Organização digital para trabalho remoto

O trabalho remoto agora é mais comum para muitas empresas em todo o mundo, pois a pandemia levou os funcionários a trabalhar basicamente de qualquer lugar.

Com os avanços da tecnologia de trabalho remoto e do software de colaboração, as equipes que agora podem trabalhar sem a necessidade de estarem presentes no escritório todos os dias estão achando muito mais fácil trabalhar no conforto de suas casas.

As organizações descobriram que as equipes remotas são mais produtivas, pois seus horários são mais flexíveis e as rotinas diárias mais relaxadas.

Embora isso possa ajudar a aumentar a receita anual, um estudo descobriu que 29% dos funcionários remotos acham difícil ter um equilíbrio saudável entre vida profissional e pessoal.

Isso trouxe um novo desafio para os gerentes departamentais, pois eles buscam maneiras inovadoras de auxiliar suas equipes remotas e, ao mesmo tempo, garantir que possam permanecer tão produtivos quanto aqueles que trabalham no escritório.

Os principais desafios para equipes remotas podem ser:

  • Desconexão com o local de trabalho

Com o tempo, os funcionários podem começar a se sentir mais desconectados de seus empregadores e colegas atuais.

Pesquisas alertam que funcionários remotos podem se tornar mais isolados socialmente de seus colegas de trabalho e organizações.

Com o tempo, o isolamento social pode atrair a falta de apoio profissional e resultar em alguns funcionários remotos deixando completamente suas organizações.

  • Distrações

Os funcionários remotos têm mais flexibilidade em seus horários, mas as distrações em casa podem rapidamente se tornar um problema para equipes e gerentes.

As demandas familiares e ter que lidar com uma agenda de trabalho lotada dificultam a concentração e o cumprimento de suas tarefas diárias.

  • Falta de rotina

A eliminação de reuniões presenciais semanais ou projetos de colaboração afeta a rotina dos colaboradores.

Como resultado, os funcionários remotos precisarão estabelecer novos hábitos e saber como conciliar o trabalho em casa e permanecer tão produtivos quanto os colegas que trabalham no escritório.

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Organização digital no trabalho remoto

Com a ajuda da tecnologia e de sistemas de colaboração, as equipes remotas agora podem facilmente organizar suas atividades, dados e informações.

Fluxos de trabalho simplificados permitem que os membros de sua equipe trabalhem de maneira mais inteligente, não mais difícil.

Cada membro da equipe precisa ter acesso fácil e rápido a arquivos, banco de dados e o que for necessário na realização das tarefas.

Para que isso aconteça, a organização digital das equipes remotas é fundamental, pois facilita a comunicação entre o grupo e lideranças, além de evitar o estresse e a perda de tempo gerados pela busca de documentos, arquivos e informações.

Conheça algumas práticas de organização digital que tornam o trabalho remoto muito mais eficaz.

Gerenciamento intuitivo de calendário

Um melhor agendamento e planejamento ajuda não apenas as equipes remotas, mas também outros profissionais e empreendedores a serem mais produtivos.

Por exemplo, torna mais fácil adicionar e remover itens ou projetos, priorizar tarefas, atribuir novas colaborações e auxilia funcionários remotos a serem mais eficazes com o gerenciamento de tempo.

Os calendários digitais também fornecem mais controle às equipes que podem acompanhar a evolução de suas atividades e projetos.

Os funcionários que implementam o gerenciamento intuitivo de calendário podem simplificar e organizar tarefas essenciais.

Ter prazos definidos para cada novo item em calendários digitais força os colaboradores a estabelecer estimativas para o trabalho prioritário.

Estratégias de comunicação eficazes

Ser produtivo ou melhorar a produtividade diária não significa apenas ter um cronograma melhor, mas também garantir que cada membro da equipe tenha uma ideia do que deve fazer e do que se espera deles.

A comunicação eficaz é um dos principais fatores que podem ajudar os gerentes de equipe remotos a alcançar o sucesso e melhorar a produtividade.

Trabalhar em casa tornou os esforços de comunicação um pouco mais estressantes para alguns membros da equipe remota.

Bate-papos rápidos e interações com outros colegas são um pouco limitados às ferramentas e plataformas que os funcionários acessam.

A implementação de uma estratégia de comunicação ajuda os membros da equipe a ter um plano construtivo para projetos e novas tarefas.

