Onboarding: Receba Bem Seus Novos Colaboradores

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Sua empresa já aplica o onboarding? A chegada de novos colaboradores é um momento importante tanto para as organizações, quanto para os funcionários. Mas é fundamental garantir o sucesso destas contratações, já que essas admissões são essenciais para o crescimento e o fortalecimento do negócio.

Para isso, é importante que eles se sintam bem recebidos e à vontade desde o primeiro contato com a empresa, por meio de um bom processo de onboarding. Pois é a partir dele, que os novos colaboradores poderão se adaptar com mais facilidade a organização.

O que é onboarding afinal?

Onboarding é uma expressão da língua inglesa que em tradução literal significa “embarcando”. Na área de Recursos Humanos onboarding é o termo que designa o conjunto de procedimentos que têm como objetivo adaptar e capacitar os profissionais recém-ingressados em uma empresa na cultura dela.

Ou seja, o processo é responsável por apresentar aos novos funcionários a cultura da empresa, seu código de ética, missão, visão, valores, seus processos e apresentar esses colaboradores ao time. Esse procedimento tem um papel estratégico dentro das empresas, uma vez que integrar os recém-chegados de forma efetiva pode gerar uma série de benefícios para os negócios, incluindo redução de custos e rotatividade.

Quais são os benefícios do onboarding?

Para que você consiga enxergar de forma mais ampla e obter uma compreensão mais detalhada sobre como o onboarding pode ser útil para a empresa, elencamos cinco benefícios que esse processo pode gerar:

1 – Motivação

Quando um colaborador passa por um procedimento de integração bem estruturado, ele inicia trabalho mais motivado. Isso acontece porque a insegurança é deixada de lado e dá lugar ao anseio de contribuir com a empresa e com os colegas. Um colaborador motivado pode contagiar a equipe, por isso a importância de uma apresentação motivadora sobre a cultura da empresa e seus valores.

2 – Integração

O onboarding é muito favorável para promover a integração do recém-contratado ao time. Organize um encontro para apresentação dos novos colaboradores para promovendo um momento de aproximação. Assim, o desconforto do novo integrante desaparece e o clima organizacional só se beneficia.

3 – Retenção de talentos

Os talentos bem integrados e motivados são aqueles que conhecem a cultura da empresa e tendem a permanecer nela. Isso porque eles compreenderam como a organização funciona de forma clara desde quando entraram.

4 – Redução da rotatividade

O onboarding ajuda na redução do turnover, pois um processo bem executado, do mesmo modo que retém talentos, reduz a evasão de colaboradores. Isso ocorre porque a empresa deixa claro para o recém-contratado o que ele encontrará no seu dia a dia de trabalho: os processos, a cultura, as métricas, entre outros.

5 – Treinamento e capacitação

Outra vantagem de sua utilização é o treinamento e capacitação dos novos colaboradores. Eles já entram na empresa sendo bem treinados e preparados para lidar com suas atividades do dia a dia. Investir nesse aspecto é prevenir erros futuros e garantir melhores resultados.

Como funciona o onboarding no RH?

O onboarding funciona basicamente por etapas. Vamos a elas:

1. Transmitir as informações essenciais ainda no processo seletivo

Quanto mais claro for o processo seletivo, mais inteirado estará o candidato e futuro membro da equipe. É importante passar dados como benefícios, período de experiência, salário, data de início das atividades e outras questões como essas logo no começo do processo seletivo.

2. Preparar a chegada

Esteja certo de que todas as questões que envolvem a estrutura da empresa foram acionadas para receber o nome integrante: senhas, e-mail, computador, espaço para o trabalho, e tudo mais que for necessário. É importante avisar ao gestor da área (e à sua equipe) sobre a contratação do novo colaborador. Isso é primordial para a valorização e integração social dele.

3. Estruturar o processo de integração

O processo de integração deve ser bem estruturado para receber os novos colaboradores. Isso deve estar alinhado a questões como valores da empresa, objetivos do negócio e desafios cotidianos, que devem ser apresentados de forma orgânica ao profissional, para evidenciar qual será o papel dele dentro da organização. Utilize esse momento para falar de questões práticas, como rotinas de departamento pessoal, segurança na empresa, uniformes ou trajes indicados para o trabalho, etc..

