Gestão por Desempenho: Estratégias para Desenvolver Colaboradores

Cada vez mais, as organizações estão entendendo que seus sistemas de gestão devem ser trazidos para o século 21 se quiserem ser competitivos no mercado atual.

Pesquisas mostram que sistemas anteriores, como avaliações anuais, estão desatualizados e podem até servir para diminuir o engajamento e a motivação dos funcionários.

Devido a isso, mais e mais empresas estão se voltando para a gestão por desempenho.

Essa abordagem dinâmica e estratégica para desenvolver o desempenho aprimorado dos colaboradores está ganhando terreno em empresas grandes e pequenas.

O que é gestão por desempenho?

A gestão por desempenho é uma abordagem estratégica para criar e sustentar a melhoria do desempenho dos colaboradores, levando a um aumento da eficácia das empresas.

Ao focar no desenvolvimento dos funcionários e no alinhamento das metas da empresa com as metas individuais e de equipe, os gerentes podem criar um ambiente de trabalho que permita o crescimento dos funcionários e das empresas.

Com base na definição de gestão por desempenho, um sistema é construído dentro de uma organização para medir e melhorar a performance das pessoas.

Na prática, a gestão por desempenho significa que a administração está trabalhando consistentemente para desenvolver seus funcionários, estabelecer metas claras e oferecer feedback consistente ao longo de um determinado período.

Em contraste com outros sistemas de avaliação, como avaliações anuais, a gestão por desempenho é um processo muito mais dinâmico e envolvente, com melhores resultados.

Para a área de Recursos Humanos, a gestão por desempenho é um importante sistema de integração, desenvolvimento e retenção de colaboradores, além de avaliar o rendimento.

É cada vez mais entendido que um sistema de avaliação anual não envolve efetivamente os funcionários, falha em definir e cumprir consistentemente os objetivos da empresa e não resulta em uma forte compreensão do desempenho dos colaboradores.

Importância da gestão por desempenho

Em qualquer organização, não importa o tamanho, é importante entender o que seus funcionários estão fazendo, como estão fazendo e por que estão fazendo.

Sem um sistema para definir papéis, entender os pontos fortes e fracos individuais, fornecer feedback construtivo, desencadear intervenções e recompensar o comportamento positivo, é muito mais difícil para os gerentes liderar efetivamente seus colaboradores.

Organizações inteligentes combinam sua gestão por desempenho com um processo de gerenciamento de incentivos.

Os dois sistemas têm muito em comum, desde definir funções e estabelecer metas até revisar e recompensar o comportamento dos funcionários e, como tal, funcionam muito bem quando executados simultaneamente.

O uso do gerenciamento de incentivos também significa que a importante etapa de “recompensa” da gestão por desempenho é feita corretamente.

Além disso, a gestão de talentos também é uma parte importante em todas as organizações. Três dos principais problemas geralmente enfrentados, são:

• Manter os funcionários engajados
• Reter talentos
• Desenvolver líderes internos

E estas são questões que a gestão por desempenho soluciona de forma muito eficaz.

Manter os funcionários engajados

O engajamento dos funcionários é um foco de qualquer equipe de gestão.

Em um sistema de avaliação anual, as metas seriam dadas no início do ano e revisitadas 12 meses depois para verificar se foram cumpridas.

Esse longo período de tempo sem feedback ou check-in compromete o engajamento.

Conforme pesquisas, 94% dos funcionários prefeririam que seu gerente lhes desse feedback e oportunidades de desenvolvimento em tempo real, e 81% prefeririam check-ins com mais regularidade.

Os funcionários se saem melhor com feedback mensal ou trimestral, com check-ins constantes servindo como uma zona para resolver problemas, ajustar metas conforme necessário e atualizar seu foco na meta.

Empresas onde os colaboradores se reúnem para revisar metas trimestralmente ou com mais frequência têm quase 50% mais chances de ter um desempenho financeiro acima da média.

Quando pesquisados, os funcionários tiveram alguns sentimentos negativos sobre um sistema de avaliação anual:

• 62% dos funcionários acham que sua avaliação de desempenho foi incompleta;
• 48% não se sentiram à vontade para levantar problemas com seu gerente entre as avaliações de desempenho;
• 61% acham que o processo está desatualizado;
• 74% acham que seriam mais eficazes com feedback mais frequente;
• 68% dos executivos desconhecem as preocupações dos funcionários até a avaliação de desempenho.

Tudo isso se soma a muitas oportunidades perdidas de resolver problemas e aumentar o desempenho e o engajamento dos colaboradores.

À medida que o engajamento dos funcionários aumenta, indicadores-chave de desempenho mostram resultados bem-sucedidos:

• Absenteísmo;
• Rotatividade;
• Redução de incidentes de segurança;
• Defeitos de qualidade são reduzidos em pelo menos 25%.

