Headcount: Como este Indicador Ajuda na Administração da Empresa

Esse indicador permite que a empresa obtenha informações precisas sobre seus funcionários e por meio disso possa comparar o planejamento estratégico e a gestão orçamentária da organização.

Neste artigo você vai entender o que é exatamente o headcount, qual sua importância e a melhor forma de utilizá-lo para que sua empresa seja beneficiada.

O que é headcount?

Headcount é uma expressão da língua inglesa que significa “contagem de cabeças”. Trata-se de um indicador de gestão que representa a quantidade de colaboradores de uma empresa.

Para obter essa informação apenas é necessário contar quantos funcionários trabalham na organização. Independente de turnos ou se trata de um estagiário, todos devem ser contados.

Através do headcount é possível obter informações importantes para a empresa, como se a quantidade de colaboradores é adequada aos objetivos da organização e assim aplicar uma gestão estratégica que seja mais apropriada a esse ambiente de trabalho. Geralmente quem utiliza esse indicador é o setor do RH.

Para que o headcount seja realmente eficaz é necessário que ele seja analisado com outras métricas relacionadas a esse setor e à empresa.

Dessa forma é possível ver os benefícios de utilizar esse indicador.

Por que o headcount é importante para a empresa?

O headcount permite que se tenha uma visão completa do quadro de funcionários da empresa, dessa forma é possível fazer análises e tomar decisões em relação a outros aspectos importantes, como o orçamento de pessoal.

Dentro do orçamento de pessoal se encontra a folha de pagamento, que é essencial para ter ideia da verba que a empresa precisa. Isso permite que a organização saiba algumas informações importantes, como quais são as áreas que se encontram os profissionais mais caros e quais as unidades de negócio com as maiores equipes.

Dessa forma poderá equiparar essas informações com a produtividade e os números do mercado. Assim a organização pode planejar estratégias e ver se é necessário aumentar o número de funcionários ou diminuir e quais são os custos gerados pelas duas ações.

Isso vai tornar mais fácil o alcance das metas estabelecidas de acordo com o que foi planejado.

Através do headcount também é possível realizar projeções para o futuro e ver o que é preciso fazer para equilibrar a disponibilidade financeira e a demanda de cada setor, assim como conferir qual o orçamento necessário para a realização de treinamentos.

Como fazer o cálculo do headcount?

Fazer o cálculo do headcount não é nada complicado, pois basta contar o número de funcionários que a empresa possui. Para isso você deve levar em consideração a todos, independente do horário de trabalho ou se é estagiário.

No entanto ao calcular esse indicador é importante pensar nos objetivos da empresa, refletindo sobre a estratégia de crescimento da organização.

Para obter essa resposta você deve ter o orçamento de RH e comparar com a verba da empresa.

Dessa forma é possível fazer a estratégia de crescimento da organização, sendo que cada setor pode prever o número de contratações que será necessário. Tendo esses dados em mãos o RH pode iniciar a elaboração do orçamento.

Como utilizar o headcount?

Na hora de usar esse indicador você não deve utilizá-lo sozinho, pois se trata apenas da contagem de funcionários da empresa. É necessário utilizar outras ferramentas e indicadores para obter mais informações.

Entre os outros indicadores, temos:

• Faltas;
• Turnover;
• Índice de retenção de talentos;
• Índice de satisfação dos funcionários;
• Investimento em treinamento;
• Tempo médio na empresa;
• Lucratividade por funcionário;
• Gastos com folha de pagamento;
• Relação das horas extras trabalhadas.

Unindo o headcount com esses indicadores você pode obter informações mais complexas, como a projeção de custos com a folha de pagamento, a capacidade financeira da empresa para realizar novas contratações ou o salário médio de um departamento.

Por isso o headcount não pode ser usado de maneira isolada, pois há várias questões que envolvem uma boa tomada de decisão. Além disso, é necessário que sejam feitas outras análises para poder realizar um bom planejamento.

O que é preciso levar em conta ao projetar o headcount?

O headcount, como mencionamos anteriormente, é muito importante para o planejamento do orçamento empresarial, por isso é necessário levar em consideração algumas coisas antes de projetá-lo.

Entre esses critérios temos:

Objetivos e desafios do negócio

Você deve identificar os desafios enfrentados pelo negócio e pela empresa e quais são os riscos e oportunidades que esses desafios apresentam para a organização. Dessa forma é possível realizar um planejamento mais elaborado de acordo com as necessidades da companhia.

