6 Modelos de Descrição de Cargo: Aprenda a Criar o Seu!

Ele contém as informações essenciais que devem constar nos anúncios de vagas, por exemplo, para que nenhum item importante seja esquecido.

O documento é geralmente elaborado pelo indivíduo na organização responsável pela supervisão do processo de seleção para a função, geralmente com a ajuda do departamento de RH da empresa e / ou de um recrutador externo.

No competitivo mercado de trabalho, requisitos profissionais precisos e bem escritos são uma necessidade absoluta no caso de contratações ou até mesmo promoções. Isso fará diferença para atrair apenas candidatos adequados e encontrar seu talento certo, tanto fora quanto dentro da empresa.

Um modelo de descrição de cargo normalmente envolve informações, como:

• Responsabilidades do trabalho;
• Experiência necessária;
• Habilidades necessárias;
• Nível de formação e credenciais necessárias;
• Exigências físicas no trabalho e ambiente de trabalho;
• Atribuição de relatórios;
• Informações sobre remuneração e benefícios.

Como e Quando Usar um Modelo de Descrição de Cargo

Este documento é uma ferramenta bastante útil, particularmente no recrutamento e nas ofertas de emprego. A descrição dos cargos apresenta elementos significativos que fornecem uma imagem clara do trabalho a ser realizado.

O modelo de descrição de cargo fornece uma boa explicação dos componentes da posição em aberto e o que você procura em um colaborador.

Um modelo de descrição de cargo também é uma ferramenta de comunicação que informa internamente onde o trabalho e / ou responsabilidade de um colaborador termina e inicia de outro.

Além disso, informam ao colaborador onde seu trabalho se encaixa no departamento e na empresa como um todo. Isso facilita aos colaboradores de outros departamentos, que devem trabalhar com um novo contratado, a entender os limites das responsabilidades dessa pessoa.

O modelo de descrição de cargo é parte integrante do processo de planejamento de desenvolvimento de desempenho. Ele serve como um guia em relação às expectativas dos colaboradores com suas lideranças nas reuniões periódicas de revisão e planejamento.

Há muitos benefícios em uma descrição eficaz das atividades. Aqui estão alguns de seus principais usos:

• Fornecer ao colaborador as expectativas exigidas dele na função;
• Fornecer detalhes suficientes para ajudar o candidato a avaliar se ele é adequado para o cargo;
• Apoiar a equipe de recrutamento durante o processo de seleção;
• Auxiliar na formulação de perguntas para o processo de entrevista;
• Permitir que o colaborador em potencial determine sua função ou posição na estrutura da organização;
• Auxiliar na formação de um contrato de trabalho juridicamente vinculativo;
• Ajudar a definir metas e alvos para o colaborador ao ingressar;
• Ajudar na avaliação de desempenho do colaborador;
• Ajudar a formular planos de treinamento e desenvolvimento.

Por outro lado, algumas posições dentro de uma organização podem ser funções recém-criadas e, ao elaborar o modelo de descrição de cargo, nem sempre é possível prever completamente a maneira como as atividades irão se desenvolver, o que nesse caso requer uma revisão e adaptação ao longo do tempo.

Etapas Para Criar um Modelo de Descrição de Cargo

Você pode utilizar as etapas a seguir para elaborar seu modelo, levando em conta que cada organização possui características e necessidades próprias.

Reúna as pessoas apropriadas para a tarefa

A liderança a quem o cargo se reporta o desenvolvimento de uma descrição do cargo, mas outros colaboradores que estão desempenhando funções semelhantes também podem contribuir.

Além disso, se a posição for nova e aliviar a carga de trabalho dos atuais trabalhadores, eles devem fazer parte da discussão.

Realize uma análise de trabalho

Você precisa do máximo de dados possível para desenvolver uma descrição de trabalho. A análise do trabalho pode incluir:

• As responsabilidades de trabalho dos colaboradores atuais;
• Pesquisas na Internet e exemplos de descrições destacando trabalhos similares;
• Uma análise das tarefas de trabalho, tarefas e responsabilidades que precisarão ser cumpridas;
• Pesquisar e compartilhar com outras empresas que tenham empregos semelhantes.

Defina requisitos e responsabilidades do trabalho

A identificação de todas as tarefas e responsabilidades essenciais formará a base da descrição do trabalho e o ajudará a reconhecer as habilidades e experiências que você deve procurar para novas contratações ou promoções.

Lembre-se:

• Quem será a liderança imediata?
• Quais são as tarefas mais importantes?
• Quais relatórios devem ser feitos e para quem eles serão direcionados?
• Quais resultados o colaborador deve entregar?
• Se é um papel de liderança, qual é a extensão de sua autoridade?
• Determinar habilidades e qualificações essenciais.

Com base nas suas respostas, a próxima etapa para criar seu modelo de descrição de cargo é atender aos principais critérios para os cargos e funções. Tenha cuidado para não confundir qualificações com habilidades técnicas, uma vez que existem diferenças sutis entre cada elas.

