Melhor Método de Controle de Ponto em Pequenas Empresas

Com tantas tarefas no dia a dia, pode ser desafiador monitorar os horários de entrada e saída dos funcionários, principalmente em pequenas empresas.

No entanto, essa prática é fundamental.

O registro de ponto desempenha um papel crucial no cumprimento das leis trabalhistas, na prevenção de atrasos, na promoção da produtividade e na supervisão das horas extras, possibilitando um controle mais eficaz das finanças da empresa.

A CLT estabelece a obrigatoriedade de controle de ponto, que pode ser feito de forma manual, mecânica ou eletrônica, para empresas com um quadro de mais de 20 funcionários.

Portanto, mesmo as empresas de menor porte devem considerar a implementação de um sistema de registro de ponto, a fim de gerenciar de forma mais eficaz os horários dos colaboradores e prevenir possíveis questões trabalhistas no futuro.

Neste artigo, você encontrará informações relevantes sobre o controle de ponto, além de saber como escolher o melhor método de controle de ponto para sua pequena empresa.

Controle de ponto: o que é?

A gestão da jornada de trabalho dos funcionários em uma empresa é efetuada por meio do controle de ponto, no qual os colaboradores registram seus horários de entrada, saída, pausas e retorno.

Dessa forma, a organização consegue supervisionar integralmente a carga horária, assegurando que os funcionários estejam em conformidade com os termos estipulados em seus contratos de trabalho.

Além disso, esse controle facilita a gestão das horas extras e do banco de horas, entre outras funcionalidades.

O controle de ponto desempenha um papel fundamental no apoio à eficiência operacional da empresa e no cumprimento das leis trabalhistas relacionadas à jornada de trabalho dos colaboradores.

Esta prática não é uma novidade. Ela teve sua origem durante a Revolução Industrial, no período entre 1930 e 1940.

Naquela época, as indústrias designavam um funcionário para supervisionar o relógio de ponto, enquanto os outros trabalhadores se ocupavam com as tarefas de mão de obra.

À medida que o tempo avançou, as maneiras de registrar o ponto foram evoluindo.

Diversos métodos foram desenvolvidos, tais como o uso de livros de ponto, sistemas mecânicos, dispositivos eletrônicos e até mesmo soluções online.

Importância do controle de ponto

Cada funcionário possui um horário de trabalho definido através do contrato.

No entanto, a gestão de banco de horas, horas extras, atrasos e ausências é uma tarefa bastante complexa que, quando realizada manualmente, apresenta um alto risco de erros.

Portanto, a implementação de um sistema de controle de ponto é essencial para realizar cálculos precisos relacionados aos direitos trabalhistas, horas compensatórias, horas extras e férias de cada colaborador.

Com a adoção do controle de ponto, os funcionários devem registrar suas entradas, saídas, pausas e horas extras, o que permite elaborar a folha de pagamento de forma precisa, evitando prejuízos financeiros e questões legais para a empresa.

Controle de ponto em pequenas empresas: é obrigatório?

Não. Conforme estabelecido no parágrafo 2º do artigo 74 da CLT, somente empresas com mais de 20 funcionários têm a obrigação de registrar o controle de ponto:

“Art. 74 § 2º – A anotação da hora de entrada e saída é obrigatória para estabelecimentos com mais de 20 (vinte) trabalhadores, sendo permitida a utilização de registros manuais, mecânicos ou eletrônicos, de acordo com as orientações emitidas pela Secretaria Especial de Previdência e Trabalho do Ministério da Economia, com a possibilidade de pré-assinalação do período de repouso.”

No entanto, essa determinação não proíbe que pequenas empresas com menos funcionários optem por adotar essa prática de monitoramento.

De fato, especialistas recomendam que pequenas empresas considerem a implementação do controle de ponto, proporcionando uma gestão mais eficiente de pessoal, finanças e outros processos organizacionais.

Por que fazer controle de ponto em pequenas empresas?

O controle de ponto, mesmo em pequenas empresas, desempenha um papel crucial na gestão eficaz de recursos humanos.

Aqui estão algumas das principais razões para implementar esta prática:

Registro preciso das horas trabalhadas

• evita erros no cálculo de horas trabalhadas;
• assegura que os funcionários sejam pagos de acordo com o tempo efetivamente trabalhado.

