Comunicação Organizacional: 4 Tipos e Como Aplicar

A comunicação organizacional é um dos pré-requisitos essenciais para a construção de um negócio de sucesso.

Seu impacto no envolvimento dos funcionários, na colaboração, na confiança no local de trabalho e na experiência dos colaboradores torna esse fator uma parte importante de qualquer estratégia eficaz.

Neste artigo, iremos abordar o conceito de comunicação organizacional, seus tipos, bem como as etapas necessárias para implementar uma estratégia de comunicação organizacional bem-sucedida.

O que é comunicação organizacional?

Comunicação organizacional refere-se ao processo de troca de informações, mensagens e significados dentro de uma organização.

É uma área de estudo e prática que se concentra na forma como as organizações criam, compartilham e gerenciam informações interna e externamente.

A comunicação organizacional desempenha um papel crucial no funcionamento eficiente e eficaz de uma organização, independentemente do seu tamanho ou natureza.

Ela é parte integrante de toda organização e desempenha um papel essencial na construção de um negócio de sucesso, além de ser um componente gerencial vital, porque o papel da gestão é fazer planos e dar orientações.

A comunicação em uma organização também molda a maneira como as pessoas se comportam e esse comportamento afeta a forma como elas motivam umas às outras para atingir os objetivos.

Importância da comunicação organizacional

A comunicação organizacional é importante porque impacta áreas como o envolvimento dos funcionários, a satisfação do cliente e a percepção do público.

Funcionários engajados são mais produtivos e aumentam o moral.

Além disso, clientes satisfeitos e uma percepção positiva do público aumentam as vendas e atraem mais atenção para o seu negócio.

A comunicação consistente, profissional e eficaz em todas as direções ajuda a melhorar as operações da sua empresa.

Uma comunicação eficaz cria um ambiente onde seu negócio pode prosperar. Alguns dos benefícios mais valiosos da comunicação organizacional bem-sucedida, incluem:

Ajuda a criar a marca da empresa

É importante para uma empresa ter uma marca estabelecida.

As estratégias de branding criam familiaridade com os clientes, para que eles saibam o que esperar da sua empresa.

Ter uma marca consolidada também facilita a fidelização dos clientes, o que é uma excelente ferramenta para mantê-los e aumentar as vendas.

Permite que os gerentes estabeleçam políticas de pessoal

A criação de políticas internas permite que os funcionários saibam o que o seu empregador espera deles numa ampla variedade de situações de trabalho.

Ao criar uma política, é importante que a empresa desenvolva técnicas para comunicá-la de forma eficaz.

Os gerentes podem ensinar políticas de pessoal em vários meios de comunicação, incluindo um manual do funcionário, memorandos internos ou reuniões de equipe para descrever novas políticas e procedimentos.

Torna mais fácil responder a eventos imprevistos

Embora as empresas busquem estar preparadas para todas as situações, às vezes podem enfrentar eventos inesperados.

Esses eventos podem ser específicos da empresa ou mudanças maiores que exijam uma adaptação generalizada em muitas empresas e indústrias.

Quando surgem circunstâncias que a empresa não planejou, a comunicação organizada eficaz permite uma resposta eficiente para retornar às operações ideais o mais rápido possível, comunicando claramente os novos planos a todos na empresa.

Mantém toda a equipe focada nos mesmos objetivos

Ao trabalhar em um projeto que requer colaboração, uma boa comunicação permite que todos trabalhem juntos para garantir que as tarefas resultem no mesmo produto final.

A comunicação é um processo complexo, que vai desde reuniões formais ou memorandos que definem as responsabilidades de cada membro da equipe até conversas informais entre colaboradores.

Ajuda a manter um espaço de trabalho positivo

Manter o moral dos funcionários elevado cria uma atmosfera que ajuda toda a empresa a ter sucesso.

A comunicação aberta é uma ferramenta poderosa para manter o bem-estar da equipe.

Quando os funcionários entendem quais são suas expectativas e responsabilidades, fica mais fácil para eles atingirem metas e obterem resultados e avaliações positivas, gerando um moral mais elevado.

Facilita a mudança e o crescimento

Uma empresa de sucesso que opera por muitos anos ou décadas geralmente passa por diversas mudanças na forma como funciona.

À medida que o mercado onde ela atua muda, é importante que a empresa se ajuste a ele.

A comunicação organizacional é uma parte vital para se manter atualizado com as melhores práticas modernas.

4 tipos de comunicação organizacional

Uma organização com necessidades de comunicação deve ser capaz de utilizar uma ampla gama de meios e estilos.