Exemplos de Modelo de Descrição de Cargo

Conheça alguns exemplos que podem auxiliar você a criar seu modelo, fazendo as alterações necessárias com base nos atributos específicos de sua organização.

Administrador

• Liderança imediata: Gerente de Operações
• Supervisiona: todo o pessoal da filial ou departamento
• Formação: Bacharel em Administração de Empresas
• Anos de experiência: 2-4 anos
• Idiomas: Inglês – Básico
• Objetivos do cargo: manter o fluxo de informações para toda a organização

• Conhecimento ou competências obrigatórias:

Conhecimento essencial na área de gestão de pessoal, contabilidade e estratégias de mercado. Deve manipular ferramentas tecnologia. Ter liderança, ser analítico e aberto para ouvir. Deve ser uma pessoa com alta grau de responsabilidade e focado nos resultados, bem como capacidade de resolver problemas.

• Habilidades desejáveis: conhecimento da legislação trabalhista e de técnicas de clima organizacional e treinamento.

Principais funções do cargo:

• Levantamento diário de comparecimento dos colaboradores, executando as mudanças necessárias em caso de ausências;
• Controlar os custos e despesas, fazendo os relatórios correspondentes;
• Assuma o controle e gerenciamento do caixa;
• Realizar reuniões informativas e motivacionais com sua equipe;
• Preparar a análise da produção e criar os relatórios de resultados para a liderança imediata;
• Supervisionar e treinar seus colaboradores periodicamente para garantir o bom funcionamento das atividades;
• Realizar controle de estoque de matérias-primas e suprimentos;
• Fazer o pagamento aos fornecedores e acompanhar a entrada de produtos ou suprimentos para estoque;
• Preparar relatórios de fechamentos diários da operação;

Agente Imobiliário

• Liderança imediata: Administrador da Agência
• Supervisiona: nenhum pessoal responsável
• Formação: técnico de vendas
• Anos de experiência: 2-4- anos
• Idiomas: Inglês – Avançado
• Objetivos do cargo: desenvolver e criar uma carteira de clientes e um portfólio de propriedades que permite atender a demanda de seus clientes.

• Conhecimento ou competências obrigatórias:

Conhecimento essencial na área de gestão imobiliária para realizar fechamento de aluguéis ou vendas. Ter prática em ferramentas tecnológicas, ser orientado para resultados, ser analítico para mediar as transações imobiliárias.
Deve ser uma pessoa com um alto grau de responsabilidade, conhecer a lei do planejamento urbano para auxiliar na elaboração de contratos, se necessário.

• Habilidades desejáveis: conhecimento em outras culturas para alcançar empatia com clientes diversos.

Principais funções do cargo:

• Desenvolver uma rota de propriedades disponíveis e suas características;
• Fazer relatório de novas propriedades e atualizar a base de dados de propriedade disponíveis;
• Pesquisar novos clientes e atualizar informações do banco de dados de clientes existentes;
• Coordenar compromissos para mostrar aos clientes as propriedades disponíveis de acordo com suas necessidades;
• Preencher relatório de despesas para cada cliente, em relação ao consumo de combustível e tempo gasto;
• Preparar ou auxiliar contratos de arrendamento ou venda, em conjunto com o proprietário do imóvel e o comprador / arrendatário;
• Fazer relatório semanal de fechamento de vendas ou aluguéis, adicionando relatórios de despesas equivalente às transações;

Assistente administrativo

• Liderança imediata: administrador
• Supervisiona: nenhum pessoal responsável
• Formação: Técnico ou Bacharel em Administração de Empresas
• Anos de experiência: 1-2 anos
• Idiomas: Inglês – Intermediário (desejável)
• Objetivos do cargo: auxiliar o administrador

• Conhecimento ou competências obrigatórias:

Conhecimento da legislação trabalhista. Deve saber técnicas eficazes de gestão de pessoal, ser uma pessoa estritamente organizada para manter a agenda atualizada. É essencial manipular ferramentas tecnológicas, como planilhas em Excel e Power Point. Saber trabalhar em equipe.

• Habilidades desejáveis: ser uma pessoa proativa com liderança suficiente para enfrentar situações incomuns no trabalho.

