Workflow de RH: Como Aplicar na Sua Empresa

Toda organização precisa manter uma infraestrutura de processo robusta, especialmente departamentos com muitos processos, como RH, que têm um enorme impacto nos resultados da organização.

Ainda hoje, várias tarefas administrativas repetitivas estão diminuindo a eficiência da gestão de RH.

Muitos líderes gastam de 3 a 4 horas por dia nesse tipo de atividade.

Essas técnicas manuais de gerenciamento de processos criam ineficiências e quedas de produtividade nos departamentos de RH.

O departamento de Recursos Humanos – RH, foi criado com o objetivo principal de cuidar dos colaboradores, que são os clientes mais importantes de uma organização.

No entanto, devido aos processos obsoletos e à abordagem manual, os líderes de RH são impedidos de se concentrar em atividades de alto valor.

Em um setor com muitos processos como o RH, aplicar workflow é o primeiro passo para quem deseja alcançar melhoria e eficiência.

Neste artigo você vai saber como utilizar workflow de RH, seus benefícios e como aplicar na sua empresa.

O que é workflow de RH?

Um workflow de RH ou fluxo de trabalho, é um processo que permite simplificar o gerenciamento de uma tarefa, como contratar novos funcionários, aprovar solicitações de férias e gerenciar o desempenho.

É um conjunto de etapas realizadas em ordem sequencial para concluir uma ação ou processo.

O workflow de RH pode ser usados ​​para tudo, desde revisar currículos até preencher documentos ou enviar e-mails.

Hoje, essa ferramenta tornou-se uma peça-chave para construir um departamento de RH eficiente.

Ela automatiza o processo de aprovação de documentos para atender a um objetivo específico, como licenças, planilhas de horas, pesquisas internas, análises de desempenho, entre outras atividades.

O gerenciamento eficaz do workflow de RH pode acelerar os processos e melhorar sua eficiência, sem comprometer a segurança.

Benefícios do workflow de RH

A implementação de um workflow de RH pode aumentar a produtividade e a eficiência da equipe. Alguns dos maiores benefícios, são:

Gerenciamento de tempo eficiente

A automação do fluxo de trabalho de RH reduz os processos demorados que envolvem a maioria das atividades do setor.

Especificamente, quando um funcionário é contratado ou está deixando o local de trabalho, muita documentação é necessária.

O software de automação economiza tempo para a equipe de RH ao agilizar os processos, o que contribui para o investimento em outras tarefas administrativas que precisam de intervenção humana.

Gestão de Funcionários

Seja uma contratação, com funcionários existentes ou saídas, a equipe de RH precisa realizar uma série de tarefas e cada uma delas possui uma sequência de ações.

É imprescindível manter as informações dos colaboradores rigorosamente em ordem e seguras.

O workflow de RH facilita o processo salvando automaticamente os dados do funcionário em um software baseado em nuvem, onde podem ser convenientemente avaliados, organizados ou recuperados.

RH para as pessoas

Além de proteger os dados dos funcionários, o departamento de RH também tem uma responsabilidade adicional de engajamento social, onde a gestão deve manter um estreito relacionamento cordial com o público externo, como mídia, investidores, clientes, etc., aumentando a visibilidade e valorizando a cultura e imagem da empresa.

Além disso, workflow de RH também inclui a marca e o envolvimento dos funcionários para criar um ambiente de trabalho saudável.

A automação dos processos evita a utilização de documentos complexos e solicitações repetidas, fornecendo um banco de dados organizado para avaliação.

Isso gera tempo para as equipes de RH se envolverem em tarefas mais significativas, como cuidar do ativo mais importante da empresa, que é a força de trabalho.

Documentação organizada

Uma organização compreende vários funcionários e armazenar manualmente os documentos não é nada produtivo.

A documentação é a tarefa mais tediosa para os gerentes de RH, mas também é extremamente importante e, em momentos de urgência, torna-se um desafio recuperar os dados necessários.

Os fluxos de trabalho de RH automatizados salvam todos os detalhes dos funcionários em software baseado em nuvem de maneira organizada, o que cria um backup dos dados e pode ser facilmente recuperado no futuro.

Processos de RH transparentes

O workflow de RH permite transparência dentro da organização.

O membro da equipe obtém detalhes do gerente para a execução das tarefas, avaliação e aprovação, enquanto o gerente obtém informações claras sobre o fluxo de trabalho diário de seus subordinados.

Essa prática revela naturalmente o nível de comprometimento de cada colaborador, facilitando e tornando mais justas as avaliações de desempenho.

