Gestão de metas: tecnologia OKR agilizando processos

Na vida, tanto quanto nas organizações, o sucesso não acontece por acaso. É a soma de planejamento estratégico, esforço, determinação e execução. 

À medida que o progresso continua avançando, a importância do gerenciamento de metas se torna mais importante do que nunca. 

Definir metas sem um gerenciamento eficaz é semelhante a embarcar em uma aventura sem uma direção clara.

O gerenciamento de metas não é uma mera tarefa administrativa. É a transformação de planos e projetos em realizações tangíveis. 

Neste artigo você vai encontrar tudo o que precisa saber sobre gestão de metas e a utilização da tecnologia OKR, para agilizar seus processos e levar o seu negócio ao sucesso.

A história da gestão de metas

A gestão de metas, ou por objetivos, tem suas raízes na década de 1950 e foi introduzida por Peter Drucker, um pioneiro na teoria da gestão. 

Drucker acreditava que as organizações funcionariam de forma mais eficaz se tivessem metas claras e mensuráveis ​​às quais todos os funcionários almejassem. 

Ao longo dos anos, a gestão de metas foi desenvolvida e adaptada a diferentes indústrias e negócios, mas o princípio básico de definir e acompanhar as metas permaneceu central.

O que é gestão de metas?

Gestão de metas é o processo de definir, monitorar e atingir objetivos específicos dentro de uma organização. 

Envolve:

• definir objetivos claros, específicos e mensuráveis;
• desenvolver práticas eficazes para atingir esses objetivos;
• determinar quais objetivos são mais importantes e alocar recursos adequadamente;
• monitorar regularmente o progresso em direção às metas usando métricas relevantes;
• modificar metas ou estratégias conforme necessário com base no feedback e nas mudanças de circunstâncias;
• avaliar os resultados e a eficácia dos esforços relacionados a metas.

Conforme estudos, quando feitas corretamente, as metas podem tornar seus colaboradores de 11% a 25% mais produtivos. 

Mas a realidade parece um pouco diferente. Pesquisas apontam que 9 em cada 10 empresas não conseguem atingir metas estratégicas. Por que isso acontece?

Há algumas razões:

• a maioria das metas é escrita em jargão corporativo e necessitam de clareza, como “maximizar sinergias entre unidades de negócios para atender nossos parceiros globais”;
• não há um processo em vigor para monitorar as metas de perto e acompanhar aquelas que estão em risco ou fora do caminho. 
• as equipes não estão alinhadas nem trabalhando em uma estratégia compartilhada. 
• a alta gerência dita a direção sem consultar suas equipes ou ouvir feedback. As metas são definidas uma vez por ano e nunca mudam; 
• os colaboradores simplesmente não se importam com as metas porque não tiveram participação na criação delas. 

Isso leva a metas do tipo “definir e esquecer” e tanto gerentes quanto funcionários pensam que metas são uma “completa perda de tempo”. 

O que é OKR?

OKR – Objetivos e Resultados-Chave, são duas coisas:

Uma estrutura de gerenciamento de metas que ajuda as organizações a implementar e executar sua estratégia.

E uma maneira poderosa de formular metas, permitindo que organizações, equipes e indivíduos estabeleçam metas claras e mensuráveis, baseadas em resultados, que incentivem a colaboração.      

Usar a estrutura OKR garante um foco maior em resultados que importam, maior transparência e melhor alinhamento estratégico. 

OKR consegue isso alinhando funcionários e o trabalho que eles fazem em torno de atingir um propósito comum.

Um OKR consiste em um objetivo, que diz a você para onde ir. Vários resultados-chave são os resultados mensuráveis ​​que você precisa atingir para chegar ao seu objetivo. 

Iniciativas são todos os projetos e tarefas que ajudarão você a atingir seus resultados-chave.

A tecnologia OKR é uma série de práticas recomendadas que ajudam os colaboradores a priorizar, alinhar e mensurar o resultado de seus esforços.

Objetivo

Um objetivo descreve um resultado que você gostaria de atingir no futuro. Um objetivo define a direção — pense nisso como um destino em um mapa. Um objetivo responde à pergunta:

“Para onde eu quero ir?” Para assegurar que sejam motivadores e facilmente entendidos por todos, é importante que não sejam técnicos nem incluam métricas.

Resultados-chave

Um resultado-chave é um indicador mensurável essencial para alcançar o objetivo.