4. Fazer um tour pela empresa

Apresente toda a estrutura física da empresa para que o novo colaborador se sinta acolhido e consiga se situar no novo ambiente. Essa visita guiada é importante também nas pequenas empresas, pois faz com que o profissional possa já se familiarizar com o espaço.

5. Apresentar o setor de trabalho

É importante também dar uma atenção especial para a apresentação do setor em que o novo colaborador trabalhará. Para isso, o mais apropriado é que o RH e a liderança desse setor atuem juntos, transmitindo as informações mais relevantes, como metas e projetos.

6. Escolher um funcionário para ser o guia

Mesmo com todo esse preparo, são muitas informações para uma pessoa absorver no primeiro dia de trabalho. Por isso, é interessante que o novo colaborador seja assessorado por um colega com mais experiência. Ele poderá esclarecer dúvidas e orientar quanto aos primeiros procedimentos de trabalho, servindo como referência nesses momentos iniciais.

Como aplicar na prática o onboarding de novos colaboradores?

Antes do primeiro dia

O onboarding deve começar antes mesmo do novo colaborador iniciar na organização. Para ser um processo de integração ser bem-sucedido, deve ser iniciado já durante o processo de recrutamento e o processo de admissão.

A organização deve, ao anunciar uma nova vaga em seu time, inserir o máximo de informação sobre o trabalho, o ambiente, a cultura organizacional, entre outros dados importantes. Com um job description bem elaborado, você irá atrair candidatos mais engajados e compatíveis com os objetivos e a cultura de alta performance da sua empresa.

Também é possível enviar um manual do funcionário antes do início das atividades do novo colaborador. Assim, ele poderá ter acesso a todas as informações úteis que a empresa gostaria que um novo membro de sua equipe tivesse.

No primeiro dia

Alguns profissionais podem ficar muito nervosos no primeiro dia de trabalho novo. Por isso, um onboarding de funcionários eficiente pode contribuir nessa etapa. Se a empresa envia as informações relevantes com antecedência, o colaborador chega em seu primeiro dia preparado, menos ansioso e evita uma avalanche de novas informações.

De qualquer forma é muito importante que ele seja acompanhado por outro colega que irá mostrar o funcionamento da empresa em seu primeiro dia. Outra orientação relevante é evitar apresentar coisas demais, pois é mais difícil para o novo contratado lembrar de tudo depois.

Apresentar informações básicas e de forma simples é fundamental. Uma boa opção também é mostrar as coisas diferentes da organização, para que o colaborador não seja pego de surpresa em seus primeiros dias.

Depois do primeiro dia

Nos primeiros dias, é necessário realizar treinamentos, atividades e outros procedimentos que são importante para o andamento do trabalho do novo colaborador. Tudo isso o auxiliará a entender claramente as tarefas que deve realizar, assim como os valores e objetivos da organização.

Alguns especialistas acreditam que o onboarding de funcionários deve se estender por pelo menos três meses após a contratação do profissional. Eles acreditam que somente após esse tempo é possível que o novo colaborador consiga absorver ao máximo os valores da empresa e suas funções no novo emprego. Mas isso irá depender do nicho de mercado de cada empresa.

Checklist para receber o novo funcionário

  • Providencie tudo que ele precisará para trabalhar: desde a cadeira até o computador;
  • Configure a conta de e-mail dele;
  • Providencie os acessos para os softwares que ele eventualmente terá que usar;
  • Avise os demais membros da equipe sobre a sua chegada e seu nome;
  • Se possível, prepare uma apresentação (verbal ou em slides) sobre a área em que ele vai atuar. E se for o caso da integração de um grupo maior, agende apresentações dos líderes com os novatos;
  • No primeiro dia, é importante ter o acompanhamento constante do supervisor ou líder do novo funcionário.

 

Use os 4 C’s como base para seu processo de onboarding

Segundo a Drª. Talya Bauer, da Fundação SHRM, um processo de onboarding bem-sucedido envolve o tratamento de quatro fatores: Compliance, Clarification, Culture e Connections, o que ela chamou dos Quatro C’s.

Os termos traduzidos para o português referem-se a Conformidade, Clarificação, Cultura e Conexão e são os níveis da pirâmide de integração e servem para otimizar e tornar o processo mais claro e eficiente. Os 4 C’s são:

Conformidade

Refere-se ao ensino aos colaboradores das regras e regulamentos legais e relacionados a políticas básicas, políticas internas, processo, questões administrativas e burocráticas.
processos. É a base da pirâmide.