Ainda assim, quando surge um problema ou questão, os membros da equipe estarão mais bem equipados com o conhecimento adequado para resolver os problemas específicos sem intervenção gerencial.

Aproveitando o melhor software de colaboração no trabalho remoto

Quando muitas equipes se tornaram remotas no início da pandemia, as plataformas digitais e o software de colaboração eram um tanto escassos e limitados em suas capacidades.

Agora, mais de dois anos depois, essas plataformas podem lidar com várias tarefas e as equipes podem facilmente se comunicar, compartilhar e fazer upload de novos projetos.

Dependendo das necessidades da equipe, usar as ferramentas certas significa que os funcionários remotos podem aproveitar seus recursos para melhorar sua produtividade.

Algumas ferramentas apresentam uma variedade de recursos integrados.

Os gerentes de equipe terão a capacidade de treinar os membros de sua equipe sobre como usar cada ferramenta ou plataforma da melhor maneira possível, garantindo que os funcionários estejam no caminho certo com suas atribuições atuais.

Simplificando o fluxo de trabalho

Embora agora tenhamos muitas ferramentas on-line excelentes para escolher, ajudando as equipes remotas a trabalhar com mais eficiência, os gerentes devem tornar a experiência geral mais simplificada por meio de intervenção manual.

Agilizar o fluxo de trabalho para funcionários remotos, torna a experiência geral menos estressante e destaca o que é mais importante.

Identificando metas

Assim como acontece com as equipes de escritório ou híbridas, os funcionários remotos devem ter um objetivo final para o qual estão trabalhando.

Mais uma vez, ter uma ideia clara da empresa ou dos objetivos organizacionais ajuda a determinar onde mais foco e energia devem ser aplicados.

Quando uma equipe compartilha um objetivo coletivo, o grupo pode trabalhar juntos para alcançá-lo de maneira muito mais rápida e fácil.

Identificar metas também pode significar que o trabalho é dividido igualmente entre os membros e que os funcionários terão melhor controle sobre suas tarefas.

A configuração de novas metas para cada projeto pode levar algum tempo, mas ajuda a comprovar a produtividade.

Os funcionários remotos agora simplesmente verão alguns projetos como mais importantes do que outros.

Ainda assim, coletivamente lhes dá a capacidade de trabalhar com mais eficiência e usar ferramentas digitais para obter melhores resultados.

Maneiras eficazes de melhorar as habilidades digitais de sua equipe

É preciso encarar a realidade: se suas habilidades digitais não forem adequadas para sua profissão, você corre o risco de perder seu emprego.

Não importa se você é um carpinteiro, varejista ou CEO corporativo – seu trabalho requer algum nível de habilidade digital.

E como organização, se você não se manter atualizado, seus concorrentes passarão por você. Não permita que a falta de habilidades digitais se torne um grande problema.

Todo mundo aprende em seu próprio ritmo, e a tecnologia geralmente se desenvolve em um ritmo mais rápido do que qualquer pessoa pode acompanhar.

Melhorar as habilidades digitais pode ser uma tarefa difícil para alguns funcionários.

É fácil ficar sobrecarregado com novos aplicativos de software, plataformas de marketing e a “Internet das Coisas”.

Mas se você utilizar algumas práticas, os funcionários de todos os níveis de negócios podem melhorar suas habilidades digitais.

A tecnologia existe para nos auxiliar e facilitar nosso trabalho. Então, deixe-a trabalhar para você.

Conheças algumas formas de melhorar as habilidades digitais de sua equipe.

Comece com a gestão

Os verdadeiros líderes lideram pelo exemplo. Adote uma mentalidade digital em seu local de trabalho que começa no topo e flui da sala de reuniões para a sala de correspondência.

De acordo com estudos , as empresas com alta administração digitalmente competente tiveram um aumento de 48% no crescimento da receita e na avaliação de mercado.

No entanto, apenas 7% das cerca de 2.000 empresas pesquisadas sentiram que tinham tomadores de decisão executivos que entendem a tecnologia emergente e como ela afetará seus negócios no futuro.

Atualize sua diretoria executiva com suas habilidades digitais e ajude seus gerentes a se tornarem novos líderes de tecnologia.

Uma vez que o nível superior se torne digital, o efeito se espalhará pela linha de força de trabalho. Em pouco tempo, você terá um local de trabalho digital simplificado.

Avalie as necessidades digitais da equipe

Discuta diretamente com eles. Que tipo de software e aplicativos tornarão suas vidas mais fáceis e produtivas? Software gráfico ? Acompanhamento do tempo ?

