Principais Tipos de Escala de Trabalho e Como Gerenciar

Criar escala de trabalho para os funcionários é uma das etapas mais importantes na administração de um negócio eficiente.

É necessário estar no controle de várias partes móveis e usar habilidades de resolução de problemas para fazer com que os cronogramas funcionem tanto para os funcionários quanto para a sua empresa.

Dependendo das necessidades do seu negócio, você pode usar vários métodos para fazer a escala de trabalho, desde sentar-se com um lápis e papel todas as semanas até usar um software de agendamento automatizado.

Use este guia para avaliar os principais tipos de escala de trabalho que você pode implementar e as melhores formas de gerenciar os horários de seus funcionários.

O que é escala de trabalho?

Uma escala de trabalho determina os horários e dias da semana em que um funcionário deve trabalhar.

As escalas consideram o número de horas que cada funcionário deve cumprir para garantir que a empresa permaneça com pessoal adequado, evitando sobrecarregar um colaborador.

As programações podem ser redefinidas semanalmente, mensalmente ou em um horário diferente, desde que essas programações sejam publicadas ou disponibilizadas aos funcionários com antecedência.

Um ponto importante é deixar claro as expectativas da escala de trabalho ao recrutar novos colaboradores.

Isso é particularmente importante para empresas que utilizam escalas diversas ou outros processos de trabalho menos populares.

Por que a escala de trabalho é importante?

Além de saber que todos os turnos serão cobertos, aqui estão alguns dos benefícios na implementação de práticas eficazes da escala de trabalho.

Economiza tempo

Usar procedimentos de escala eficientes pode reduzir a quantidade de tempo gasto fazendo ajustes e lidando com logística, permitindo que você se concentre em tarefas de liderança de alto nível.

Garante a conformidade legal

As escalas também ajudam você a cumprir os requisitos legais sobre funcionários em tempo integral versus funcionários horistas, garantindo que cada colaborador receba o número apropriado de horas por semana.

Estabelece consistência

Ser estratégico na definição de escalas permite que você tenha uma boa ideia do quadro geral, gerenciando seus funcionários de maneira mais eficaz.

Também permite delegar o controle com mais facilidade  aos líderes ou outros funcionários.

Elimina custos e sobrecarga

Horas excedentes resultam em desperdício com despesas salariais, enquanto a programação insuficiente pode deixar sua empresa com falta de pessoal, sobrecarregando os colaboradores.

Aumenta a satisfação e retenção

Escalas de trabalho eficientes também aumentam o moral e a retenção.

Alterações frequentes ou de última hora demonstram desorganização e faz com que os colaboradores se sintam desrespeitados.

Principais tipos de escala de trabalho

Cada empresa tem necessidades únicas e oito horas por dia não funciona para todas.

Muitas vezes é necessário usar a criatividade, mas sempre levando em conta as questões legais, as necessidades da empresa e o bem-estar dos colaboradores.

Aqui estão alguns tipos de escala de trabalho para você considerar ao fazer o cronograma na sua empresa.

Escala 5×1

A escala de trabalho 5×1 é um modelo de jornada de trabalho que se refere a cinco dias de trabalho consecutivos, seguidos por um dia de folga.

Essa escala é uma das mais utilizadas em diversas áreas e setores, proporcionando uma distribuição equilibrada entre o tempo de trabalho e o tempo de descanso ao longo da semana.

Vamos exemplificar como funciona essa escala considerando uma semana de trabalho padrão, de segunda a domingo:

Segunda-feira a Sexta-feira – 5 dias de trabalho

Os funcionários trabalham em cinco dias consecutivos, geralmente de segunda a sexta-feira, cumprindo a carga horária diária estipulada pelo empregador.

Sábado – 1 dia de folga

No sexto dia, que normalmente é um sábado, os funcionários têm um dia de folga para descanso e lazer.

Domingo – reinício da semana

Após o dia de folga, a semana de trabalho recomeça no domingo, e o ciclo continua.

A escala 5×1 é popular em setores que requerem operação contínua, como varejo, restaurantes, hospitais e outros estabelecimentos que operam durante os sete dias da semana.

Com o sistema 5×1, os funcionários são solicitados a trabalhar inclusive em domingos e feriados, assegurando a alternância dos dias de descanso para manter a produção da empresa.

Isso implica em uma carga horária diária de 7 horas e 20 minutos para os colaboradores.

É importante observar que, de acordo com o artigo 386 da CLT, mulheres que seguem o esquema 5×1 têm direito a um domingo de descanso a cada 15 dias.

Enquanto os homens que trabalham neste regime devem usufruir de um domingo de folga em até 7 semanas.

Escala 5×2

A escala de trabalho 5×2 é um sistema de escalonamento comum em muitos locais de trabalho, especialmente em alguns setores como varejo, serviços e saúde.

Nesse modelo, os funcionários trabalham durante cinco dias consecutivos e têm dois dias de folga, geralmente no final de semana.

