GFT – Gestão da Força do Trabalho: Como aplicar em sua empresa?

Vamos citar o exemplo de um banco, suponhamos que tenha uma quantidade pequena de funcionários no caixa que não conseguem lidar com a demanda de clientes que vão ficando aborrecidos com a demora no atendimento. A gestão da força do trabalho ajudará a distribuir melhor a capacidade produtiva e o tempo da equipe, assim auxiliando na otimização do trabalho.

Esse processo que anteriormente era realizado por meio de métodos matemáticos atualmente pode ser feito com a ajuda da tecnologia, o que acaba facilitando bastante. Aqui você vai entender o que é a GFT, como funciona, seus benefícios e como aplicá-la em sua empresa.

O que é Gestão de Força do Trabalho (GFT)?

A GFT é um método que tem como finalidade melhorar o trabalho dos colaboradores de uma empresa, gerenciando suas competências e produtividade para adequá-las aos objetivos da organização.

Esse processo leva em consideração as necessidades da empresa, a abundância de serviços e as capacidades profissionais dos funcionários. Por meio da gestão de força do trabalho a delegação das tarefas se torna mais eficaz, o que ajuda a aumentar a produtividade e melhorar os resultados de seu negócio.

Como funciona a GFT – Gestão da Força do Trabalho?

A gestão de força do trabalho funciona por meio da implementação de alguns processos como: dimensionamento do quadro de funcionários de acordo com sua função, gerenciamento da execução de tarefas, distribuição dos horários dos colaboradores segundo a demanda, orçamento de folha de pagamento, demanda de trabalho de acordo com estudos de tempos e movimentos.

Por meio deles é possível gerenciar o trabalho dos colaboradores de forma efetiva de modo que resultem em mais produtividade e lucros para a empresa.

Quais os benefícios da GTF – Gestão de Força do Trabalho?

A partir desse processo tanto a empresa como os funcionários e clientes são beneficiados, pois ela proporciona não só há mais produtividade como também o bem-estar do colaborador e o bom andamento na produção de seus produtos e atendimento de seus serviços.

Vamos conhecer melhor as vantagens que a gestão de força do trabalho promove.

Aumenta a produtividade

O principal benefício desse processo é o aumento da produtividade, pois ele permite que a capacidade de produção seja elevada ao máximo. Dessa forma dependendo do caso não é necessário contratar mais funcionários, podendo otimizar ao máximo o trabalho dos colaboradores que já estão contratados.

Melhora o atendimento ao cliente

Como os funcionários passam a ser melhor distribuídos e também mais preparados para atender com mais eficiência, o tempo de espera de um cliente diminui, além do atendimento ser mais objetivo.

Melhora o compliance

Compliance é o cumprimento de regras e normas legais, que por meio da GFT passa a ser efetivado com mais rigor e eficiência, uma vez que um dos processos realizados é o mapeamento das regras trabalhistas e sindicais.

O mapeamento é feito a partir de uma ferramenta especializada que acaba bloqueando infrações cometidas pelos gestores e colaboradores. Assim são reconhecidos atos como desvio de mercadoria e até mesmo atrasos e ausências no trabalho.

Otimiza o clima organizacional

Por meio da gestão da força do trabalho é realizado o planejamento das escalas de horário e folgas, de modo que quando compartilhadas antecipadamente com os colaboradores eles podem se organizar melhor e também ficar satisfeitos por haver uma distribuição justa do período da jornada de trabalho.

Auxilia na previsão de demandas

Esse processo também permite que a empresa elabore um histórico com o intuito de projetar cenários. Pois sabendo qual a capacidade produtiva máxima da empresa é possível prever o tempo necessário para atender suas necessidades.

Melhora a gestão de tempo dos colaboradores

Outro benefício que a GFT proporciona é a melhora na gestão de tempo dos colaboradores, uma vez que quando as tarefas são melhor distribuídas os funcionários ficam menos sobrecarregados e ociosos.

Promove a gestão humanizada

A partir da gestão da força de trabalho o gerenciamento é realizado em conjunto com os funcionários que podem participar do planejamento das escalas, assim selecionando a jornada que for mais adequada à sua vida pessoal, o que torna a gestão mais humanizada e eficiente.

Diminui as despesas com funcionários

Como a GFT auxilia na distribuição eficiente de tarefas há menos inatividade dentro da empresa, o que aumenta a produtividade e assim há menos necessidade de realizar novas contratações e pagamento de horas extras, assim diminuindo as despesas com funcionários.

Como aplicar a GFT – Gestão da Força de Trabalho?

Para implementar a gestão da força de trabalho é necessário realizar alguns procedimentos.

Vamos conhecê-los:

Realizar a previsão de vendas e variáveis do negócio

Esse procedimento se refere a métricas que têm influência sobre a duração das atividades realizadas na empresa. Um exemplo disso é o número de telefonemas que determinada empresa de telefonia recebe diariamente, esse número interfere no tempo gasto com o atendimento pelos profissionais de telemarketing.