A experiência do cliente, a produtividade e a lucratividade também mostram resultados positivos.

Este estudo da Gallup, foi realizado em uma ampla gama de setores, mostrando que o engajamento dos funcionários é um fator crítico, independentemente da área de atuação.

Retenção de talentos

Funcionários que têm reuniões frequentes com a gestão para discutir desempenho, resolver problemas e receber treinamento têm maior probabilidade de permanecer na empresa.

Se os colaboradores perceberem que sua equipe de gerenciamento está trabalhando para desenvolvê-los profissionalmente, ajudá-los a ter sucesso com seus objetivos e recompensar o desempenho de forma consistente, eles estarão mais dispostos a permanecer na empresa.

Desenvolvimento líderes internos

Essa interação consistente e parceria entre gestores e colaboradores permite o desenvolvimento de líderes dentro da empresa.

Os custos de recrutamento podem ser extremamente altos, assim como os custos de integração e treinamento de novos funcionários.

Ser capaz de formar líderes internos significa que já existe uma cultura comprovada para determinado indivíduo e que os custos de treinamento, além dos recursos gastos para transformar essa pessoa em um ativo, não são perdidos.

Esse caminho de liderança também serve como uma força motivadora para os colaboradores, pois sabem que seu trabalho será reconhecido e recompensado com promoções e outros benefícios.

A gestão por desempenho também cria a necessidade da administração se concentrar consistentemente nos objetivos e metas da empresa e considerar a melhor forma de alcançá-los.

Essa revisão contínua de metas significa que elas permaneçam relevantes, pois serão ajustadas em função de novas tecnologias, mudanças no mercado ou outros fatores ao longo do período.

O propósito e os objetivos da gestão por desempenho

O objetivo da gestão por desempenho é fornecer aos gestores e colaboradores um sistema claro e consistente para trabalhar, levarando ao aumento da produtividade.

Este sistema mostra aos funcionários o caminho para o sucesso, permite a medição do desempenho aliado ao feedback e oferece oportunidades de treinamento e desenvolvimento.

O gerenciamento por desempenho proporciona à administração entender o que seus funcionários estão fazendo e acompanhar o progresso dos objetivos da empresa, fornecendo feedback consistente.

Existem cinco objetivos principais da gestão por desempenho:

• Desenvolver definições claras de funções, expectativas e metas;
• Aumentar o engajamento dos funcionários;
• Desenvolver habilidades de liderança e coaching gerenciais;
• Aumentar a produtividade por meio de desempenho aprimorado;
• Desenvolver um programa de recompensa por desempenho que incentive a realização.

Essa prática mostra um caminho claro desde o desenvolvimento de metas até a recompensa de uma maior realização.

Se um desses objetivos não for bem executado, os outros serão afetados.

15 melhores práticas de gestão por desempenho

Embora a gestão por desempenho possa parecer simples, o processo em si requer um certo esforço.

Por isso, reunimos esta lista de melhores práticas para ajudá-lo a implantar este sistema na sua empresa.

Pense nisso como os fundamentos da gestão por desempenho. Eles ajudarão a garantir que seu sistema esteja funcionando da maneira que deveria.

Identifique os objetivos de suas iniciativas de gestão por desempenho

Ao criar seu programa de gerenciamento, você precisa entender o que deseja realizar. Fazer as seguintes perguntas pode ajudá-lo:

• O aumento da produtividade é uma prioridade?
• Sua organização deseja identificar líderes internos e desenvolvê-los?
• Quer agilizar o processo de compensação?
• Você está procurando melhorar a retenção ou o engajamento dos funcionários?

Se você souber o que deseja do seu programa, será mais fácil construí-lo para atingir esse objetivo.

Defina e descreva cada função

Mencionamos isso acima, mas vale a pena repetir.

É muito mais difícil para um funcionário ser bem-sucedido se não souber exatamente o que se espera dele, como deve fazê-lo e como deve ser o resultado final.

Combine metas com um plano de desempenho

Ao definir metas, desenvolva um plano de desempenho para acompanhar.

As metas de um ano geralmente falham, pois são muito grandes e os funcionários podem ficar sobrecarregados antes de começar.

Um plano de desempenho os ajuda a visualizar seu caminho, tornando muito mais provável que eles atinjam seu objetivo.

Monitore o progresso em direção às metas de desempenho

Revise as principais áreas de desempenho.

Use métricas e análises a seu favor, acompanhando como as metas estão progredindo para garantir que as intervenções possam acontecer antecipadamente, se necessário.

O coaching deve ser frequente

O objetivo do coaching é ajudar a identificar e resolver problemas antes que eles se tornem grandes demais.

Se não for frequente, não vai ser útil. Reuniões mensais ou trimestrais devem ser realizadas para ajudar a manter os funcionários no caminho certo.

