo, além de manter os funcionários informados sobre seus benefícios.

A gestão eficaz de benefícios pode criar uma vantagem competitiva ao atrair, contratar e reter os melhores talentos e reduzir os custos operacionais.

Os benefícios são as vantagens e recursos oferecidos aos funcionários além do salário e podem incluir planos de saúde, vale-refeição, vale-transporte, seguro de vida, plano de aposentadoria, entre outros.

Aqui estão algumas das principais funções do departamento pessoal na gestão de benefícios:

Administração e comunicação

O departamento pessoal é responsável por comunicar os benefícios disponíveis, garantindo que todos compreendam as opções oferecidas e como utilizá-las.

Isso envolve explicar os detalhes dos benefícios, como aderir a eles, quais são os custos associados e quais são as coberturas oferecidas.

Processamento de inscrições e cancelamentos

Quando um funcionário é contratado ou quando ocorrem mudanças em sua situação, como casamento, nascimento de um filho, etc., o departamento pessoal lida com o processamento das inscrições e cancelamentos dos benefícios correspondentes.

O setor deve garantir que as informações corretas sejam coletadas e que os benefícios sejam ativados ou desativados, conforme necessário.

Administração de reivindicações e reembolsos

Em benefícios como planos de saúde e seguro, os funcionários podem necessitar fazer reivindicações ou solicitar reembolsos por despesas médicas ou outros custos.

O departamento pessoal auxilia nesse processo, assegurando que os funcionários entendam os procedimentos e requisitos.

Monitoramento e avaliação dos benefícios

O departamento pessoal monitora o uso e a eficácia dos benefícios oferecidos.

Isso pode envolver a análise de relatórios de utilização dos planos de saúde, feedback dos colaboradores e possíveis melhorias nos programas existentes.

Esclarecer questões dos funcionários

Os funcionários podem ter dúvidas ou problemas relacionados aos benefícios oferecidos.

O departamento pessoal atua como ponto de contato para responder a essas perguntas e resolver quaisquer problemas que possam surgir.

Manutenção de registros

O DP é responsável por manter registros precisos relacionados aos benefícios dos colaboradores.

Isso inclui detalhes sobre inscrições, alterações e cancelamentos, bem como informações sobre os custos associados.

Conformidade legal

Os benefícios estão sujeitos a regulamentações e leis trabalhistas específicas.

O departamento pessoal deve garantir que os benefícios oferecidos estejam em conformidade com as leis, evitando problemas futuros.

Etapas essenciais na gestão de benefícios

A gestão de benefícios em uma empresa é um componente essencial do ambiente de trabalho moderno, contribuindo significativamente para a satisfação dos funcionários, a criação de um ambiente positivo e a retenção de talentos.

Essa prática envolve administrar de forma cuidadosa e estratégica os benefícios oferecidos aos colaboradores, incluindo aspectos como saúde, bem-estar, finanças e reconhecimento.

Abaixo, estão alguns passos principais para realizar uma gestão de benefícios eficaz:

Avaliação das necessidades dos funcionários

Antes de implementar ou ajustar benefícios, é fundamental entender as necessidades e preferências dos colaboradores.

Faça pesquisas, enquetes ou sessões de feedback para identificar quais benefícios são mais valorizados e quais áreas podem ser melhoradas.

Definição de benefícios

Com base nas informações coletadas, crie um pacote de benefícios que atenda às demandas dos colaboradores e também esteja alinhado aos objetivos estratégicos da empresa.

Isso pode incluir planos de saúde, odontológico, vale-alimentação, vale-transporte, planos de aposentadoria, seguro de vida, entre outros.

Negociação com fornecedores

Você pode fazer parcerias com fornecedores de benefícios, como seguradoras, empresas de planos de saúde, empresas de previdência privada e outras entidades que ofereçam os serviços necessários.

A negociação com esses parceiros é crucial para obter as melhores condições e preços nos benefícios oferecidos.

Comunicação transparente

Informe de maneira clara e eficaz os benefícios disponíveis aos colaboradores. Isso pode ser feito por meio de manuais, sessões de informações, intranet da empresa e materiais impressos.

A comunicação transparente ajuda os funcionários a entenderem o valor do que é oferecido e como acessá-lo.

Administração eficiente

O departamento pessoal deve implementar sistemas de gestão de benefícios que facilitem a inscrição, alterações e cancelamentos.

Automatizar esses processos reduz erros e facilita a vida dos funcionários e da equipe responsável.

Monitoramento e avaliação constantes

Avalie a eficácia dos benefícios oferecidos, regularmente.

Isso pode ser feito por meio de feedback dos colaboradores, métricas de engajamento e retenção, além de análises de custo-benefício.

Com base nesses dados, realize ajustes se for necessário.

Promoção de bem-estar

Vá além dos benefícios tradicionais e promova o bem-estar dos funcionários.

Ofereça programas de saúde, atividades físicas, oportunidades de desenvolvimento profissional e sessões de orientação financeira.

Adequação à legislação

Certifique-se de que todos os benefícios oferecidos estejam em conformidade com as leis e regulamentos trabalhistas e previdenciários.

Avaliação de custos

O gerenciamento dos custos dos benefícios deve ser feito com cuidado, procurando um equilíbrio entre oferecer benefícios atrativos aos colaboradores e manter a sustentabilidade financeira da empresa.