Ele ajuda você a medir o progresso em direção ao objetivo — como uma placa de sinalização que mostra o quão perto você está do seu destino.

Os resultados-chave respondem à pergunta: “Como sei se estou chegando lá?” 

Iniciativas

Iniciativas são as ações, isto é, todos os projetos e tarefas que ajudarão você a atingir um resultado-chave. 

Elas definem a direção geral e descrevem como você alcançará seu destino. Iniciativas respondem à pergunta: “O que farei para chegar lá?”

Para entender melhor

Imagine que sua organização é um carro. O objetivo é seu destino, ou seja, viajar para outro estado. 

Os resultados-chave são como as placas de sinalização no caminho, dizendo se você está indo na direção certa e quão longe você está de chegar. 

E as Iniciativas são o que você fará para manter seu carro se movendo na direção certa. Isso pode incluir uma boa noite de sono ou parar no meio do caminho para reabastecer.

Exemplos de objetivos

• esmagar a concorrência por meio de aquisições;
• ser um dos melhores lugares para trabalhar no seu estado;
• otimizar o funil de vendas para fechar mais negócios em menos tempo;
• criar uma cultura mais orientada para objetivos;
• capacitar a equipe de suporte para ser mais autossuficiente.

Exemplo de resultados-chave

• adquirir 3 pequenos players em seu setor;
• alcançar o top 10 dos melhores lugares para trabalhar;
• aumentar a taxa de oportunidade de vendas de 12% para 20%;
• chegar a 90% de contribuição dos funcionários para um OKR;
• reduzir a escalada de solicitações de auxílio em 15%.

Exemplos de iniciativas

• garantir a aprovação do orçamento pelos acionistas;
• contratar um gerente de pessoas e cultura;
• lançar um novo modelo de desconto;
• convidar todos os funcionários para participarem;
• criar um documento de perguntas e respostas para os 20 principais problemas escalados.

Benefícios da gestão de metas para a empresa

Os principais benefícios do gerenciamento de metas podem ser:

Aumento das margens operacionais

Por meio do gerenciamento de metas, o funcionário entende como seu trabalho pode contribuir diretamente para o sucesso da empresa. 

Isso geralmente o leva a focar em estratégias mais inteligentes e eficazes para atender às suas demandas. 

O resultado natural: ganhos de produtividade, bem como margens operacionais aumentadas.

Execução mais ágil da estratégia da empresa

Principalmente em períodos mais desafiadores, executar a estratégia da empresa de forma mais ágil se torna um requisito, pois isso se traduzirá em vantagem competitiva para o negócio.

Quando a organização realiza a gestão de metas, principalmente utilizando a metodologia OKR, as contribuições individuais serão definidas de forma clara e pública.

Iniciativas redundantes são rapidamente identificadas para permitir o ajuste fino das ações, alocando trabalho e contribuindo para a construção de projetos mais eficientes.

Redução do volume de negócios

Desenvolver estratégias para reduzir a rotatividade é um dos principais desafios das empresas. 

Segundo pesquisas, o Brasil se destaca como um dos países com maiores taxas de rotatividade de funcionários. 

Colaboradores insatisfeitos têm mais probabilidade de sair da empresa. 

Nesse sentido, metas claramente alinhadas com o negócio naturalmente contribuirão para um maior sentimento de responsabilidade e propriedade em relação ao sucesso da empresa. 

Empresa e funcionários alinhados

Outro aspecto marcante em relação à gestão de metas é o alinhamento empresa-funcionário. 

Especialmente no modelo de gestão OKR, as metas individuais são alinhadas com as metas da equipe e, por fim, com as metas da empresa. 

Nessa perspectiva, cada pessoa consegue entender como seu próprio trabalho impacta os resultados do negócio, o que gera maior engajamento. 

Além disso, por meio do mapa estratégico, cada profissional consegue perceber como todas as áreas estão reciprocamente alinhadas e como suas atribuições estão interligadas com as desempenhadas pelos demais membros da equipe.

Identificação das necessidades de treinamento

No final de um ciclo de gestão de metas, a equipe como um todo fará uma análise sobre os resultados. Este é o momento de identificar o que deu certo e o que pode ser melhorado. 

Se os resultados desejados não foram alcançados devido à falta de treinamento da equipe, por exemplo, esta é uma oportunidade de avaliar que tipo de treinamento pode ser conduzido para ajudar a melhorar os números no próximo ciclo.

