Gestão da Folha de Pagamento: Veja os principais desafios

A gestão da folha de pagamento abrange todo o processo de cálculo de horas de funcionários, pagamento, retenção de impostos e manutenção da documentação financeira de sua empresa.

Desde lidar com informações confidenciais de funcionários até calcular impostos e depositar dinheiro nas contas bancárias de seus colaboradores, o gerenciamento da folha de pagamento pode ser complicado e repleto de responsabilidades.

É importante entender a maneira correta de gerenciar sua folha de pagamento para que você atenda as conformidades legais, evitando problemas futuros.

Normalmente, salários imprecisos e pagamentos atrasados ​​decorrem de más práticas de gestão.

Neste artigo, você irá saber como superar os principais desafios para fazer uma gestão adequada da sua folha de pagamento, protegendo sua empresa e seus colaboradores.

O que é gestão de folha de pagamento?

O gerenciamento da folha de pagamento é o processo de administração dos registros financeiros dos funcionários, incluindo o cálculo e pagamento dos salários, benefícios, impostos e deduções.

As empresas podem realizar a gestão da folha de pagamento de várias maneiras: manualmente, com planilhas ou automaticamente por meio de software de folha de pagamento.

Por que uma gestão correta é importante?

Uma gestão de folha de pagamento adequada é fundamental para o funcionamento eficiente e saudável de qualquer organização, independentemente do seu tamanho ou setor de atuação.

Ela envolve o processo de calcular, registrar e administrar os salários, benefícios e demais compensações oferecidas aos funcionários de uma empresa.

Aqui estão algumas razões pelas quais a gestão adequada da folha de pagamento é tão importante:

Cumprimento legal e regulatório

Uma gestão de folha de pagamento adequada garante que a empresa esteja em conformidade com todas as leis trabalhistas, regulamentos fiscais e requisitos legais.

Isso ajuda a evitar multas, penalidades e litígios decorrentes de erros no pagamento de salários, contribuições previdenciárias e impostos.

Satisfação dos funcionários

Pagar os funcionários de maneira precisa e pontual contribui para a satisfação e motivação da equipe.

Funcionários que recebem seus salários corretamente e no prazo tendem a ser mais engajados, produtivos e leais à empresa.

Transparência e confiança

Uma folha de pagamento bem gerenciada promove transparência na relação entre a empresa e os funcionários.

Isso cria um ambiente de confiança mútua e demonstra o compromisso da empresa em tratar seus colaboradores de forma justa.

Controle financeiro

A folha de pagamento é geralmente um dos maiores custos para grande parte das empresas.

Uma gestão da folha de pagamento adequada permite um controle financeiro mais eficiente, ajudando a empresa a monitorar e planejar seus recursos com maior precisão.

Planejamento orçamentário

Uma gestão eficaz ajuda a empresa a projetar e alocar recursos para os salários e benefícios dos funcionários de acordo com suas metas e estratégias.

Isso é fundamental para o planejamento de longo prazo e a sustentabilidade financeira.

Redução de erros

A automação e a padronização dos processos de folha de pagamento minimizam a ocorrência de erros humanos, como cálculos incorretos ou inclusão de informações inadequadas nos comprovantes emitidos.

Relatórios financeiros precisos

A folha de pagamento está intimamente ligada às demonstrações financeiras da empresa.

Uma gestão adequada contribui para a precisão e integridade dos relatórios financeiros, o que é crucial para a tomada de decisões estratégicas e para atender a requisitos de auditoria.

Administração de benefícios

Além dos salários, a folha de pagamento também inclui benefícios como férias, licenças médicas, planos de saúde e contribuições previdenciárias.

Uma gestão eficiente garante que esses benefícios sejam administrados de forma correta e equitativa.

Cálculos complexos

Em empresas maiores ou com estruturas de compensação mais complexas, a folha de pagamento pode envolver cálculos mais complexos, como bônus, comissões, horas extras e deduções.

Uma gestão adequada lida com esses cálculos de maneira precisa.

Auditoria e revisão

Uma gestão da folha de pagamento bem documentada facilita auditorias internas e externas, permitindo que a empresa demonstre a conformidade com regulamentos e políticas.

Isso não apenas garante o cumprimento legal, mas também contribui para a saúde financeira da empresa, a satisfação dos funcionários e a tomada de decisões estratégicas informadas.

