Gerenciamento do desempenho empresarial

Por meio de processos formais e informais, o gerenciamento do desempenho empresarial ajuda a alinhar seus funcionários, além de recursos e sistemas para atingir seus objetivos estratégicos.

Ele também funciona como um painel, fornecendo um alerta antecipado de possíveis problemas e permitindo que os gestores saibam quando devem fazer ajustes para manter um negócio na direção certa.

As organizações que acertam no gerenciamento do desempenho tornam-se máquinas competitivas formidáveis.

Grande parte das transformações bem-sucedidas nas empresa ocorre pela capacidade de seus gestores fazerem com que seus funcionários caminhem na mesma direção e utilizem o melhor de suas habilidades individuais.

Como disse Henry Ford: “Reunir-se é um começo; manter-se juntos é progresso; trabalhar em conjunto é sucesso.”

No entanto, em muitas empresas, o sistema de gerenciamento do desempenho é lento, instável ou completamente falho.

Na melhor das hipóteses, essas organizações não estão operando com a eficiência ou eficácia que poderiam.

Na pior das hipóteses, mudanças em tecnologias, mercados ou ambientes competitivos podem deixá-las incapazes de responder.

Um gerenciamento do desempenho forte baseia-se no princípio simples de que “o que é medido é feito”.

Em um sistema ideal, uma empresa cria uma cascata de métricas e metas, desde seus objetivos estratégicos de alto nível até as atividades diárias de seus funcionários da linha de frente.

Os gestores monitoram continuamente essas métricas e se envolvem regularmente com suas equipes para discutir o progresso no cumprimento das metas.

O bom desempenho é recompensado; o baixo desempenho desencadeia ações para resolver o problema.

Neste artigo, explicaremos o que é gerenciamento do desempenho empresarial, sua importância e apresentamos algumas métricas de desempenho úteis para qualquer negócio.

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O que é gerenciamento do desempenho empresarial – GDE

O gerenciamento do desempenho é uma métrica para determinar o progresso geral dos negócios em direção às metas estabelecidas.

As equipes de gerenciamento avaliam funcionários individualmente e departamentos inteiros para tomar as decisões corretas sobre sua empresa.

É importante observar que esse método não se limita a analisar os aspectos financeiros de um negócio, mas também considera a satisfação de funcionários e clientes.

O gerenciamento do desempenho empresarial é altamente valioso porque a empresa coleta dados sobre os negócios para obter informações quantitativas.

Por exemplo, alguns dados coletados podem incluir o número de vendas realizadas em um determinado mês ou o fluxo de caixa atual da empresa.

Quando uma empresa usa o gerenciamento do desempenho, ela coleta e interpreta dados para avaliar sua operação de negócios de forma holística.

O gerenciamento é um conceito que veio ratificar a importância de ter sempre o alinhamento das informações com a estratégia da empresa.

Um conjunto de software, processos de negócios e medidas de sucesso – as métricas e KPI’s – quando combinados, permitem a uma organização entender, agir e influenciar a performance de seus negócios.

Outra maneira de descrever o gerenciamento do desempenho empresarial é descrever o que ele não é.
GDE não é simplesmente Business Intelligence nem uma ferramenta de análise de dados a ser implementada em um único departamento.

GDE também não é uma tecnologia ou um software, nem simplesmente uma ferramenta de orçamento e planejamento.

GDE pode ser definido como a união de componentes como orçamento, planejamento, Business Intelligence, integração de dados, previsões e simulações.

Você não pode tê-lo sem estes componentes, mas eles por si só não o definem. Gerenciamento do desempenho empresarial é muito mais do que qualquer um destes componentes individualmente.

Importância do gerenciamento do desempenho empresarial

O gerenciamento do desempenho é uma maneira benéfica de avaliar os funcionários e o comportamento geral da empresa.

Uma empresa que usa a gestão de desempenho considera os dados cruciais e o progresso da meta ao analisar sua atuação.

Há muitos benefícios na utilização dessa métrica de negócios, incluindo:

Melhores decisões de negócios

Conhecimento é poder. Quando se trata de tomada de decisão, quanto mais informações financeiras você tiver, mais calculadas serão suas decisões.

Como bônus, quando as partes interessadas podem ver como as informações financeiras se relacionam entre os departamentos, elas obtêm uma visão de 360 graus do impacto financeiro que essa decisão terá.

Torna a equipe mais eficiente

Existem sistemas de gerenciamento do desempenho que foram desenvolvidos para agilizar os processos financeiros. O software automatiza processos como coleta de dados e relatórios.

Ao usar ferramentas que possuem recursos como um único conjunto de dados, ferramentas de colaboração, fluxo de trabalho integrado, painéis e modelos pré-criados, os usuários de dados podem concluir processos financeiros mais rapidamente.

Com o monitoramento frequente, a gestão pode identificar riscos e responder de maneira mais oportuna.