Inovação contínua

Esteja aberto a introduzir novos benefícios à medida que as necessidades e tendências evoluem. Benefícios inovadores podem destacar a empresa como um empregador diferenciado.

Uma gestão de benefícios eficaz não apenas fortalece a relação entre a empresa e seus funcionários, mas também contribui para a criação de um ambiente de trabalho saudável e produtivo, resultando em maior motivação, satisfação e engajamento da equipe.

Exemplos de benefícios para funcionários

Aqui estão alguns benefícios para cobrir os aspectos do bem-estar dos funcionários e aumentar a eficácia de sua força de trabalho.

Reconhecimento

Quando os funcionários se sentem valorizados, seu senso de propósito aumenta, assim como seu bem-estar.

De acordo com pesquisas, funcionários que frequentemente recebem reconhecimento por seu trabalho obtém uma média de 7,2 em 10 no bem-estar geral, em comparação com 5,36 para funcionários que recebem pouco ou nenhum reconhecimento.

A valorização do funcionário pode e deve vir de várias formas, desde uma liderança dizendo “ótimo trabalho” até programas de bônus que oferecem compensação financeira.

Treinamento e educação gratuitos

Outro benefício que aumentará o senso de propósito dos funcionários é a oportunidade de melhorar e progredir em suas carreiras.

Os programas de treinamento e educação subsidiados pelo empregador mostram aos funcionários que eles são membros valiosos e reconhecidos pelo seu potencial de crescimento.

Horários flexíveis/semanas de trabalho menores

Às vezes, não é o trabalho em si que causa estresse para os funcionários, mas as horas que eles precisam passar no escritório.

Horários rígidos podem entrar em conflito com as responsabilidades familiares de uma pessoa, como pegar os filhos na escola, consultas médicas, entre outras obrigações de cuidado.

Isso cria estresse que leva à diminuição da produtividade no trabalho.

Ao permitir horários flexíveis ou semanas de trabalho menores, você dá aos funcionários a oportunidade de atender as suas outras responsabilidades.

Trabalho remoto

Se a natureza do seu negócio permitir, o trabalho remoto pode ser uma ótima maneira de ajudar os funcionários a encontrar um equilíbrio entre a vida pessoal e a profissional.

Seja dando a sua equipe a liberdade de trabalhar exclusivamente em casa ou permitindo o trabalho remoto um dia por semana, o teletrabalho demonstrou aumentar o bem-estar dos funcionários sem sacrificar a produtividade.

Animais de estimação no trabalho

Permitir animais de estimação no local de trabalho pode ter diversos efeitos positivos.

A presença de animais de estimação tem sido associada à redução do estresse e da ansiedade dos funcionários. A interação com animais pode liberar hormônios como a oxitocina, que está ligada ao bem-estar emocional.

Isso pode levar a uma atmosfera mais positiva, onde os funcionários se sentem mais à vontade e engajados.

No entanto, é importante observar que nem todos os ambientes de trabalho são adequados para a presença de animais de estimação.

Alergias, medos, regulamentações de saúde e questões práticas devem ser considerados ao implementar uma política de animais de estimação no local de trabalho.

Associação com academias

Embora a aptidão física não seja o único aspecto do bem-estar do funcionário, ela é importante. O exercício demonstrou reduzir o estresse e melhorar o humor e o foco mental.

Apesar de terem vontade, muitas pessoas não têm energia no final de um longo dia de trabalho ou não têm condições de ingressar em uma academia.

Transforme isso oferecendo descontos para os funcionários como parte de seu pacote de emprego ou oferecendo aulas de ginástica no escritório algumas vezes por semana.

Lanches saudáveis

Às vezes são as coisas simples que fazem uma grande diferença.

Um suprimento de frutas, nozes, chás e outros lanches saudáveis significa que os funcionários não irão “comer qualquer coisa” no intervalo de lanche.

Oferecer refeições completas feitas com ingredientes saudáveis ​​também contribuirá muito para que os funcionários tenham uma alimentação melhor.

Isso tem um grande efeito sobre os trabalhadores que podem não ter tempo de fazer um almoço nutritivo por causa de uma vida doméstica agitada.

Orçamento para desenvolvimento profissional

Todo funcionário anseia por crescimento profissional.

Não importa qual o estágio de sua carreira, todo trabalhador quer desenvolver suas habilidades e crescer.

Os benefícios nessa área geralmente são oferecidos na forma de um orçamento anual de desenvolvimento profissional ou uma bolsa de estudos e são muito procurados por candidatos em potencial.

A falta de oportunidades de aprendizado pode causar rotatividade de funcionários, mas o contrário atrai grandes novos talentos.

Aqui estão algumas maneiras comuns de oferecer desenvolvimento profissional:

• cursos online;
• aulas presenciais;
• programas de mentoria;
• conferências.

Oportunidades de investimento

Muitos negócios corporativos e organizações oferecem maneiras para que os funcionários invistam em ações da empresa, ou outras oportunidades de participação nos lucros.

Investir em uma empresa pode permitir que os funcionários se beneficiem de seu crescimento e lucratividade, aumentando seu patrimônio líquido pessoal.

Além desses, também podemos citar como benefícios:

• auxílio-creche;
• estacionamento;
• apoio psicológico;
• seguro de vida;
• programas de mobilidade interna.

Seja qual for o benefício que sua empresa pode oferecer, com certeza irá causar um impacto  positivo na percepção que seus colaboradores têm em relação a você como empregador.