Principais funções do cargo:

• Revisar a agenda diariamente e relate as atividades do dia;
• Insira no sistema o faturamento ou recibos de fornecimento de matéria-prima;
• Arquivar documentação diariamente;
• Coordenar com as pessoas envolvidas a coleta de informações e documentos necessários para a preparação de relatórios feitos pelo administrador;
• Preparar comunicações internas;
• Auxiliar a liderança na preparação de reuniões ou atividades para o desenvolvimento de uma comunicação efetiva entre o grupo de trabalho;
• Participar de reuniões dando o suporte necessário para a liderança imediata;

Assistente de contabilidade

• Liderança imediata: contador
• Supervisiona: nenhum pessoal responsável
• Formação: técnico ou Bacharel em Contabilidade ou Administração Empresas
• Anos de experiência: 2-4 anos
• Idiomas: Inglês – Intermediário (desejável)
• Objetivos do cargo: realizar a parte mecânica da contabilidade para as demonstrações financeiras da empresa

• Conhecimento ou competências obrigatórias:

Indispensável ter o conhecimento de todo o ciclo contábil. De boa aparência e atenta aos procedimentos, com extensa análise numérica. Deve conhecer o ramo de atividade da empresa para realizar os lançamentos contábeis inerentes ao negócio. Deve estar familiarizado com  programas de contabilidade e ótimo gerenciamento de planilhas.

• Habilidades desejáveis: conhecimento desejável em padrões internacionais de contabilidade e estar atualizado à legislação.

Principais funções do cargo:

• Solicitar a documentação para realizar a escrituração geral e de outros departamentos;
• Alimentar o sistema contábil dentro dos assuntos correspondentes;
• Conferir o registro de faturas em lançamentos contábeis, para verificação de possíveis erros antes de imprimir relatórios;
• Imprimir os relatórios contábeis para a revisão do contador;
• Fazer conciliações bancárias;
• Preparar relatórios fiscais e demonstrações financeiras emitidas pelo contador no final do exercício;
• Supervisionar inventários;
• Realizar pagamentos de impostos;
• Imprimir as demonstrações financeiras no final do mês, para que o contador pode revisá-los e passar as informações aos gerentes.

 Liderança de compras

• Liderança imediata: Gerência Geral
• Supervisiona: líderes de equipes
• Formação: Licenciatura em Administração de Empresas.
• Anos de experiência: 7-10 anos
• Idiomas: Inglês: Avançado
• Objetivos do cargo: gerenciar investimentos para aquisições de produtos, alcançando as melhores negociações de preços no âmbito da
  qualidade estabelecida pela empresa.

• Conhecimento ou competências obrigatórias:

Conhecimento indispensável em negociações de matérias-primas e ativos. Deve ser organizado e ter uma grande rede de contatos. Deve estar familiarizado com as ferramentas tecnológicas e ter conhecimento de pedidos e projeções de compras.

• Habilidades desejáveis: Mestre desejável em fornecimento com atitude de pesquisa para obtenha melhores resultados

Principais funções cargo:

• Atualizar o banco de dados de preços de mercado, solicitando no mínimo 3 cotações;
• Analise as cotações e ofertas recebidas de cada fornecedor, concedendo as respostas;
• Determinar a viabilidade de compra, de acordo com o orçamento estabelecido pela empresa;
• Analisar e aprovar ordens de compra de insumos;
• Preparar relatórios de compra com documentação apropriada;
• Controlar e supervisionar a distribuição dos materiais comprados e acompanhar despesas;
• Realizar e coordenar reuniões informativas;
• Gerenciar e preparar o orçamento anual do departamento;
• Participar de reuniões e apresentar relatórios à gerência geral.

Liderança de logística

• Liderança imediata: Gerência de Operações
• Supervisiona: assistentes e auxiliares
• Formação: Licenciatura em Administração de Empresas ou carreira relacionada.
• Anos de experiência: 5-7 anos
• Idiomas: Inglês – Avançado
• Objetivos do cargo: responsável pelo bom funcionamento, coordenação e organização da área de logística da empresa, tanto no nível do produto quanto no nível de gestão de pessoas, com o objetivo de distribuir aos clientes ordens de mercadoria em tempo hábil.

• Conhecimento ou competências obrigatórias:

Conhecimento e experiência na área de logística e ferramentas tecnológicas específicas da atividade. Deve ser uma pessoa que tenha bom planejamento e organização de forma sistêmica e metódica, boa gestão de trabalho em equipe, com tolerância, flexibilidade e liderança.

• Habilidades desejáveis: conhecimento de exportações e importações e comércio internacional.

Principais funções do cargo:

• Formular o plano de contratação anual da empresa;
• Coordenar as diferentes áreas da empresa (entradas, reposições, encomendar preparações e transporte);
• Otimizar a política de provisão de estoque e distribuição da empresa;
• Organizar e planejar a preparação e distribuição de pedidos;
• Liderar e supervisionar o pessoal responsável;
• Criar estratégias de redução de custos a partir da análise da cadeia de valor;
• Promover e desenvolver o trabalho comercial dos clientes;
• Liderar equipes de trabalho de alto desempenho;
• Preparar os relatórios de entrega e recebimento de mercadorias semanalmente;
• Preparar relatórios de resultados mensais de despacho, entrega e desempenho;
• Participe de workshops de treinamento ou treinamento. Assistir reuniões de gestão ou apresentações de relatórios ao conselho de administração.