Alinhamento com os objetivos

Quando uma empresa usa o GDE, ela considera como a organização se alinha com as metas estabelecidas.

As metas são vantajosas em um negócio porque agem como um motivador e fornecem um objetivo resumido para todos os funcionários alcançarem.

Ao usar o gerenciamento do desempenho, você avalia diretamente as metas de sua empresa, a rapidez com que atingem os marcos e o trabalho adicional necessário para a conclusão.

A equipe de gestão estabelece metas de negócios para toda a empresa e acompanha o progresso ao longo do ano.

Busca de alternativas

Ao usar a gestão de desempenho, a empresa considera soluções alternativas para atingir seus objetivos.

A consideração de alternativas acontece quando a abordagem inicial que o negócio executou não produziu resultados satisfatórios.

Este é um benefício da gestão porque estimula novas ideias e incentiva o pensamento inovador entre os funcionários.

As alternativas podem até apresentar uma abordagem melhor porque considera dados adicionais e a equipe de gerenciamento aprende com a experiência anterior.

Mantendo todos responsáveis

Quando uma equipe de gestão usa o gerenciamento do desempenho, ela mantêm seus funcionários responsáveis.

Lideranças e supervisores avaliam o desempenho dos funcionários e, como resultado, eles tendem a considerar as metas da empresa com mais frequência.

Quando as empresas responsabilizam os colaboradores, eles reconhecem suas responsabilidades.

Dessa forma, a avaliação da empresa se torna mais efetiva e mais transparente. Os funcionários estão mais cientes dos métodos utilizados e quais são as expectativas de seus líderes em relação a eles.

Três atividades principais do gerenciamento do desempenho

A gestão de desempenho usa três atividades principais que impulsionam a tomada de decisões bem-sucedida.

1- Consolidação de informações

Também conhecida como monitoramento de informações, é a coleta de dados sobre o negócio. Esta atividade fornece informações importantes para a equipe de gestão avaliar e orientar a tomada de decisão.

Quando uma empresa utiliza a consolidação de informações, ela visa fornecer dados precisos e confiáveis para referência da equipe.

A consolidação das informações é constante, pois novos dados sobre a empresa são criados continuamente.

2- Seleção de meta

A seleção de metas é quando a empresa decide sobre metas de curto e longo prazo. Vários membros de uma equipe de gerenciamento pensam nesses objetivos.

As metas são realistas e levam em consideração a trajetória do negócio. Às vezes, a empresa pode decidir se concentrar em objetivos específicos e optar por adiar outros.

Isso permite que tempo, energia e recursos sejam gastos em algumas metas selecionadas, em vez de um foco mais amplo em muitas metas.

3- Intervenção da gestão

Uma intervenção gerencial, também conhecida como “ajuste gerencial”, é a ação que a administração toma para melhorar o funcionamento do negócio.

Essa decisão é determinada consultando os dados da consolidação das informações, considerando a missão do negócio e revisando os objetivos.

Por exemplo, um supervisor pode se reunir com lideranças superiores semanalmente, em vez de quinzenalmente. Essa abordagem oferece uma oportunidade adicional para fazer questionamentos e melhorias.

Exemplos de métricas de desempenho

As métricas de desempenho são estratégias diferentes para identificar o desempenho de uma empresa.

Alguns exemplos, são:

Fluxo de caixa

O fluxo de caixa é a entrada e saída atual de dinheiro em um negócio. As empresas usam o fluxo de caixa para pagar as despesas, como suprimentos e aluguel.

Saber quanto fluxo de caixa existe é fundamental porque quando ocorre muita saída de dinheiro – ou “fluxo de caixa negativo” – significa que a empresa não ganha suficiente para pagar as despesas necessárias.

Satisfação do cliente

Um grande insight sobre o desempenho do negócio é a satisfação do cliente. Esta métrica representa o quanto um cliente está feliz ou insatisfeito com seus produtos ou serviços.

Você pode fazer esta avaliação por meio de pesquisas, perguntando diretamente aos seus clientes como eles se sentem em relação a sua marca.

Implementação estratégica

Ao definir metas, uma empresa também cria uma estratégia que os funcionários seguem. Por exemplo, uma estratégia de marketing pode incluir postagens diárias nas mídias sociais.

A implementação da estratégia considera quão bem o negócio está executando uma determinada ação para atingir seus objetivos.

As empresas com bom desempenho atuam em estratégias, integrando-as consistentemente às operações de negócios.

Receita das vendas

A receita de vendas refere-se a quanto dinheiro a empresa está ganhando com as vendas.

É uma métrica significativa porque se correlaciona com o quão bem a empresa está vendendo seus produtos ou serviços.

Para melhorar a receita de vendas, considere revisitar sua estratégia de marketing, alcançando mais clientes.

Lealdade do consumidor

A fidelidade do cliente ocorre quando ele compra seu produto repetidamente. Sua dedicação mostra que seu produto foi bem aceito, o que demonstra um bom desempenho nos negócios.

