Desligamento da Empresa: Como lidar da Melhor Forma

Não precisar demitir um funcionário é sempre preferível e os esforços para tornar os trabalhadores colaboradores valiosos para a organização devem começar quando os funcionários são integrados.

Novas contratações devem ter uma compreensão clara das expectativas de trabalho. Organizações com políticas de local de trabalho claras e bem comunicadas evitam mal-entendidos.

As políticas devem ser revisadas com a equipe periodicamente para que todos os funcionários entendam as melhores práticas e expectativas da organização.

A decisão de demitir um funcionário deve ser tomada somente após esgotadas outras opções.

É preciso dar a ele o benefício da dúvida e os recursos apropriados para torná-lo bem-sucedido. Pode haver circunstâncias que você desconhece e que mudariam sua decisão. Mas se for inevitável, algumas precauções devem ser tomadas.

Antes de demitir alguém, verifique se você tem tudo em ordem e está conduzindo o processo da maneira certa.

Demitir com muita pressa ou sem tomar as devidas providências pode levar a uma situação desconfortável ou até mesmo questões legais que podem prejudicar seus negócios.

O que é desligamento da empresa?

O processo de desligamento refere-se às etapas e procedimentos que os empregadores devem concluir para demitir formalmente um colaborador.

Esse processo é sensível ao tempo e geralmente envolve a colaboração entre vários departamentos e equipes, como TI, RH, gerentes, folha de pagamento e benefícios, portanto, a comunicação e a centralização de informações importantes são necessárias.

As rescisões de funcionários podem ser resultado de desempenho insatisfatório consistente, violações repetidas das políticas da empresa ou códigos de conduta, reestruturação ou redução de pessoal.

Quando acontece o processo de desligamento?

Normalmente, existem etapas que as empresas executam antes que um funcionário seja demitido, o que inclui:

• rever as expectativas estabelecidas durante sua integração;
• ter conversas francas com o funcionário;
• treinar o funcionário através de etapas para melhoria;
• colocar funcionários em planos de melhoria de desempenho;
• definir metas para ajudar a motivar o funcionário.

Se depois de tudo isso o funcionário não melhorar ou não cumprir as metas descritas, o empregador geralmente inicia o processo oficial de rescisão informando o funcionário sobre a decisão da empresa e por que decidiu encerrar o contrato de trabalho.

Importância de políticas e procedimentos estruturados de desligamento da empresa

Os principais benefícios de uma política de rescisão estruturada e padronizada é proteger os empregadores de possíveis questões ou responsabilidades legais.

Por exemplo, dependendo do contrato de trabalho, das leis trabalhistas ou acordos sindicais, demitir um funcionário sem causa ou motivo pode ser razão para uma ação judicial contra o empregador.

A demissão é um processo emocional ao qual os funcionários demitidos podem não responder bem. Afinal, quem quer ouvir que está sendo demitido?

Políticas e procedimentos claros de rescisão garantem que não haja uso indevido de informações internas ou confidenciais, protegem a propriedade intelectual e evitam o roubo de propriedade, como computadores ou equipamentos fornecidos pela empresa.

Com uma política de rescisão estabelecida, o cumprimento das leis trabalhistas é garantido e os empregadores podem fornecer transparência aos funcionários sobre o desempenho e as ações disciplinares que podem ser tomadas.

Etapas e lista de verificação do processo de desligamento da empresa

Embora cada caso deva ser analisado individualmente, a seguir está uma estrutura do processo de rescisão e as etapas que precisam ser executadas, dependendo do motivo da rescisão.

Processo de rescisão por mau desempenho ou má conduta

Etapa 1: Identifique e comece a documentar problemas de desempenho ou conduta.

A documentação é um aspecto crítico do processo de rescisão.

Quer se trate de avaliações de desempenho, notas do gerente ou feedback da equipe, o mau desempenho ou conduta deve ser documentado no momento em que for percebido e em todas as instâncias em que ocorrer.

