Você Conhece Todas as Rotinas de Departamento Pessoal?

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O departamento pessoal é encarregado de realizar processos burocráticos que tem relação com as questões trabalhistas. Registros do quadro de funcionários, pagamentos, exigências legais trabalhistas, passar informações para os órgãos competentes e recolher tributos específicos, por exemplo.

Diariamente o departamento pessoal segue algumas rotinas que necessitam ser cumpridas com toda a atenção. Um simples erro pode prejudicar tanto os funcionários como a empresa.

Neste artigo você vai conferir as principais rotinas do DP e entender como funciona o trabalho desse setor tão importante em uma companhia.

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Admissão de funcionários

É o departamento pessoal que cuida do processo de admissão dos funcionários. Ele que realiza todo o processo burocrático, como o exame de admissão, elaboração e assinatura do contrato, anotações na CTPS e abertura de registro do funcionário junto ao Ministério do Trabalho. Ficando responsável também pela abertura de conta salário, geração de número de registro de ponto, arquivo de documentos e anotações CLT.

A parte mais importante desse processo burocrático é o registro trabalhista, pois é preciso que a carteira de trabalho seja assinada segundo a lei, devendo haver muita atenção para não haver nenhum erro. Através do registro trabalhista a empresa cumpre a lei e evita problemas com a Justiça do Trabalho.

É o DP que também tem como função incluir o relógio de ponto, entregar o crachá ao funcionário e fazer sua integração. Assim deixando o novo colaborador tranquilo para realizar seu trabalho sem qualquer preocupação com a parte burocrática.

Organização das seleções

É o DP que também fica incumbido de organizar as seleções de novos funcionários, realizando todo o processo de seleção e admissão.

Primeiramente é definido o perfil desejado e é aberta a vaga. É o departamento pessoal que também decide se o recrutamento será interno ou externo, as atribuições do cargo, pacote de remuneração e onde serão colocados os anúncios da vaga.

Em seguida é realizada a coordenação de todas as fases do processo seletivo, como a triagem dos currículos, aplicação de testes, dinâmicas em grupo, entrevistas com RH e conversas com os gestores.

Tudo é feito em conjunto com o departamento de Recursos Humanos, sendo esse um processo essencial para a empresa, pois através da seleção correta é possível adquirir profissionais de valor que vão contribuir para o sucesso do negócio.

Administração da folha de pagamento

É também o DP que faz a administração da folha de pagamento, sendo necessário realizar o cálculo preciso dos salários, benefícios, adicionais, gratificações, descontos e recolhimentos de encargos sociais e trabalhistas.

A folha de pagamento é um dos processos mais trabalhosos para o departamento pessoal, uma vez que é realizado o controle e cálculo dos pagamentos dos salários e benefícios de toda a equipe empresarial.

Por isso muitas vezes as empresas preferem contratar uma assessoria contábil para que o processo seja mais completo e com menos risco de haver erros. Pois caso haja algum erro pode prejudicar tanto a empresa como o funcionário.

Controle da jornada de trabalho

O departamento pessoal também realiza o controle da jornada de trabalho, dessa forma é possível identificar se há necessidade de pagar horas extras, adicional noturno ou mesmo irregularidades como faltas e atrasos.

Isso também é importante para assegurar a empresa juridicamente, evitando possíveis demandas trabalhistas ou irregularidades que possam despertar a atenção da Justiça do Trabalho.

Além disso, há alguns cargos que possuem um horário limite na jornada como no caso do estagiário, por exemplo, e por isso é necessário haver um controle.

Através do controle também é possível analisar a produtividade da equipe, a assiduidade e realizar a organização de escalas de trabalho.

O controle da jornada de trabalho é realizado através dos dados do relógio de ponto ou timesheet de cada funcionário, vai variar de acordo com o método utilizado pela companhia.

Gerenciamento de férias, licenças e afastamento

Para ser realizado o processamento da folha é necessário ter controle sobre algumas informações como férias, licenças e afastamentos.

Além disso, acompanhar períodos de férias é uma exigência legal, sendo extremamente relevante para o engajamento das equipes de trabalho, de forma que o afastamento temporário de um funcionário não atrapalhe o desempenho do grupo.

As datas das férias devem atender às necessidades tanto da empresa quanto do trabalhador, sendo necessário organizar um calendário para não haver defasagem na equipe, principalmente durante a realização de projetos importantes.

De acordo com a lei as férias devem ser concedidas nos 12 meses consecutivos ao ano trabalhado e antes que vença o segundo ano. Para facilitar o trabalho existem softwares e aplicativos que automatizam o agendamento das férias, assim ajudando o DP a se organizar melhor.

Cálculo e pagamento de encargos sociais e trabalhistas

O departamento pessoal também realiza o recolhimento de encargos sociais e trabalhistas, o que é obrigatório pela lei. Caso essa exigência não seja cumprida pode provocar sanções pesadas para a companhia e danos aos funcionários.