Maior colaboração

Alguns processos de RH envolvem a execução de funções entre equipes e unidades de negócios.

Um workflow de RH aprimora a colaboração definindo claramente as funções e criando um fórum para colaboração multifuncional.

Definição do processo

Os modelos de fluxo de trabalho para recursos humanos criam uma estrutura funcional dos processos de RH.

Como resultado, as equipes de RH são capazes de criar processos consistentes com a política e os padrões internos.

Melhor conformidade

Quando os processos de RH são regidos por fluxos de trabalho digitais, a empresa pode aderir a padrões de conformidade mais rígidos.

Independentemente do setor, os modelos de workflow de RH garantem aprovações mais rápidas e maior segurança.

Como aplicar workflow de RH na sua empresa

Os fluxos de trabalho de RH são uma ótima maneira de dividir uma tarefa ou processo em etapas individuais.

Eles são frequentemente ilustrados como um diagrama de uma série de etapas que precisam ser concluídas de forma sequencial.

Isso ajuda os indivíduos a visualizar as etapas que precisam ser executadas para concluir um determinado processo.

Esta ferramenta pode ser extremamente benéfica para a maioria das atividades de recursos humanos e ajudar a simplificar processos complexos, facilitando o trabalho das equipes de RH e colaboradores.

Os sistemas permitem criar fluxos de trabalho personalizados, com configuração específicas, atendendo as necessidades individuais e a cultura exclusiva da empresa.

Como funciona o workflow de RH

Fluxos de trabalho são as etapas que definem seus processos de RH.

Cada processo passa por um fluxo de trabalho de diferentes etapas e os usuários criarão itens definidos pelo modelo do aplicativo.

Por exemplo, um workflow de avaliação de desempenho pode incluir as seguintes etapas:

• Autoavaliação do funcionário: o funcionário preenche sua seção;
• Avaliação por pares: o par completa esta seção;
• Avaliação do gerente imediato: o gerente visualiza as respostas do funcionário e dos colegas e preenche sua seção;
• Revisão de RH: o RH visualiza os envios do funcionário e do gerente e adiciona comentários privados de RH aos registros;
• Revisão concluída: o funcionário recebe o formulário de revisão final de volta.

Cada etapa tem um  participante. No exemplo acima, os participantes são funcionário, colega, gerente e RH.

Na maioria dos sistemas, não há limite para o número de etapas que você pode criar.

É possível ter vários participantes para criar processos complexos, cada um com sua própria visibilidade e permissões de acesso.

Você pode automatizar ainda mais o fluxo de trabalho definindo participantes de etapas de acordo com relacionamentos predefinidos em sua conta.

Se você predefinir o relacionamento do gerente, sempre que um funcionário iniciar uma nova revisão, o participante “gerente” será atribuído automaticamente, permitindo um fluxo de trabalho contínuo entre as equipes.

Você também pode definir regras personalizadas que são acionadas quando o formulário é enviado.

Configurando etapas

Cada etapa tem seu próprio participante.

Não havendo limite para o número de etapas que você pode adicionar ao seu fluxo de trabalho, você pode criar facilmente um processo complexo no qual muitas partes interessadas podem participar.

É possível também controlar a visibilidade de cada seção em cada etapa e selecionar se elas são editáveis, somente leitura ou ocultas para determinados participantes.

Exemplos de workflow de RH

Automatizar os processos de RH pode economizar tempo e dinheiro para uma empresa.

Uma plataforma de trabalho abrangente garante que suas equipes de RH estejam trabalhando de maneira ideal e com o mais alto nível de produtividade.

Você pode criar seus próprios fluxos de trabalho do zero ou replicar workflows prontos existentes no mercado.

Alguns exemplos de workflow de RH, são:

Feedback de treinamento

A principal finalidade do treinamento corporativo é garantir que os trabalhadores tenham o conhecimento e as habilidades necessárias para atender às metas e objetivos do negócio.

Ao coletar feedback, o RH sabe como tornar o treinamento mais eficaz e envolvente para os colaboradores.

Um modelo eficaz de feedback de treinamento faz as perguntas certas para ajudar o RH a saber como melhorar seus programas.

Feedback de entrevista de candidatos

O feedback da entrevista mantém os entrevistadores objetivos e fornece orientações sobre os aspectos importantes da avaliação de candidatos para funções específicas.

Um modelo de feedback de entrevista permite documentação mais rápida, melhor treinamento de gerentes de contratação e fornece feedback objetivo sobre o processo.

Solicitação de treinamento

Normalmente é utilizado pelos chefes de departamento para solicitar treinamento aos membros de sua equipe.