Use as diretrizes a seu favor

Diretrizes devem ser criadas para cada função como parte do primeiro estágio do ciclo de gestão por desempenho.

Essas políticas ou diretrizes devem estipular áreas específicas ou limites de oportunidade, pesquisa e experimentação.

Os funcionários fazem seu trabalho melhor quando têm diretrizes sólidas a seguir.

Construa uma cultura alinhada ao desempenho

Certifique-se de que seu local de trabalho tenha valores compartilhados e alinhamento cultural.

Um senso de valores, crenças e expectativas cria um ambiente de trabalho mais harmonioso e agradável.

Os funcionários devem estar comprometidos com os valores e objetivos delineados e exemplificados pela alta administração.

Organize workshops multifuncionais

Isso ajuda os funcionários – e os gerentes – a entender o que outros departamentos fazem, como pensam e quais são seus pontos fortes e fracos.

Eles podem descobrir algo novo e encontrar outras conexões, que podem ser úteis em trabalhos futuros.

As lideranças devem oferecer feedback acionável

Durante essas reuniões de coaching, podem surgir tensões se o feedback não for dado de maneira construtiva e acionável.

Não é nada produtivo olhar para trás e apontar os erros. Em vez disso, a gestão deve orientar os funcionários para o sucesso futuro.

Mantenha-se no profissional, não no pessoal

O feedback negativo é desagradável tanto para gerentes quanto para os funcionários.

Esta é uma das razões pelas quais as avaliações de desempenho tendem a ser uma tarefa pouco apreciada.

As lideranças devem manter o feedback profissional e lembrar de se concentrar no comportamento, e não nas características.

Por exemplo, apontar que tal colaborador regularmente entregava relatórios importantes com atraso é um feedback sobre um comportamento.

Dizer que tal funcionário é preguiçoso, e por isso os relatórios muitas vezes atrasavam é um feedback sobre uma característica pessoal.

Um deles pode ajudar o funcionário a assumir seu papel no sucesso ou fracasso de um projeto e o outro o tornará defensivo instantaneamente.

Não são apenas os funcionários que precisam de treinamento

A gestão também deve ser treinada. Treinar e oferecer um bom feedback não são tarefas fáceis, e é por isso que existem tantos coaches especializados por aí.

Para que os gerentes possam liderar bem, eles devem ser treinados nesses conjuntos de habilidades.

Aproveite o feedback de várias fontes

Peça aos funcionários para escrever comentários uns para os outros.

Isso dará à gerência uma visão mais holística do desempenho dos funcionários, entenderá os desafios que as equipes estão enfrentando e poderá oferecer melhor feedback.

Não dependa apenas de avaliações

Embora o processo de revisão seja importante, é apenas uma parte do sistema como um todo.

Planejar, treinar e recompensar os funcionários são partes igualmente importantes do sistema.

Os problemas nem sempre são baseados no funcionário

Pode ser fácil supor que os problemas são sempre causados ​​pelos funcionários, mas isso simplesmente não é o caso.

Os problemas podem surgir de fatores como indisponibilidade de suprimentos, processos internos defasados ou políticas organizacionais.

Procure a fonte dos problemas com a maior precisão possível para corrigi-los.

Reconhecer e recompensar o desempenho de forma pública e frequente

A administração não pode esperar que os funcionários permaneçam motivados se o bom trabalho não é valorizado. Muitas empresas ignoram esse passo fundamental.

Certifique-se de que os funcionários sejam recompensados ​​e reconhecidos por seu trabalho, e eles continuarão entregando o melhor para sua organização.

Diferença entre gestão por desempenho e avaliação de desempenho

Com nomes e propósitos semelhantes que às vezes se alinham, não é surpresa que algumas pessoas achem difícil identificar a diferença entre estes dois termos.

Na verdade, as avaliações de desempenho geralmente fazem parte do processo de gestão por desempenho, embora algumas empresas ainda se baseiem apenas nas avaliações.

Uma maneira fácil de entender a diferença é que as avaliações de desempenho são reativas e a gestão por desempenho é proativa.

Uma avaliação de desempenho analisa todas as ações passadas do funcionário dentro de um determinado período de tempo, avalia o desempenho de sua função e quantas metas foram atingidas.

A gestão por desempenho analisa o presente e o futuro do funcionário e o que pode ser feito para ajudá-lo a melhorar para atingir as metas.

Este sistema está focada no desenvolvimento e treinamento de um colaborador, e como isso pode beneficiar tanto o funcionário quanto a empresa.

A avaliação de desempenho é uma tarefa formal, operacional, feita de acordo com parâmetros rígidos e de forma quantitativa.

O RH lidera as avaliações de desempenho, com a contribuição da administração.

A gestão por desempenho é muito mais informal e estratégica, liderada pela gestão com a entrada dos funcionários de forma mais flexível.