É um elemento essencial para o sucesso organizacional a curto e longo prazo.

Etapas do processo de gestão da folha de pagamento

O processamento da folha de pagamento envolve mais do que pagar os colaboradores.

É necessário preparar, processar e organizar em três fases: pré-folha de pagamento, processamento da folha de pagamento e pós-folha de pagamento.

Pré-folha de pagamento

Nessa fase, você coleta e verifica as informações da folha de pagamento, como planilhas de funcionários e informações de contribuintes. Para cada funcionário, insira informações como:

• horas trabalhadas;
• bônus ganhos;
• mudanças no salário;
• deduções e benefícios;
• alterações nas informações pessoais ou fiscais;

Depois de coletar e inserir essas informações, você pode calcular e executar a folha de pagamento.

Processamento da folha de pagamento

Durante o processamento da folha de pagamento, você calcula o pagamento bruto dos funcionários, com base no número de horas trabalhadas e outros bônus.

Em seguida, você retém a contribuição para os benefícios ou outras deduções. Depois de fazer essas deduções, você terá o salário líquido do trabalhador.

Nesta fase, você também reserva os impostos sobre a folha de pagamento e o custo dos benefícios para você, o empregador.

Pós-folha de pagamento

Esta etapa envolve organização e manutenção de registros.

Você resolve quaisquer problemas em relação aos valores pagos, armazena registros da folha de pagamento e faz quaisquer alterações nos dados de funcionários ou formulários de impostos, antes de executar a próxima folha.

Melhores práticas para uma gestão de folha de pagamento eficiente e precisa

À medida que uma empresa cresce, as tarefas que envolvem a folha de pagamento se tornam mais complexas e repetitivas.

Quanto mais cedo você configurar um sistema de gerenciamento de folha de pagamento eficiente e escalável, mais fácil será adaptá-lo à crescente força de trabalho e às necessidades de negócios.

Além disso, você pode considerar as seguintes práticas:

Reserve tempo para a folha de pagamento

Certifique-se de ter tempo suficiente para revisar a documentação fiscal do funcionário, as horas trabalhadas e outras informações relevantes para sua folha de pagamento.

Os responsáveis por essa tarefa podem utilizar até cinco horas calculando os salários e impostos de funcionários, antes de cada dia de pagamento.

Se os pagamentos ocorrerem de forma semanal ou quinzenal, a pressão será ainda maior.

Se você quiser economizar tempo, considere um software de automação de folha de pagamento.

Defina alertas de calendário de folha de pagamento

Crie um calendário de folha de pagamento no Google Agenda por exemplo, para notificá-lo alguns dias antes de datas importantes, como dias de pagamento e prazos de impostos.

Configure cada alerta com tempo suficiente para concluir a tarefa.

À medida que sua equipe cresce, você pode compartilhar este calendário com os funcionários para estimular a transparência e informá-los quando serão pagos.

Documente os processos

Documentar todos os processos de gestão de folha de pagamento permite que você realize auditorias ocasionalmente e procure melhorias.

Também facilita o entendimento, caso ocorra mudança nos responsáveis pela execução da folha.

Forneça treinamento

Um software de automação da folha de pagamento sofre seguidas atualizações e a equipe responsável deve acompanhar as tendências mais recentes.

Forneça treinamento para aprimorar a colaboração entre os membros da equipe, ajudá-los a automatizar tarefas repetitivas e ampliar seus conhecimentos sobre a gestão da folha de pagamento.

Planeje pagamentos adicionais

Ao definir um orçamento e planejar a folha de pagamento, não se esqueça de valores adicionais que você pode fazer.

A folha de pagamento não se refere apenas a salários e vencimentos, mas também a outros tipos de remuneração de funcionários, como comissões, bônus, reembolsos e 13º salário.

Planeje esses pagamentos adicionais e certifique-se de que a data de pagamento esteja dentro do ano fiscal para que você possa ajustar adequadamente o imposto de renda do funcionário nos formulários de impostos.

Atualize os dados dos funcionários regularmente

Os dados dos funcionários, como endereços, sobrenomes, salários por hora, filhos, podem mudar com o tempo.

Você deve agendar revisões regulares de dados ou pedir aos funcionários que informem qualquer alteração para garantir que tudo esteja atualizado.