Também é usado quando os funcionários desejam obter a aprovação para participar de eventos de treinamento externos.

O processo determina a rota que cada solicitação segue, desde o início até as aprovações e a conclusão do treinamento.

Feedback dos funcionários

Quando feito da maneira correta, o feedback dos funcionários pode ajudar a criar um ambiente de trabalho mais forte e harmonioso.

O feedback é importante porque ajuda a reforçar o comportamento positivo, quebrar maus hábitos e garantir que as equipes trabalhem juntas em direção aos seus objetivos.

Um modelo de feedback do funcionário permite que os colaboradores compartilhem informações importantes sobre como se sentem em relação ao local de trabalho e o que gostariam de melhorar.

Avaliação de desempenho

Este modelo de workflow de RH permite que os gerentes avaliem o desempenho do funcionário ao longo do tempo para determinar seus pontos fracos e fortes.

Embora o processo de avaliação de desempenho seja diferente dependendo de quem está liderando a revisão e o período de avaliação, ele sempre cobre seções importantes como pontos fortes, áreas de melhoria, conquistas, classificação geral e a área de foco para o próximo período de avaliação.

Candidatura interna

O fluxo de trabalho de candidatura interna é usado quando os funcionários atuais desejam se candidatar a cargos disponíveis em outros departamentos ou unidades do negócio.

O modelo permite que o candidato faça sua candidatura, interaja com o gerente de contratação, adicione anexos e acompanhe sua inscrição até o encerramento.

Referência de funcionário

O modelo de referência ajuda os funcionários a indicar candidatos para vagas disponíveis, recomendando amigos, familiares ou conhecidos em suas redes profissionais.

O modelo oferece uma maneira mais estruturada de organizar como as equipes de RH recebem essas referências, lidam com avaliações, mantêm os candidatos informados e fecham o ciclo.

Saída de funcionários

A saída de funcionários pode ser um procedimento complexo.

Quando um colaborador se demite ou é demitido, as equipes de RH devem garantir que eles sejam mantidos cientes de todos os procedimentos a serem concluídos.

Isso pode incluir transferências departamentais, documentação, devolução de ativos, formalidades de saída e rescisão de folha de pagamento.

Um workflow de desligamento eficaz ajuda a simplificar essas atividades, garantindo que os funcionários tenham uma saída tranquila.

Integração de funcionários

Assim como a saída, a contratação de funcionários geralmente envolve planejamento e papelada significativos.

Um modelo de integração de funcionários diminui o tempo de processamento de documentação e atividades de integração, como assinatura de contratos, preenchimento de registro de ativos, aprovações de acesso, etc.

Também ajuda o RH a garantir que novos funcionários recebam todos os equipamentos necessários e acesso ao sistema em tempo hábil.

Pedidos de férias

Um workflow de RH pode ser usado para aprovar uma solicitação de férias. O objetivo da utilização do software de fluxo de trabalho é acompanhar as ações de cada pessoa ao longo do ciclo de aprovação.

A solicitação de férias é a primeira etapa do processo.

O superior hierárquico do colaborador será informado de que o trabalhador apresentou um pedido de férias, devendo avaliar se o trabalhador dispõe de dias de férias disponíveis e se o período pretendido terá impacto nas operações da empresa.

Caso o período de férias desejado seja viável, o supervisor poderá concedê-lo; caso contrário, o pedido é negado. De qualquer forma, o trabalhador será notificado da resposta.

Acompanhando as despesas

Seu software de rastreamento de despesas deve envolver todos os membros de todas as equipes.

Você  terá que adicionar continuamente novos usuários ao seu sistema, sempre que um novo funcionário entrar.

Você pode construir um fluxo de trabalho com uma solução integrada que cria uma nova conta para o colaborador em seu sistema de rastreamento de despesas, assim que ele é inserido em seu HRIS.

Quando o cargo ou função de um funcionário é modificado na ferramenta de administração de RH, isso também se reflete no sistema de relatórios de despesas.

Relatório de despesas

Os departamentos financeiros da maioria das empresas estão repletos de métodos manuais desatualizados.

A produção de relatórios de despesas, por exemplo, leva tempo, e a equipe que os envia manualmente deve lidar com muita papelada e planilhas.

Isso consome tempo que poderia ser utilizado em atividades mais lucrativas e impactantes.

O uso de software para automatizar o processo de aprovação de despesas economiza tempo e garante consistência.

Detalhes e arquivos necessários podem ser configurados em sistemas de relatório de despesas para reduzir o fluxo.