Cumprimento da legislação trabalhista

• ajuda a empresa a cumprir as leis trabalhistas locais e nacionais;
• evita potenciais litígios legais e multas por não seguir regulamentações.

Controle de horas extras

• permite o monitoramento das horas extras dos funcionários;
• evita despesas excessivas com pagamento de horas extras não autorizadas.

Aumento da produtividade

• identifica padrões de horário dos funcionários;
• ajuda a otimizar a programação de pessoal para cobrir as demandas de trabalho.

Redução de erros de pagamento

• evita pagamentos em excesso ou insuficientes;
• melhora a precisão no cálculo de salários e benefícios.

Controle de ausências e atrasos

• facilita o rastreamento de faltas e atrasos.
• permite tomar medidas corretivas quando necessário;

Tomada de decisões baseadas em dados

• fornece informações para análise de desempenho dos funcionários;
• ajuda na tomada de decisões relacionadas a contratações, demissões e promoções.

Transparência e confiança

• cria um ambiente de trabalho transparente;
• estabelece confiança entre a empresa e os funcionários, mostrando que o tempo de trabalho é valorizado.

Gestão de recursos financeiros

• ajuda na previsão e controle dos gastos com folha de pagamento;
• contribui para a saúde financeira da empresa.

Facilita auditorias e fiscalizações

• simplifica o processo de fornecer registros de horas para auditorias fiscais ou trabalhistas;
• demonstra conformidade com requisitos regulatórios.

Automatização e eficiência

• reduz a carga de trabalho administrativo manual;
• permite que a empresa adote sistemas de controle de ponto automatizados.

Melhora a satisfação dos funcionários

• garante que os funcionários sejam pagos corretamente;
• promove um ambiente de trabalho justo e equitativo.

Conformidade com políticas internas

• permite que a empresa aplique consistentemente suas políticas de horas de trabalho;
• evita discrepâncias entre diferentes equipes ou funcionários.

O que diz a Lei?

Até o ano de 2019, a legislação estabelecia que todas as empresas com mais de 10 funcionários tinham a obrigação de manter um sistema de controle de jornada.

No entanto, em 20 de setembro de 2019, a Lei da Liberdade Econômica foi promulgada, alterando essa regra com o objetivo de oferecer maior liberdade jurídica às empresas.

A partir desse momento, o controle de jornada passou a ser obrigatório somente para empresas e organizações que contassem com mais de 20 colaboradores, conforme estipulado no parágrafo 2º do artigo 74 da CLT.

A lei permitiu que esse sistema de controle registrasse apenas eventos excepcionais, como atrasos, horas extras, intervalos, férias e faltas, sendo denominado “ponto por exceção.”

Contudo, para que esse tipo de registro seja válido, é necessário que haja um acordo individual entre o colaborador e a empresa, ou que esteja em conformidade com uma convenção coletiva ou um acordo coletivo de trabalho.

O controle de jornada garante tanto ao empregador quanto aos funcionários a supervisão das horas extras a serem remuneradas ou compensadas, além de auxiliar no cumprimento dos intervalos intrajornada e interjornada.

Melhor método de controle de ponto para pequenas empresas: como escolher?

De acordo com o artigo 74 da CLT, o registro de frequência dos funcionários pode ser conduzido de três maneiras distintas: manual, mecânica ou eletrônica.

A escolha entre essas opções depende das necessidades individuais de cada empresa.

No entanto, a adoção de sistemas eletrônicos de controle de ponto frequentemente surge como a alternativa mais vantajosa, devido à segurança aprimorada e à eficiência na entrega de dados precisos.

Quando se trata de monitoramento eletrônico, várias técnicas podem ser empregadas, como a biometria, cartões de ponto, senhas ou reconhecimento facial, todas elas dificultando significativamente a possibilidade de fraudes.

Uma solução igualmente promissora, especialmente para pequenas empresas, é o controle de ponto digital, que implica na automatização e digitalização dos dados, encaminhando-os para a nuvem.

Isso significa que não há necessidade de máquinas específicas ou conexões por cabo, uma vez que os funcionários podem registrar o ponto por meio de seus dispositivos móveis, tablets, computadores e similares.

Esse formato proporciona uma funcionalidade aprimorada para as empresas, oferecendo maior segurança e simplificando a gestão e contabilização das horas trabalhadas.

O controle de ponto digital, quando implementado por pequenas empresas, permite que a gestão seja realizada de forma remota, representando uma vantagem adicional para equipes que adotam modelos híbridos, trabalho em home office ou que operam como nômades digitais.