Aprofunde-se nas tarefas diárias e no fluxo de trabalho.

Faça uma avaliação das necessidades digitais de sua equipe, começando com uma revisão de onde você está e onde deseja estar com seus ativos digitais.

Como você pode melhorar seu marketing digital, vendas e atendimento ao cliente? Você tem as pessoas certas para implementar a tecnologia?

Encontre as necessidades digitais de sua equipe e formule um plano passo a passo para transformar seu local de trabalho.

Reúna as ferramentas certas para melhorar o trabalho remoto

Depois de avaliar suas necessidades, você pode encontrar a ferramenta certa para o trabalho.

Você pode precisar de um software de gerenciamento de relacionamento com o cliente para ajudar a organizar as informações do cliente.

O software de gerenciamento de recursos ou agendamento de recursos pode ser o salvador digital da sua empresa.

A maioria das empresas acredita que as tecnologias de inovação são essenciais para o sucesso.

Talvez você precise de um sistema automatizado de resposta por e-mail ou de um chatbot de atendimento ao cliente.

Para agilizar a comunicação, especialmente agora que muitos funcionários são remotos, você pode considerar a compra de uma plataforma de webinar para facilitar as reuniões em sua empresa.

A ferramenta certa faz o trabalho dar certo, e as habilidades digitais exigem aplicativos baseados em software.

Organize uma reunião de sensibilização com a equipe

Explique à sua equipe por que você está introduzindo novas tecnologias e como poderão beneficiá-los.

Faça com que a primeira impressão da tecnologia seja amigável. Alguns funcionários irão comprar a ideia de imediato, enquanto outros podem ficar mais relutantes.

Deixe que todos aprendam em seu próprio ritmo, confortavelmente. Um funcionário capacitado é um ativo poderoso para o seu negócio.

Faça a integração adequada

Essa é uma etapa muitas vezes esquecida e crucial para melhorar as habilidades digitais de sua equipe.

A integração é fazer com que todos sejam bem-vindos à organização e se familiarizem com as regras e expectativas da sua empresa.

Uma boa integração aumenta a retenção de funcionários em 82%. Infelizmente, muitas organizações têm procedimentos de integração inadequados.

Os novos funcionários precisam se sentir à vontade para realizar seus trabalhos e adotar novas tecnologias. O processo pode ser um pouco, mas não apresse as novas contratações.

Em vez disso, dê a eles as ferramentas de que precisam para ter sucesso. Uma dessas ferramentas é uma boa recepção à empresa por meio de uma integração abrangente.

Prepare-se para o aprendizado contínuo

A transformação digital é um trabalho em andamento. Uma vez que você domina um software, um novo aparece, ou uma maneira melhor é encontrada.

Esteja pronto para continuar aprendendo e permanecer na vanguarda da tecnologia digital.

Às vezes, a melhor maneira de aprender novas tecnologias é com lápis e papel da velha escola. As impressões podem ser uma ferramenta de aprendizado muito eficaz para sua força de trabalho digital em ascensão.

A impressão tem poder e pode literalmente colocar sua equipe “na mesma página” ao desenvolver novas habilidades e fluxos de trabalho digitais.

Um estudo descobriu que as impressões de texto e gráficos produzem uma resposta emocional mais forte e são mais bem lembradas.

A maioria das empresas de sucesso ainda usa cópias impressas para planejamento e formação de equipes, e o uso de impressoras multifuncionais as ajuda a economizar espaço, dinheiro e energia no local de trabalho.

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Pensamentos finais

O trabalho remoto chegou para ficar e, para alguns membros da equipe, isso significa que a interação social com seus colegas será limitada a conferências on-line, telefonemas e e-mail.

Embora esse possa ser o caso de alguns funcionários remotos, o software e a tecnologia tornaram mais fácil a conexão e o contato com colegas e gerentes de equipe.

O advento do trabalho remoto, por outro lado, tornou um pouco mais desafiador para os funcionários permanecerem produtivos ao longo do dia.

Distrações, falta de orientação adequada ou não ter estratégias de comunicação adequadas podem colocar os membros remotos da equipe em um espaço complexo.

Os gerentes de equipe podem aproveitar as ferramentas digitais e manuais para ajudar a aumentar a produtividade da equipe, garantindo que os funcionários estejam de acordo com as metas organizacionais e que obtenham os melhores resultados, mesmo trabalhando isoladamente.

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