Além de documentar os padrões, certifique-se de anotar todas as conversas corretivas que tiveram com o funcionário.

Etapa 2: alertar os funcionários sobre os problemas.

Os funcionários devem estar cientes de quaisquer ações ou problemas relacionados ao desempenho, especialmente se for uma questão ou preocupação facilmente solucionável.

Indique aos funcionários o manual do funcionário para lembrá-los da política ou código de conduta da empresa.

Este aviso formal também devem ser documentado, bem como a data em que o funcionário foi notificado.

Para problemas de desempenho, coloque os funcionários em um plano de melhoria e oriente-os sobre como melhorar.

Os empregadores podem oferecer oportunidades, se acreditarem que o funcionário é capaz de aprender e crescer.

Esse plano de melhoria é um acordo formal entre o funcionário e o gerente para aprender, melhorar e atingir determinados marcos e praticar a responsabilidade.

Se nenhuma mudança ocorrer no desempenho ou na conduta e for do interesse da empresa demitir o funcionário, o processo formal de rescisão será iniciado.

Etapa 3: Se a rescisão for necessária, conecte-se com RH, TI e folha de pagamento para resolver os detalhes administrativos.

Comece redigindo uma carta oficial de rescisão que inclua o motivo da rescisão e o último dia de trabalho para ajudar os departamentos de RH, TI e folha de pagamento a realizar as próximas mudanças que precisam ser feitas.

Etapa 4: finalize a papelada e planeje as próximas etapas.

Além de finalizar a papelada de saída, os gerentes devem começar a avaliar pelo que o funcionário é responsável e os projetos em andamento dos quais fazem parte para determinar a melhor maneira de transferir, assumir ou distribuir tarefas.

Se o plano é contratar um substituto, agora é a hora de começar a elaborar uma descrição do cargo e determinar as qualificações e qualidades do candidato ideal.

Etapa 5: reúna-se com o funcionário e instrua-o sobre as próximas etapas.

As rescisões não são fáceis e é importante considerar como o funcionário demitido pode estar se sentindo.

Alguns podem se sentir surpresos com a notícia, outros nem tanto. Não importa a reação, para garantir que a reunião e a dispensa sejam amigáveis, é melhor manter a reunião focada e direta.

Agradeça ao colaborador pelo seu trabalho e liste os motivos da rescisão para que fique claro por que a decisão foi tomada.

Funcionários demitidos geralmente saem imediatamente, mas alguns empregadores podem permitir que voltem fora do horário para limpar seu espaço de trabalho.

Qualquer que seja a decisão, informe o funcionário.

Informe se os benefícios serão rescindidos imediatamente ou se a empresa fornecerá benefícios estendidos.

Avise sobre quando eles podem esperar o pagamento final e o que será refletido nesse valor.

Verifique a logística de devolução dos equipamentos, caso trabalhem remotamente.

Se o funcionário se sentir confortável e disposto, considere perguntar se ele está disponível para uma entrevista ou pesquisa de desligamento.

Se a resposta for não, respeite seu desejo e prossiga com a rescisão.

Etapa 6: revogar acesso, proteger informações confidenciais e coletar propriedades da empresa.

Antes de um funcionário sair, o acesso ao local de trabalho, físico e eletrônico, deve ser desconectado ou desativado.

O departamento de TI geralmente é responsável por desativar o acesso ao computador.

Também é comum que os gerentes obtenham acesso ao computador do funcionário demitido para classificar e coletar arquivos pertencentes ao ex-funcionário.

Como as rescisões são sensíveis ao tempo, coordene com a equipe de TI para determinar quando o acesso do funcionário deve ser revogado e quando/como o equipamento deve ser coletado, no caso de trabalhadores remotos.

Etapa 7: Comunique-se com o restante da equipe.

A etapa final no processo de rescisão é informar os colegas de trabalho do ex-funcionário sobre sua demissão.