Quanto mais clientes telefonarem para a empresa mais tempo durará o atendimento. É possível prever o número de telefonemas realizados por meio de métodos de previsão e dados históricos, inclusive há softwares que fazem isso.

Analisar a necessidade de trabalho

A partir desse procedimento é calculado o tempo necessário para atender a uma demanda de trabalho por período do dia. Isso pode ser feito por meio de algumas etapas, como:

• mapeamento de processos: ajuda a reconhecer quais as funções e os colaboradores que as executam, isso pode ser feito por meio de fluxogramas;
• medição do período necessário para a realização de cada atividade: se refere ao tempo médio necessário para a execução de uma tarefa, podendo ser horários fixos ou variáveis, dependendo do tipo de atividade;
• estabelecimento da função de cada cargo: é importante que cada rotina de cargo contenha a descrição de suas atividades, assim como sua duração e horário em que cada uma delas devem ser executadas;
• determinação das características de cada unidade de negócio: o tempo de duração das atividades podem variar de acordo com as características de cada unidade de negócio, um vendedor de sapatos, por exemplo, pode demorar mais para buscar os modelos pedidos caso o estoque se encontre em um andar acima ou abaixo da loja em que ele atende do que se estivesse no mesmo andar;
• cálculo das horas necessárias de trabalho: o cálculo é realizado por meio de uma fórmula que envolve a multiplicação do tempo unitário variável e da variável de negócio somada pela multiplicação do tempo de horário fixo, da frequência da ocorrência e da soma de 1 mais a porcentagem de fadiga.

Elaborar a escala de horário

Para elaborar a escala de horário é necessário que primeiramente você identifique a disponibilidade de horário dos funcionários que pode variar de acordo com a quantidade de horas trabalhadas por semana e por mês.

Em seguida devem ser mapeadas as normas, regras trabalhistas e sindicais, as quais podem variar de acordo com o local em que a empresa se encontra. A utilização de uma ferramenta eficaz permite que a escala seja cumprida, uma vez que são verificadas as infrações de gestores e funcionários.

Os funcionários também devem ser distribuídos por faixa horária de acordo com a demanda de trabalho, as restrições e disponibilidade de horário. Assim pode ser gerada uma lista que contenha o horário de entrada e saída, período de intervalo e data da folga semanal.

Uma boa dica do mestre em gestão de negócios Eduardo Balardim é contratar colaboradores com cargas horárias semanais diferentes e que realizem multitarefas, para que possam se adaptar aos horários mais concorridos.

Fazer o cálculo do dimensionamento de quadro dos colaboradores

Outro procedimento que precisa ser feito é o cálculo do dimensionamento de quadro de funcionários, onde são consideradas as férias e faltas, dessa forma é possível saber qual o número de colaboradores que devem ser contratados.

Esse cálculo envolve a multiplicação da demanda de funcionários escalados e a soma de 1 mais porcentagem de férias mais porcentagem de faltas.

Realizar o orçamento da folha de pagamento

Também é necessário fazer o orçamento da folha de pagamento dos funcionários, onde é levado em conta os salários e os benefícios. Assim é possível calcular quantos funcionários por carga horária são precisos para atender a demanda.

Outra opção é verificar se o pagamento de horas extras é uma opção mais econômica ou não. Eduardo Balardim fala que é importante que o orçamento seja acompanhado para reconhecer se está sendo cumprido e se a previsão está correta.

Gerenciar a execução de tarefas

O último procedimento da gestão da força de trabalho é realizar o bom gerenciamento da execução de tarefas. É possível fazer isso por meio de aplicativos integrados aos sistemas de gestão que possibilitam a condução de várias atividades.

Assim são criadas atividades e rotinas para os funcionários, sendo possível obter dados como horário de começo e fim das tarefas e quantidade de trabalho.

Agora é com você!

Como você viu a gestão de força de trabalho é um processo importantíssimo em uma empresa, pois por meio dele é possível melhorar o trabalho dos funcionários, promovendo benefícios tanto para a organização como para os colaboradores e clientes.

Entre os benefícios que a GFT proporciona estão: aumento da produtividade, melhora do atendimento ao cliente e cumprimento das normas e regras, otimização do clima organizacional, auxílio na previsão de demandas, melhora na gestão de tempo dos colaboradores, promoção da gestão humanizada e diminuição das despesas com funcionários.

Para aplicar a gestão de força do trabalho é necessário realizar alguns procedimentos, entre eles:

• previsão de vendas e variáveis do negócio;
• análise da necessidade de trabalho;
• elaboração da escala de horário;
• cálculo do dimensionamento de quadro dos colaboradores;
• orçamento da folha de pagamento;
• gerenciar a execução de tarefas.

A partir dessas ações é possível implementar a gestão da força de trabalho e trazer bons resultados para sua empresa.