Por exemplo, em uma semana típica de segunda a sexta-feira, os funcionários trabalhariam e, em seguida, teriam seus dois dias de folga no sábado e domingo.

Na semana seguinte, eles voltariam ao trabalho na segunda-feira e seguiriam o mesmo padrão.

Essa escala permite uma rotina mais regular para os funcionários, pois têm um ciclo fixo de trabalho e folga.

Em um período de 5 dias de trabalho, adotando uma carga horária de 44 horas semanais, cada dia consiste em uma jornada de 8 horas e 48 minutos para o colaborador.

Nessa dinâmica de 5 dias seguidos de trabalho e 2 dias de folga, o empregado recebe compensações financeiras por horas adicionais ou acumula horas para folgas futuras, caso haja necessidade de trabalhar aos sábados ou domingos.

Escala 6×1

A escala de trabalho 6×1 é um sistema comum de organização de jornadas de trabalho, amplamente utilizado em diversos setores e indústrias.

Nesse esquema, os funcionários trabalham seis dias consecutivos e têm um dia de folga.

Geralmente, a escala é estruturada da seguinte maneira:

Seis dias de trabalho consecutivos, totalizando 48 horas de trabalho, distribuídas em turnos diários de 8 horas.

Após esses seis dias, o funcionário tem direito a um dia de folga.

Essa escala pode variar de acordo com a legislação trabalhista em função de acordos coletivos, assim como as políticas internas das empresas.

É importante destacar que, em alguns casos, podem existir variações na distribuição dos horários e dias de folga para atender às necessidades operacionais de cada negócio.

Por exemplo, em algumas empresas, a escala pode ser implementada de modo que o funcionário trabalhe 6 dias seguidos em um turno e, na semana seguinte, trabalhe em outro turno por mais 6 dias consecutivos, alternando os horários de trabalho.

Isso é comum em indústrias que operam 24 horas por dia, como fábricas ou centros de atendimento ao cliente.

Normalmente, os funcionários recebem folga aos domingos, mas isso não se constitui uma regra. Trabalhando os seis dias consecutivos, o dia de folga pode ser qualquer um.

É crucial que os empregadores respeitem os limites legais de horas trabalhadas e de descanso entre os turnos para garantir a saúde e o bem-estar dos funcionários.

Escala 12×36

A escala de trabalho 12×36 é um sistema no qual os funcionários trabalham por 12 horas seguidas e depois têm 36 horas de folga.

Esse padrão se repete ao longo de um ciclo contínuo, geralmente de uma semana ou de um mês.

Por exemplo, em uma semana de trabalho 12×36:

• segunda-feira: trabalho por 12 horas consecutivas;
• terça-feira: folga;
• quarta-feira: trabalho por 12 horas consecutivas;
• quinta-feira: folga.

E assim por diante, alternando entre trabalho e folga a cada 12 horas de trabalho.

Essa escala é comumente usada em setores que requerem cobertura 24 horas por dia, como em serviços de emergência ou em indústrias que operam continuamente.

O sistema de controle de jornada 12×36 está estabelecido pelo artigo 59-A da CLT e pode ser negociado entre sindicatos e empresas.

Nesse formato, é comum a incidência de adicional noturno, sendo fundamental uma convenção coletiva para garantir a remuneração adequada, incluindo todos os direitos dos funcionários que adotam esse modelo.

Empresas que utilizam a escala 12×36 precisam considerar os impactos na remuneração em feriados, além de adaptar a escala para colaboradores com carga semanal reduzida.

Portanto, a implementação desse tipo de escala requer um entendimento detalhado de todas as suas particularidades.

Escala 18×36

A escala de trabalho 18×36 é um sistema de escala de trabalho bastante específico em que um funcionário trabalha por 18 horas seguidas e depois tem um intervalo de 36 horas de folga.

Essa escala é comum em certas profissões como bombeiros, policiais e equipes médicas, onde a cobertura contínua é necessária.

Neste sistema, um trabalhador teria um turno longo de 18 horas consecutivas e depois seria liberado para um período de descanso de 36 horas, o que lhes dá um intervalo relativamente longo antes de voltar ao trabalho.

Isso é projetado para permitir um tempo de recuperação adequado após um turno extenso e também para garantir que haja pessoal suficiente disponível para cobrir todos os momentos do dia.

Da mesma forma que o arranjo de escala de trabalho anterior, o horário 18×36 não é regulamentado por lei, sendo acordado entre as empresas e os sindicatos.

É crucial que as negociações sejam transparentes para evitar disparidades que possam resultar em litígios trabalhistas.

Escala 24×48

A escala de trabalho 24×48 é um sistema no qual os funcionários trabalham durante 24 horas seguidas e depois têm 48 horas de folga.

Geralmente utilizada por órgãos do Exercito e Polícia, essa escala oferece uma cobertura contínua ao longo do dia, garantindo que sempre haja pessoal disponível para atender às necessidades do serviço.