Dependendo da natureza da rescisão, pode ser melhor redigir uma declaração oficial para que os colaboradores sejam informados da situação sem vazar nenhuma informação que possa ser confidencial ou delicada.

Melhores práticas para realizar o desligamento de um funcionário

O desligamento de um funcionário é uma situação sensível e que requer cuidado e profissionalismo.

Aqui estão algumas melhores práticas para serem consideradas ao demitir um colaborador:

Planejamento prévio

Antes de iniciar o processo de desligamento, planeje-o cuidadosamente.

Defina uma data e horário adequados, escolha o local apropriado e identifique as pessoas envolvidas no processo.

Comunicação clara e direta

Ao comunicar a decisão ao funcionário, seja claro e objetivo, evitando ambiguidades.

Explique os motivos por trás do desligamento de forma respeitosa, destacando aspectos relacionados ao desempenho ou mudanças na organização.

Privacidade

Respeite a privacidade do funcionário e garanta que a conversa seja realizada em um ambiente privado, longe dos demais colegas de trabalho.

Isso ajuda a evitar constrangimentos e preserva a dignidade do colaborador.

Empatia

Demonstre empatia e considere o impacto emocional que o desligamento pode ter sobre o funcionário.

Mostre compreensão e ofereça suporte durante esse momento difícil, como disponibilizando recursos de apoio emocional.

Documentação

Certifique-se de ter toda a documentação necessária pronta, incluindo a carta de demissão ou rescisão do contrato de trabalho, descrição das obrigações financeiras, benefícios e quaisquer acordos adicionais que precisem ser discutidos.

Finalização adequada

Explique detalhadamente os próximos passos após o desligamento, como a entrega de pertences da empresa, informações sobre benefícios, acertos financeiros e os procedimentos de encerramento do contrato.

Confidencialidade

Informe ao funcionário sobre a importância da confidencialidade após o desligamento.

Isso envolve manter em sigilo as razões específicas da demissão e qualquer informação confidencial da empresa.

Acompanhamento pós-desligamento

Após o desligamento, acompanhe o funcionário para garantir que ele receba qualquer suporte adicional necessário, como orientação para busca de emprego, referências ou recomendações profissionais, se aplicável.

Comunicação interna

Comunique o desligamento de forma adequada dentro da empresa.

Mantenha a equipe informada sobre as mudanças e explique como o trabalho do funcionário será distribuído ou realocado.

Aprendizado organizacional

Após o desligamento, analise as circunstâncias que levaram à demissão e identifique oportunidades de melhoria interna.

Considere a possibilidade de implementar programas de desenvolvimento de habilidades ou processos de feedback para evitar situações similares no futuro.

Vale lembrar que cada situação é única e pode exigir abordagens específicas.

As melhores práticas mencionadas acima fornecem uma base sólida para realizar o desligamento de um funcionário com respeito, empatia e profissionalismo, minimizando possíveis impactos negativos tanto para o colaborador quanto para a empresa.

Erros a serem evitados no momento de desligar um funcionário

Realizar o desligamento de um funcionário é uma tarefa que deve ser realizada com muito cuidado e atenção a certos fatores para que não ocorram problemas futuros, sejam de ordem pessoal ou legal.

Aqui estão alguns erros que devem ser evitados:

Falta de comunicação clara

É essencial fornecer uma explicação clara e detalhada sobre os motivos que levaram ao desligamento do funcionário.

Evite ser vago ou ambíguo, pois isso pode gerar confusão e ressentimento.

Desrespeito e insensibilidade

É importante tratar o funcionário com respeito e consideração durante todo o processo de desligamento.

Evite fazer comentários ofensivos, usar linguagem inadequada ou menosprezar o trabalho do colaborador.

Ausência de apoio

Ao comunicar a demissão, é importante demonstrar empatia e oferecer suporte ao funcionário.

Isso pode incluir ajudar na transição de carreira, fornecer referências profissionais ou oferecer recursos para auxiliar na busca por um novo emprego.