Os encargos sociais se referem aos benefícios indiretos dos colaboradores como FGTS e INSS, e entre os encargos trabalhistas se encontram os recolhimentos direcionados diretamente aos funcionários como 13º salário, adicionais e férias.

Além disso, cabe ao departamento pessoal realizar o contato direto com os representados sindicais de cada categoria. Dessa forma consegue acompanhar as convenções coletivas e repassa aos funcionários a cobrança do imposto anual relacionados à seus setores de atuação.

Ter uma boa relação com os sindicatos também faz parte do papel do DP, dessa forma é possível chegar a um acordo quanto à remuneração dos profissionais, pois cabe aos sindicatos garantir aumentos de salário e boas condições de trabalho.

Prestação de informação aos órgãos públicos

Também cabe ao departamento pessoal prestar informações aos órgãos públicos que solicitam alguns dados sociais, como:

  • Recolhimento do FGTS e SEFIP que é pedido pela Previdência Social;
  • Relação Anual de Informações Sociais (RAIS) que é pedido pelo Ministério do Trabalho;
  • Cadastro Geral de Empregados e Desempregados (CAGED);
  • Declaração do Imposto de Renda Retido na Fonte (DIRF) que é solicitado pela Receita Federal.

 

Acompanhamento da legislação trabalhista

Outra atividade que faz parte dessa rotina é acompanhar a legislação trabalhista, uma vez que é preciso ter um conhecimento aprofundado sobre esse assunto, principalmente sobre a Consolidação das Leis do Trabalho (CLT).

Dessa forma é possível manter a empresa atualizada em relação aos acordos e tipos de contratos permitidos, assim garantindo os direitos e deveres dos funcionários. Assim sendo é possível evitar processos trabalhistas.

Além das leis e regulamentos trabalhistas cabe ao DP realizar todos os procedimentos necessários para cumpri-las e para a classificação dos documentos do novo funcionário.

Demissão de funcionários

Assim como o departamento pessoal realiza a admissão de funcionários também cabe a ele realizar o processo de demissão. Ele se baseia no exame demissional, rescisão do contrato, anotação na carteira de trabalho, cálculo dos valores de acordo com o tipo de demissão e acerto final.

Quando é o funcionário que pede demissão é recomendado que o departamento pessoal verifique os motivos da sua saída. Assim é possível realizar um planejamento interno para melhorar e aumentar a retenção de talentos.

Gestão de benefícios

Também faz parte da rotina do departamento pessoal realizar a gestão dos benefícios dos funcionários como plano de saúde e odontológico, vale alimentação, vale farmácia, vale transporte, vale combustível, bolsa de estudos, entre outros.

Para definir os benefícios é necessário realizar avaliações de desempenho, questionários sobre a satisfação, entre outros recursos que possam mostrar os desejos dos profissionais.

Essa prática tem como objetivo manter o equilíbrio nos cargos da empresa através da retenção de talentos e diminuição da rotatividade de pessoal (turnover).

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Por que o departamento pessoal é importante para a empresa?

Como podemos perceber o departamento pessoal realiza várias tarefas importantes dentro da empresa. Sendo um trabalho essencial uma vez que cabe a esse setor cuidar dos processos burocráticos e manter a organização da documentação funcional.

O departamento pessoal deve cuidar para que nenhum documento falte na parte ou arquivo correspondente a qualquer funcionário. Pois geralmente os gestores dos outros setores procuram o departamento para saber informações sobre algum funcionário. Como por exemplo: data de admissão, número de faltas, registro de pontos, mudanças salariais, entre outros.

Dessa maneira podem tomar decisões importantes acerca do funcionário como realizar uma promoção ou demissão.

Pois é o departamento pessoal que tem todos os dados com exatidão, algo que é difícil o líder de uma equipe guardar, ainda mais se houver um grande número de pessoas que sejam subordinadas a ele.

Contando com as informações precisas é possível tomar decisões de forma mais rápida e acertada.ter os órgãos públicos informados. Dessa forma evitando processos judiciais que podem prejudicar a empresa.

Além disso, o departamento pessoal também tem um papel importante ao tomar conta dos encargos sociais e trabalhistas e manter os órgãos públicos informados, dessa forma evitando processos judiciais que podem prejudicar a empresa.

Como você pode ver o departamento pessoal é essencial em uma empresa e conta com rotinas de trabalho que exigem todo o cuidado e atenção.

Podemos dizer que uma empresa dificilmente sobrevive sem um departamento pessoal. Isso porque é ele que cuida para que todo o processo burocrático seja realizado e todos os dados estejam registrados e documentados. Evitando dessa forma, problemas tanto para a empresa como para o trabalhador.

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