Por exemplo, em um ambiente que utiliza essa escala, um funcionário pode começar o turno às 8h da manhã e trabalhar até as 8h do dia seguinte, totalizando 24 horas de trabalho ininterrupto.

Após esse período, teria 48 horas de folga antes de retornar ao trabalho para o próximo turno.

É importante ressaltar que trabalhar por longos períodos pode ser desafiador para os funcionários, pois requer resistência física e mental para permanecer alerta e produtivo ao longo do turno prolongado.

Por essa razão, muitas empresas adotam medidas para garantir que os funcionários tenham pausas adequadas e condições de trabalho seguras, minimizando a fadiga e maximizando a eficiência.

Como criar e gerenciar escalas de trabalho

Criar escalas de trabalho eficientes é essencial para garantir a produtividade e o equilíbrio entre a demanda e a capacidade da equipe.

Essas escalas não apenas distribuem as horas de trabalho, mas também consideram a disponibilidade, habilidades e necessidades individuais dos colaboradores.

Aqui estão algumas boas práticas que podem lhe ajudar nessa tarefa.

Identifique recursos

Certifique-se de compreender seus recursos financeiros e de pessoal.

Descreva seu orçamento para salários, determinando quantas horas você pode pagar aos funcionários por semana.

Esta etapa ajuda a evitar armadilhas comuns, como um funcionário fazer horas extras que não estavam em seu orçamento inicial.

Se você contratar prestadores de serviços externos para fornecer suporte à equipe, leve em consideração esses custos em seu orçamento e considere como eles influenciarão sua necessidade de funcionários em turnos.

Liste as necessidades de cada turno

Especialmente ao programar o trabalho por turnos, considere as necessidades de pessoal para cada categoria de turno.

Decida se você precisa de alguém em posição de liderança para supervisionar ou se todos os funcionários estão qualificados para trabalhar de forma independente.

Os locais de varejo, por exemplo, geralmente precisam de um gerente para abrir a loja pela manhã, fazer depósitos no cofre da empresa e fechá-la no final do dia.

Em um restaurante, pode ser necessário ter um anfitrião, um cozinheiro de linha, um garçom e um lava-louças em cada turno, independentemente do volume de clientes.

Antecipe a demanda

Considere seus horários de pico.

Analise seu histórico de vendas para determinar a que hora do dia você tem mais clientes.

Prepare-se para agendar mais funcionários para períodos de alto volume perto de feriados e eventos locais, usando a experiência anterior para fazer projeções sobre suas necessidades de pessoal.

Anote em um calendário quais turnos têm muitos clientes esperados e quais turnos são particularmente lentos.

Se você passar por meses agitados, funcionários temporários ou sazonais podem ser uma opção.

Pesquise as preferências dos funcionários

Converse com seus colaboradores sobre sua disponibilidade e mantenha registros claros de quais turnos eles podem trabalhar.

Alguns funcionários podem ter limites de horário, especialmente se forem estudantes ou responsabilidades familiares, por exemplo.

Outros podem ser mais flexíveis e capazes de preencher qualquer turno.

Depois de ter a disponibilidade de cada funcionário, faça uma planilha para ver se há alguma lacuna significativa.

Por exemplo, se nenhum dos seus funcionários estiver disponível para trabalhar numa sexta-feira, mas você tiver mais pessoas do que o necessário disponível nos outros dias, talvez precise contratar funcionários com disponibilidades diferentes ou realizar uma reunião de equipe para decidir como preencher as lacunas.

Revise as programações anteriores

Reúna cronogramas anteriores e estude-os para ter uma ideia do que funciona e do que não funciona.

Procure padrões anotando a frequência com que os funcionários precisam mudar de turno e quem acaba trabalhando em cada horário.

Compare o cronograma original que você criou com quem realmente trabalhou em cada turno e identifique o que causou as mudanças.

A revisão de cronogramas antigos pode ajudá-lo a fazer pequenos ajustes para que você possa criar um cronograma funcional e preciso na primeira tentativa.

Crie um plano para substituições

Determine se os funcionários precisam obter aprovação prévia antes de trocar de turno ou se podem simplesmente enviar mensagens de texto aos colegas de trabalho para trocar atribuições de horário.

Esteja dentro da Lei

O não cumprimento da legislação resultar em multas caras.

Pesquisar as leis associadas a cada tipo de escala de trabalho que você está considerando pode ajudar a garantir que você não tenha problemas de conformidade futuramente.

Use sistemas

Automatize seu processo de agendamento usando ferramentas on-line.

Simplifique o processo com um aplicativo que seus funcionários possam baixar para visualizar sua agenda, turnos trabalhados e solicitação de folgas.

Publique a programação

Defina um dia específico da semana em que você publicará a programação para que os funcionários saibam quando começar a planejar a semana.

Comunicar o cronograma é tão importante quanto criá-lo.

Dê aos funcionários tempo suficiente para examinarem, publicando o cronograma final com antecedência.