Não preparar-se adequadamente

Antes de realizar a demissão, é fundamental preparar-se devidamente.

Certifique-se de ter todas as informações relevantes, como documentos relacionados ao desempenho do funcionário, para embasar sua decisão.

Além disso, planeje o momento e o local adequados para a conversa.

Falta de feedback construtivo

Durante o processo de desligamento, é importante oferecer feedback construtivo ao funcionário.

Explique as razões específicas que levaram à decisão e forneça exemplos claros para que ele possa entender e, se possível, melhorar no futuro.

Não considerar alternativas

Antes de tomar a decisão final de demissão, é importante considerar todas as alternativas possíveis.

Avalie se há outras opções viáveis, como realocação interna, treinamento adicional ou mudanças nas responsabilidades do cargo, que possam ajudar a corrigir a situação.

Ignorar a legislação trabalhista

Ao demitir um funcionário, é crucial conhecer e seguir as leis e regulamentações trabalhistas aplicáveis.

Certifique-se de cumprir os prazos de aviso prévio, pagar quaisquer benefícios devidos e seguir as diretrizes relativas às rescisões contratuais.

Vazamento de informações confidenciais

Durante o processo de demissão, tome cuidado para não compartilhar informações confidenciais sobre a empresa ou outros funcionários.

Mantenha a privacidade do funcionário demitido e evite qualquer tipo de fofoca ou indiscrição.

Não finalizar adequadamente

Após comunicar a demissão, é importante garantir que todos os aspectos práticos sejam devidamente concluídos.

Isso inclui a devolução de pertences pessoais, a coleta de chaves ou cartões de acesso e a orientação sobre o processo de desligamento administrativo.

Não avaliar a cultura da empresa

Ao desligar um funcionário, leve em consideração o impacto que essa decisão pode ter na cultura da empresa.

Avalie como essa ação será percebida pelos outros colaboradores e considere se é necessário tomar medidas adicionais para preservar o moral e a motivação da equipe.

Em qualquer situação de desligamento, é importante buscar orientação legal e seguir as políticas internas da empresa para garantir um processo justo e ético.

O que diz a CLT sobre desligamento de funcionário?

No que diz respeito à demissão de um trabalhador, a CLT estabelece algumas diretrizes importantes.

De acordo com a lei, existem duas formas principais de demissão: a demissão sem justa causa e a demissão por justa causa.

Demissão sem justa causa

O empregador tem o direito de rescindir o contrato de trabalho a qualquer momento, desde que não haja uma justificativa específica para a demissão.

O empregador deve comunicar a demissão ao trabalhador com antecedência mínima de 30 dias, ou pagar um salário correspondente a esse período caso opte pela dispensa imediata.

Além disso, o empregador deve pagar as verbas rescisórias ao trabalhador demitido, incluindo aviso prévio, se não cumprido, saldo de salário, férias proporcionais + 1/3, décimo terceiro salário proporcional e, se aplicável, o saque do Fundo de Garantia do Tempo de Serviço – FGTS, acrescido de multa de 40%.

Demissão por justa causa

A demissão por justa causa ocorre quando o trabalhador comete uma falta grave, descumprindo suas obrigações contratuais de forma significativa.

As situações que podem levar à demissão por justa causa estão previstas no artigo 482 da CLT e incluem, por exemplo, atos de improbidade, indisciplina, insubordinação, abandono de emprego, embriaguez habitual, entre outras.

Nesse caso, o empregador pode demitir o trabalhador imediatamente, sem a necessidade de aviso prévio nem o pagamento de algumas verbas rescisórias, como o aviso prévio indenizado e o pagamento de férias proporcionais + 1/3.

A CLT também prevê outras formas de demissão, como a demissão por acordo entre empregado e empregador, modalidade introduzida pela Reforma Trabalhista de 2017 e a demissão por culpa recíproca.