Aqui estão quatro categorias de comunicação organizacional:

Comunicação formal e informal

A primeira consideração ao classificar um tipo de comunicação organizacional é se a mensagem está sendo entregue por meio de canais oficiais ou não.

Comunicação formal

A comunicação formal abrange quaisquer atos oficiais da empresa que compartilhem informações.

Isto pode incluir comunicações como uma reunião de pessoal para apresentar um novo produto, um manual da empresa explicando os procedimentos operacionais padrão em um escritório ou um comunicado de imprensa distribuído ao público.

Uma empresa ainda pode apresentar uma ação formal de maneira mais casual, como por meio de postagens em sua conta nas redes sociais.

Comunicação informal

A comunicação informal é qualquer interação fora de uma estrutura de comunicação oficial.

Por exemplo, dois funcionários conversando durante o almoço estão participando de discussões informais.

A comunicação informal é um componente chave da estrutura de comunicação organizada de qualquer empresa.

Quando um membro da equipe tem uma pergunta simples, geralmente é mais eficiente perguntar informalmente a outro funcionário ou ao seu gerente, em vez de seguir um procedimento formal, como enviar um e-mail.

Comunicação direcional

Ao comunicar-se dentro de uma empresa, o status relativo das partes na interação afeta a dinâmica da comunicação.

Comunicação ascendente

A comunicação ascendente indica como a equipe se comunica com funcionários de alto escalão, como por exemplo, um funcionário conversando com seu gerente.

É importante que os colaboradores compreendam as políticas da empresa sobre como se reportarem aos seus superiores.

É igualmente importante que a empresa forneça aos funcionários métodos para compartilhar quaisquer preocupações ou sugestões que tenham com os membros de alto escalão da empresa.

Comunicação descendente

Por outro lado, a comunicação descendente ocorre quando um colaborador se comunica com funcionários abaixo dele na estrutura organizacional.

O objetivo da comunicação descendente geralmente é garantir a melhor ética de trabalho para todos e em todos os níveis.

Comunicação horizontal

Por fim, a comunicação horizontal ocorre entre dois funcionários do mesmo nível hierárquico da empresa.

Esta é muitas vezes a forma mais comum de comunicação, com os colaboradores interagindo com os seus pares e colegas de equipe ao longo do dia.

A comunicação entre os membros da equipe ajuda a aumentar o moral e faz com que os funcionários se sintam mais confortáveis ​​para oferecer ou solicitar ajuda quando necessário.

Oral vs. escrita

O fato de uma empresa compartilhar informações por meio de texto ou áudio é uma consideração importante.

Embora a comunicação escrita e oral tenham suas próprias opções diversas, como a diferença entre um memorando da empresa e um e-mail casual entre colegas de trabalho, ou a diferença entre uma reunião de equipe ou um vídeo de relações públicas, cada uma tem alguns princípios-chave comuns.

Comunicação oral

A comunicação oral lhe dá a oportunidade de flexionar enquanto fala, o que torna as interações mais dinâmicas.

Na comunicação oral, entretanto, é especialmente importante garantir que o comunicador se expresse claramente para evitar qualquer falha de interpretação.

Comunicação escrita

Ao usar a comunicação escrita, a distinção mais importante é a incapacidade de apresentar o tom.

Isso pode remover algumas sutilezas das comunicações, tornando muito importante que você escolha suas palavras com cuidado.

A comunicação escrita muitas vezes se beneficia da brevidade, com parágrafos mais curtos e frases mais adequadas para manter o interesse do leitor.

Interna vs. externa

A consideração final ao comunicar é se você deseja transmitir sua mensagem internamente aos funcionários da empresa ou externamente ao público.

Comunicação interna

Os sistemas de comunicação interna são essenciais para ajudar os funcionários a interagir da forma mais eficaz possível e também podem incluir observações mais sinceras do que mensagens públicas.

Essa prática permite que você forneça informações aos funcionários sem compartilhar nenhum elemento privado ou potencialmente negativo.

Comunicação externa

Uma forte comunicação externa é essencial para construir e manter a clientela.

Uma empresa pode ter regras mais rigorosas para a comunicação externa, a fim de ajudá-la a manter uma imagem pública mais positiva.