Métricas-chave necessárias para avaliar a força de trabalho

Também é precisa avaliar o desempenho dos setores e funcionários.

Força de trabalho

É importante que também seja considerada a força de trabalho que a empresa possui, analisando quais as funções críticas atualmente e quais serão no futuro, se a mão de obra tem capacidade para atender à estratégia ou se é necessário investir em treinamentos ou se existe alguma área que se encontre com falta de colaboradores.

Você também deve questionar se é preciso realizar novas contratações e se existem colaboradores para sucessão.

Planejamento de headcount

Você também deve elaborar um planejamento de headcount e o orçamento de RH e enviá-los para ser revisado pela controladoria.

Para que o headcount seja bem planejado é necessário conferir se o planejamento da verba para gastos com pessoal se encontra alinhada com o objetivo da organização.

Para elaborar um bom planejamento você deve levar em conta os planos de contratações, desligamentos e benefícios, assim como o orçamento de salários, encargos e benefícios. Assim você poderá equiparar o headcount com os objetivos da organização dentro dos limites do orçamento do RH.

Passo a passo para utilizar o headcount

Agora que você entendeu como utilizar o headcount e como realizar seu planejamento levando em conta outros dados da empresa nós vamos mostrar o passo a passo para você utilizar o headcount de forma inteligente.

A primeira coisa que você deve fazer ao obter o headcount é analisar se ele atende às necessidades da empresa, identificando se o total de funcionários é suficiente ou não. Isso ajudará a empresa a tomar decisões para melhorar a produtividade e por consequência seus lucros.

Para isso você deve seguir os seguintes passos:

Elabore o organograma da empresa

O organograma nada mais é do que uma ferramenta que permite que visualizemos a estrutura da organização e seus funcionários. Dessa forma podemos ver como é composta a hierarquia da empresa, os cargos existentes e até mesmos suas funções.

Para elaborar um bom organograma é necessário entrevistar os líderes de todos os setores da empresa, identificando todas as posições e hierarquias, assim como saber o número de funcionários que ocupam cada cargo.

Analise as descrições dos cargos

É importante que também sejam analisadas as descrições dos cargos ou job descriptions. Dessa forma é possível conhecer as responsabilidades de cada cargo e assim avaliar as atividades que os funcionários exercem.

Isso é essencial para verificar se as tarefas executadas estão de acordo com a demanda de determinado cargo ou se o funcionário está atulhado de trabalho.

Para fazer essa análise é preciso conversar com os colaboradores e fazer uma pesquisa de mercado. Sabendo a descrição correta de cada cargo também é possível realizar um bom recrutamento, contribui para que o desenvolvimento dos profissionais e ainda diminui os custos da empresa.

Avalie a demanda dos cargos

Com a informação sobre a descrição de cada cargo em mãos então chegou o momento de avaliar a demanda desses cargos, para ver se está de acordo com as competências exigidas pela área.

Para isso você deve conversar com os líderes de todos os setores e entender como é o rendimento de cada time. Assim você vai saber se as tarefas solicitadas estão sendo realizadas, se os membros do time possuem as habilidades exigidas pela área e se a quantidade de funcionários é suficiente para atender o que é solicitado.

Dessa forma você vai entender se há um número de funcionários adequado para cada cargo, se é necessário criar novos cargos e se o organograma atual está afetando a receita da empresa.

Realize um bom planejamento

Depois de obter todas essas informações e analisá-las, é importante que a liderança da empresa seja reunida para realizar um bom planejamento para saber quais ações devem ser tomadas para melhorar o headcount.

Como você pode ver o headcount é um indicador muito importante para uma organização, pois através dele é possível fazer análises e tomar decisões sobre aspectos importantes, como o orçamento de pessoal.

Assim é possível alinhar essas informações com a produtividade e os números de mercado e assim tomar decisões que possam beneficiar a empresa e fazer com que ela alcance seu objetivo.

Calcular o headcount é simples uma vez que é preciso apenas contar o número de funcionários que a empresa possui, no entanto na hora de utilizar esse dado é importante levar em consideração outros indicadores e aspectos como faltas, turnover, índice de retenção de talentos, entre outros para poder realizar um bom planejamento.

Realizar um organograma da empresa pode te ajudar a visualizar o panorama da organização e assim entender o que precisa melhorar e o que precisa ser mudado. Isso não só irá trazer lucros para a empresa como também trará benefícios para os funcionários que poderão se desenvolver melhor.