Considere quantos clientes retornam ao seu negócio e quantos recompram os mesmos produtos.

Um cliente fiel também é uma ótima maneira de conquistar mais compradores, pois é provável que ele compartilhe comentários positivos sobre sua empresa.

Tráfego do site

O tráfego do site revela várias informações importantes, incluindo quantas pessoas acessam seu site e quanto tempo permanecem em suas páginas.

O tráfego do site dá a sua empresa uma melhor compreensão de quem são seus clientes e suas tendências.

Essas informações são valiosas para futuras decisões de negócios, como modificar ou aumentar a produção de um determinado produto.

Erros frequentes no gerenciamento do desempenho empresarial

No mundo real, os detalhes dos sistemas de gerenciamento do desempenho são difíceis de acertar. Veja algumas distorções comuns que podem ocorrer.

Métricas ruins

As métricas que uma empresa escolhe devem realmente promover o desempenho que ela deseja.

Normalmente, ela só pode conseguir isso incorporando várias métricas em um balanced scorecard. Os problemas surgem quando isso não acontece.

Algumas fábricas, por exemplo, ainda definem metas gerais de produção para cada turno individualmente.

Como os incentivos de cada turno são baseados apenas em seu próprio desempenho, não no desempenho de todos os turnos durante o dia inteiro, os trabalhadores têm todo o incentivo para decidir se “vale a pena” completar uma determinada tarefa durante o seu turno.

Se eles acreditam que sim, começam e terminam uma atividade. Caso contrário, eles podem desacelerar ou parar completamente no final do turno, porque todo o crédito em finalizar seu trabalho iria para o turno seguinte.

Dessa forma, cada turno começa com pouco ou nenhum trabalho em processo, o que reduz a produtividade e a produção.

Uma abordagem melhor combinaria metas para equipes individuais com a produção geral da fábrica, para que os trabalhadores se beneficiem de fazer o que puderem para apoiar o próximo turno, bem como o seu próprio.

Metas ruins

Selecionar as metas certas é ciência e arte. Se forem muito fáceis, não melhorarão o desempenho. Se estiverem fora de alcance, os funcionários nem tentarão alcançá-las.

As melhores metas são atingíveis, mas com um elemento saudável de ajuste se necessário. Para definir essas metas, as empresas muitas vezes precisam superar as barreiras culturais.

Em algumas organizações asiáticas, por exemplo, metas perdidas são consideradas profundamente embaraçosas, então os gerentes tendem a defini-las muito baixas.

Nos Estados Unidos, por outro lado, definir uma meta menor do que a alcançada em um período anterior é muitas vezes considerado inaceitável, mesmo que haja razões válidas para a mudança.

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Falta de transparência

Os funcionários precisam acreditar que suas metas incentivam a realização significativa.

Frequentemente, no entanto, a ligação entre o esforço individual e os objetivos da empresa é obscura ou se dilui à medida que as métricas e metas se espalham pela organização.

Diferentes níveis de gerenciamento, na tentativa de aumentar sua própria posição ou garantir o desempenho inferior em outros lugares, podem inserir buffers nas metas.

Métricas em um nível podem não ter vínculo lógico com aquelas mais acima na escala.

Nos melhores sistemas de gerenciamento do desempenho, toda a organização opera a partir de uma única versão verificada da verdade, todos os funcionários entendem o desempenho geral da organização e como contribuíram para ele.

Por exemplo, ao final de cada turno de uma empresa do setor automotivo, todos os colaboradores passam pelo quadro diário de produção, onde podem ver os resultados de seu departamento e o impacto no desempenho geral.

A empresa vinculou as principais métricas financeiras com as métricas de produção que realmente importam.

Os funcionários da linha de frente conseguem ver a “linha” que conecta seu desempenho diário com o desempenho de sua fábrica ou unidade de negócios.

Outro exemplo, um líder sênior alinha toda a organização em torno de uma visão compartilhada por meio de reuniões trimestrais para mais de 5.000 funcionários.

As lideranças não apenas compartilham o desempenho financeiro da empresa e os resultados específicos da fábrica, mas também apresentam novos funcionários, comemoram aniversários de trabalho e reconhecem equipes de sucesso.

Mais importante ainda, se as metas forem perdidas, o líder sênior atua como um modelo ao assumir a responsabilidade.

Falta de relevância

O conjunto certo de métricas para qualquer parte de uma empresa depende de uma série de fatores, incluindo o tamanho e a localização de uma organização, o propósito de suas atividades, as características de crescimento de seu setor e se é uma empresa iniciante ou madura.

Para acomodar essas diferenças, as empresas devem pensar tanto de cima para baixo quanto de baixo para cima.

Uma opção é a abordagem hoshin-kanri: todos os funcionários determinam as métricas e metas para suas próprias partes da organização.

Os funcionários que definem suas próprias metas tendem a ter um maior senso de propriedade e comprometimento em alcançá-las do que aqueles cujos objetivos são simplesmente impostos.

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