Como gerenciar a comunicação organizacional

As estratégias de comunicação organizacional geralmente incluem os seguintes elementos:

• Organização de cima para baixo: a alta administração de uma empresa deve definir o tom dos métodos de comunicação da empresa.
• Treinamento: os funcionários devem ser treinados nas políticas de comunicação e saber se comunicar por meio de aplicativos de mensagens da equipe e videochamadas.
• Manual do funcionário: todo funcionário deve poder consultar um manual que inclua um código de ética, diretrizes sobre comunicação interna e externa e uma política clara de mídia social.
• Métodos para coletar feedback: uma organização pode usar avaliações de desempenho, pesquisas e reuniões de equipe para solicitar feedback dos funcionários.
• Medição de resultados: as organizações usam métricas para medir dados quantitativos e qualitativos, como desempenho e retenção de funcionários, para criar um ambiente de trabalho mais eficaz e agradável. Os resultados recolhidos devem ser usados ​​para criar planos de ação.

Como criar e aplicar um plano de comunicação organizacional

Estabeleça políticas e um plano escrito para orientar as comunicações em toda a empresa. Use estas dicas para ajudar a criar seu plano:

Determine metas

Defina o propósito do seu plano de comunicação.

Isto pode incluir coisas como a criação de uma imagem de marca consistente, o aumento do envolvimento dos funcionários ou a melhoria da produtividade.

Avalie as comunicações atuais

Identifique os pontos fortes e fracos atuais em suas comunicações internas e externas. Você pode usar uma combinação de análises e feedback para coletar informações relevantes.

Por exemplo, você pode observar as análises sobre taxas de abertura para e-mails internos e externos ou pode criar grupos focais e pesquisas de feedback.

Identifique canais de comunicação

Você tem muitos métodos para se comunicar com funcionários e clientes.

Decidir quais usar ajuda a simplificar suas comunicações. Você pode definir diretrizes sobre quando usar canais diferentes.

Por exemplo, você pode usar e-mail para anúncios gerais sobre o local de trabalho, mas exigir comunicação presencial para assuntos delicados.

Alguns canais de comunicação incluem:

Mídia social

As plataformas de mídia social permitem que você alcance um público amplo rapidamente e participe de conversas bidirecionais.

Você também pode criar grupos privados de mídia social para seus funcionários como canal de comunicação.

A criação de uma política detalhada de mídia social estabelece expectativas para uma conduta apropriada.

Aplicativos de mensagens internas

Muitas ferramentas de colaboração e comunicação facilitam o direcionamento de informações a indivíduos ou equipes no escritório. Slack e Jabber são dois exemplos.

Videoconferência

Quer você tenha funcionários remotos ou permita que os funcionários trabalhem em casa ocasionalmente, a comunicação visual permite que eles prosperem.

Acomode suas necessidades comunicativas e colaborativas interagindo por vídeo em vez de e-mail ou mensagens.

Telefone

Ligar para alguém é um método de comunicação tradicional e ainda tem lugar em muitos ambientes empresariais.

Ele pode acelerar a comunicação, eliminando esperas por e-mails ou mensagens de texto, e permite que você conclua uma conversa em um curto espaço de tempo.

E-mail

O envio de e-mail também é uma ferramenta de comunicação rápida e funciona bem para dispersar informações para um grande número de pessoas ao mesmo tempo.

Estabeleça o que pode e o que não pode ser colocado nas mensagens de e-mail.

Por exemplo, informações confidenciais não devem ser enviadas por e-mail devido ao risco de hacking.

Estabeleça diretrizes de mensagens

Um benefício de ter estratégias de comunicação escritas é que elas permitem mensagens consistentes.

Internamente, isso ajuda os funcionários a saber o que esperar.

Externamente, ajuda a construir a imagem da sua marca. Exemplos de diretrizes de mensagens, incluem:

• defina expectativas de tom e profissionalismo nas comunicações;
• estabeleça diretrizes de layout quando aplicável;
• aborde o momento, incluindo a frequência com que certos tipos de comunicação devem acontecer;
• identifique quais tipos de comunicação são úteis e quais devem ser evitados;
• detalhe outras restrições ou práticas recomendadas para comunicações.

Avalie os resultados e faça progresso contínuo

Assim que seu plano de comunicação estiver instalado e funcionando, lembre-se de manter o pé no acelerador.

Consulte seus objetivos e comece a medir seu progresso.

Não importa se você está monitorando o envolvimento dos funcionários, os incidentes de segurança ou o alinhamento organizacional, é importante registrar suas conquistas em cada etapa do processo.

Em seguida, use dados e análises para levar sua estratégia para o próximo nível.

Quer ouvir diretamente da fonte? Você pode coletar feedback transparente sobre como melhorar suas comunicações por meio de uma pesquisa com funcionários.

As etapas acima podem ser mais fáceis de falar do que fazer.

Mas, sem dúvida, colocarão a sua empresa no caminho certo para fornecer comunicações estratégicas que proporcionem valor mensurável.