Clarificação

Trata-se de garantir que os novos colaboradores entendam suas atividades de trabalhos e as expectativas em torno delas. Além disso, essa etapa do processo serve para esclarecer e alinhar expectativas.

Cultura

Trata-se de apresentar aos novos colaboradores as normas organizacionais – tanto formais quanto informais. É o momento de contar a história da empresa, falar sobre a cultura, valores, missão, visão, clima organizacional. Certifique-se de que o colaborador compreendeu essas informações.

Conexão

Refere-se às relações interpessoais vitais e redes de informação que os novos funcionários devem estabelecer. É a hora de apresentá-lo ao resto do pessoal e garantir que ele se integre à equipe. Essa parte é essencial para fazer com que o recém-chegado se sinta à vontade, relaxado, tranquilo e feliz. Quanto mais acolhedor é o ambiente, melhor ele se sente.

4 exemplos de onboarding de sucesso

Algumas empresas se destacam em seus procedimentos e ficam famosas por utilizar métodos inovadores e eficazes para trabalhar a integração e adaptação de seus novos membros.

Normalmente, as grandes empresas estão um passo à frente em suas estratégias e nas práticas utilizadas. Elas visam oferecer um primeiro dia marcante para seus novos funcionários e continuam surpreendendo conforme o tempo vai passando.

Elas possuem algumas tradições interessantes que podem inspirar a sua empresa a melhorar seu processo de onboarding de funcionários. Vamos descobrir quais são elas:

1. LinkedIn

A empresa dona da famosa rede de relacionamentos de profissionais, voltada para negócios, possui um ritual para tornar o primeiro dia de seu novo profissional especial.

O novato, ao chegar em seu local de trabalho, encontra um kit de boas-vindas, um caderno e uma cópia do livro “Comece por você”, escrito pelo fundador da empresa, Reid Hoffman.

Além disso, em seu kit há itens específicos, que podem variar de acordo com a pessoa que está entrando na empresa e a função que irá desempenhar. Desse modo, não é possível prever, com toda certeza, o que virá na bolsa.

Para completar a recepção, a mesa do profissional é decorada com cartões que dizem “You’re [In]”, que pode ser traduzido, livremente, como “Você está dentro”, frase que brinca com o logo da rede social.

2. Facebook

A rede social de Mark Zuckerberg também se destaca no onboarding de funcionários. Os novos integrantes passam seis semanas em um campo de treinamento, aprendendo qual será seu papel na empresa e a cultura organizacional ao mesmo tempo.

Em vez de palestras e apresentações que levariam muito tempo, o objetivo é dar aos novos membros da equipe as ferramentas necessárias para que eles desenvolvam sua atividade.

Assim, o programa de treinamento promove a integração e auxilia os profissionais a se tornarem produtivos de forma mais rápida.

3. Apple

A gigante da tecnologia surpreende seus novos funcionários, presenteando-os com um iMac, o computador da marca, que pode ser configurado pelo próprio empregado.

Além disso, a Apple fornece ao colaborador uma camiseta que contém o ano em que ele está iniciando sua carreira na empresa, o que indica o período em que foi contratado.

4. Google

Conhecida por sua famosa cultura organizacional, o Google também utiliza estratégias bem-sucedidas em seu processo de onboarding de funcionários.

A corporação se preocupa muito com a integração de seus novos membros. Ela acredita que para eles se adaptarem melhor, é necessário que sejam recebidos por pequenos grupos de funcionários.

Quando um novo funcionário passa a fazer parte do time, ele ganha um chapéu colorido, com uma hélice e a palavra “Noogler” (Que é a junção das palavras New e Googler) bordada. A companhia busca tornar o momento mais descontraído para que o profissional se sinta bem com sua nova equipe.

Entendeu a importância do onboarding para o RH?

Garantir contratações cada vez mais assertivas é uma das missões centrais da área de RH, já que novas admissões são essenciais para o crescimento e o fortalecimento do negócio. E a aplicação de um onboarding de sucesso, tem uma função muito importante.

Com ele os novos colaboradores poderão se adaptar com mais facilidade aos processos organizacionais. Caso contrário, qualquer erro pode gerar vários riscos, como o desligamento precoce do colaborador ou a queda de produtividade.

Desenvolver um bom onboarding no RH, também é uma das formas de fortalecer o employer branding da sua empresa. Leia mais sobre o assunto em outros textos do nosso blog.

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