Fazer correções depois de efetuar os pagamentos é possível, mas leva muito tempo e pode ser um custo inesperado para o seu negócio.

Escolha um software escalável

Escolha uma solução de folha de pagamento que atenda as suas necessidades de negócios atuais e aspirações de crescimento.

O software escalável significa que você não precisará mudar para um novo sistema à medida que sua equipe cresce.

Adquirir uma solução de folha de pagamento e mudar para outra significa novas sessões de treinamento, configuração, possíveis problemas de segurança de dados e processos.

Escolhendo a melhor forma de gestão da folha de pagamento

Antes de adotar uma solução ou serviço, é extremamente importante considerar alguns fatores.

Em primeiro lugar, existem três tipos de serviços de folha de pagamento:

Online

Esta é a maneira mais fácil e comum de gerenciar a folha de pagamento hoje em dia. Você simplesmente precisa escolher um software que atenda às necessidades da sua empresa e às preferências do usuário.

Obtenha uma conexão de internet estável e escolha os serviços online de acordo com seu orçamento.

Em poucos cliques, o salário é processado automaticamente nas contas de seus funcionários.

Interno

É quando você decide comprar um software de folha de pagamento próprio e integrá-lo ao seu sistema de gerenciamento existente.

Nesse caso, não há necessidade de encaminhar pedidos de retificação de erros ou alteração do processo.

Você pode simplesmente contratar especialistas para operar o software e fazer a execução da folha no local de trabalho.

Terceirizado

Esta é uma opção bastante apreciada, por ser considerada mais econômica. Você não precisa contratar especialistas ou usar seus recursos para executar as funções.

Você fornece os dados e entrega todas as suas responsabilidades da folha de pagamento a um provedor terceirizado.

Antes de escolher o serviços, prepare uma lista de verificação detalhada. Ela pode incluir:

• obter recomendações de conhecidos e colegas;
• ler e pesquisar a partir de recursos online e offline;
• aceitar conselhos de especialistas em folha de pagamento específicos para o tamanho e a natureza da sua empresa;
• fazer uma lista dos provedores mais adequados.

A próxima etapa é buscar fornecedores ou prestadores de serviços, procurando responder às seguintes perguntas:

• quais recursos básicos de folha de pagamento são oferecidos?
• quão amigável o processo se tornará?
• qual a relação preço/desempenho?
• como está a reputação da marca do fornecedor?
• outras ferramentas de negócios podem ser integradas ao sistema?
• como é o suporte ao cliente?
• quais serviços adicionais são oferecidos?

Após a conclusão da pesquisa e aquisição do serviço ou sistema, é hora da implementação.

A folha de pagamento é um processo elaborado e, portanto, requer muita atenção durante a configuração.

Desde inserir o nome e detalhes pessoais de cada funcionário no sistema e converter dados até cuidar da conformidade legal e dos impostos e entrar em operação, cada etapa deve ser realizada com cuidado.

Aqui estão algumas etapas importantes a serem seguidas ao configurar a folha de pagamento:

• defina metas e fixe datas-alvo;
• crie um plano de implementação e uma equipe;
• treine a equipe;
• converta, transfira e integre dados no novo sistema;
• realize a gestão de conformidade fiscal;
• faça verificações regulares e alterações, se for necessário.

O que diz a CLT sobre folha de pagamento

A Consolidação das Leis do Trabalho – CLT, contém diversas regras e regulamentações relacionadas à folha de pagamento dos trabalhadores.

Embora não haja um capítulo específico dedicado exclusivamente ao tema, várias de suas seções e artigos tratam de aspectos que impactam diretamente o processo.

Aqui estão alguns pontos importantes relacionados à folha de pagamento, conforme a CLT:

• salário e remuneração;
• descontos;
• horas extras;
• férias e 13º salário;
• anotações na carteira de trabalho;
• contribuições sociais e previdenciárias;
• aviso prévio;
• rescisão de contrato;
• segurança e saúde no trabalho;
• registro de empregados.

É importante ressaltar que, além da CLT, existem outras normas e regulamentações, como as portarias e instruções normativas do Ministério do Trabalho e Previdência Social – MTPS, que também podem impactar a elaboração da folha de pagamento e a gestão dos direitos trabalhistas.

É recomendável consultar fontes atualizadas e profissionais especializados para garantir a conformidade com todas as obrigações legais.