Além disso, todos os dados e registros de ponto são armazenados com segurança na nuvem, protegidos contra hackers e fraudes, e disponíveis exclusivamente para os gestores.

Isso garante que os dados não se percam ou sejam violados.

5 métodos de controle de ponto para pequenas empresas

Confira os principais modelos de controle de ponto para você implantar na sua empresa, de acordo com as necessidades do seu negócio.

Livro ponto

O registro manual de ponto, conhecido como livro de ponto, é uma opção para controlar as horas de trabalho, onde os funcionários registram seus horários à mão em tabelas ou livros próprios fornecidos pela empresa.

No entanto, é crucial ressaltar que, apesar de ainda ser amplamente adotado por pequenas e médias empresas devido ao seu baixo custo, não é a escolha mais recomendada.

Isso se deve ao fato de que o livro de ponto permite correções e alterações, o que aumenta o potencial para fraudes.

Além disso, dificulta significativamente o trabalho dos gerentes ao revisar as anotações de cada funcionário, elevando as chances de erros no processo de controle de ponto.

Relógio de ponto cartográfico

É um sistema de controle de horário mecânico, onde o funcionário utiliza um cartão de papel para registrar os seus horários.

No entanto, os registros ainda são feitos de forma manual, o que significa que os gestores devem conferir cada cartão individualmente, o que demanda mais tempo de trabalho e aumenta o risco de erros.

Além disso, esse método também apresenta vulnerabilidades significativas à fraude, já que um colaborador pode registrar o ponto em nome de outro.

Relógio com cartão de identificação

O sistema de registro de ponto com cartão de identificação indiscutivelmente representa a opção mais segura em comparação com as mencionadas anteriormente.

Neste método, o colaborador registra seus horários ao inserir ou aproximar um cartão de identificação contendo sua foto, nome completo e uma tarja ou código de barras exclusivos.

Portanto, essa abordagem se revela mais segura e conveniente tanto para os funcionários quanto para os empregadores.

Isso se deve ao fato de que os registros são armazenados na memória do equipamento, que realiza os cálculos automaticamente e gera relatórios detalhados sobre a jornada de trabalho de cada colaborador.

Entretanto, é importante destacar um ponto negativo desse método, que reside no seu custo potencialmente elevado.

Isso se deve às despesas associadas à instalação e manutenção do aparelho, bem como à reposição de cartões em caso de danos ou perdas por parte dos trabalhadores.

Relógio de ponto biométrico

O relógio de ponto biométrico opera de maneira similar ao relógio de ponto tradicional com cartão de identificação.

No entanto, neste cenário, os funcionários registram seus horários por meio de suas características biométricas.

Isso resulta em economias significativas para as pequenas empresas, uma vez que não é necessário adquirir cartões de identificação, já que a biometria dos funcionários é suficiente.

Além disso, elimina-se a preocupação de funcionários esquecerem, perderem ou danificarem os cartões.

Por outro lado, vale ressaltar que a implementação desse método envolve custos substanciais, uma vez que a empresa precisa adquirir um relógio de ponto equipado com sistema biométrico, o que implica despesas tanto na instalação quanto na manutenção.

Controle de ponto digital

O registro de controle de ponto digital é uma das opções mais vantajosas para pequenas empresas.

Isso se deve ao fato de que, nesse método, a empresa não precisa investir em um relógio de ponto tradicional, uma vez que todos os procedimentos são realizados de forma informatizada.

No sistema de ponto digital, os funcionários têm a facilidade de registrar seus horários por meio de um aplicativo disponível em seus dispositivos móveis, como smartphones, tablets e computadores.

Em outras palavras, eles podem usar seus próprios smartphones para efetuarem os registros.

Com essa abordagem, a empresa não se preocupa com despesas adicionais relacionadas à compra de cartões, fichas, ou dispositivos de registro, entre outros.

Além disso, os gestores podem gerenciar todo o controle de ponto de maneira eficiente por meio de um computador, simplificando e otimizando suas responsabilidades.

Adicionalmente, esse modelo de controle de ponto se mostra particularmente adequado para empresas que possuem funcionários que trabalham remotamente, em regime híbrido ou em locais externos.

Isso se deve ao fato de que os registros podem ser efetuados de qualquer lugar, proporcionando flexibilidade e conveniência.