Adotar essa prática em toda a organização gera outros ganhos notáveis, como por exemplo: 

• melhora a produtividade da equipe, pois o colaborador ficará mais interessado nas tarefas executadas;
• adiciona mais qualidade aos resultados;
• incentiva o trabalho em equipe, especialmente quando uma função é identificada como diretamente interligada a outra;
• promove o surgimento de líderes.

Direção clara

Enquanto a definição de metas define o destino, a gestão de metas é o roteiro que guia indivíduos e equipes para os resultados pretendidos. 

Ela fornece clareza sobre as etapas, responsabilidades e ações específicas necessárias para atingir os objetivos definidos. 

Sem esse roteiro, o risco de desviar do curso ou perder de vista a meta se torna significativamente maior.

O gerenciamento eficaz de metas minimiza a ambiguidade, oferecendo um caminho estruturado para o futuro. 

Ele garante que todos os envolvidos entendam suas funções, responsabilidades e as contribuições específicas necessárias. 

Essa clareza é especialmente crucial em organizações maiores, onde vários indivíduos ou equipes trabalham em direção a metas interconectadas. 

A ausência de gestão eficaz de metas pode resultar em falta de coordenação, levando a ineficiências e oportunidades perdidas.

Responsabilidade

Definir metas é apenas o começo. Alcançá-las requer comprometimento e responsabilidade. 

O gerenciamento eficaz de metas estabelece um sistema de responsabilidade ao incorporar marcos, prazos e métricas para medir o progresso. 

Quando indivíduos e equipes estão cientes dessas métricas, eles têm mais probabilidade de permanecer comprometidos e engajados em suas tarefas.

Essa responsabilização serve como uma força motriz, encorajando os indivíduos a assumirem os resultados de suas ações. 

Check-ins regulares e avaliações de progresso tornam-se mecanismos pelos quais os indivíduos podem medir seu desempenho em relação a benchmarks estabelecidos, garantindo que todos estejam contribuindo efetivamente para a meta geral.

Adaptabilidade

A jornada em direção ao sucesso raramente é um caminho linear. Fatores externos, desafios inesperados e circunstâncias mutáveis ​​podem impactar a busca por objetivos. 

A gestão de metas permite adaptabilidade ao habilitar ajustes com base nessas variáveis.

Em um ambiente de trabalho dinâmico, desafios imprevistos podem surgir a qualquer momento. O gerenciamento eficaz garante que as metas permaneçam relevantes e atingíveis, apesar das circunstâncias mutáveis. 

A capacidade de adaptar o plano conforme necessário é fundamental para superar obstáculos e permanecer no curso. 

Sem essa adaptabilidade, as metas podem se tornar obsoletas, levando à frustração e à perda de impulso.

Motivação e engajamento

O progresso é um motivador poderoso. A gestão eficaz de metas envolve rastrear e celebrar conquistas ao longo do caminho. 

Quando os indivíduos veem evidências significativas de seu progresso, isso atua como uma fonte de motivação e engajamento.

O reconhecimento de realizações reforça o valor do trabalho que está sendo feito. 

Ele cria um ciclo de feedback positivo onde os indivíduos se sentem reconhecidos por seus esforços, levando-os a investir mais energia em suas tarefas. 

Esse aspecto motivacional é fundamental para sustentar o momento, especialmente ao perseguir objetivos desafiadores ou de longo prazo.

O gerenciamento eficaz transforma o local de trabalho em um ambiente onde as conquistas são reconhecidas e celebradas. 

Esse reforço positivo contribui para uma cultura de sucesso, onde os indivíduos são inspirados a ir além em seus esforços.

Alocação de recursos

Recursos, sejam eles tempo, dinheiro ou energia, são finitos. A alocação ineficiente de recursos pode impedir o progresso e dificultar a realização de metas. 

O gerenciamento desempenha um papel importante para garantir que os recursos sejam alocados de forma eficiente.

Por meio da gestão adequada, indivíduos e equipes podem priorizar tarefas com base em sua contribuição para metas abrangentes. 

Isso evita o desperdício de recursos em atividades que não se alinham com os objetivos definidos. 

Também permite uma distribuição mais estratégica de recursos, otimizando a eficiência de todo o processo.

Em essência, a gestão eficaz de metas é a bússola que não apenas mantém todos no caminho certo, mas também garante que a jornada seja bem planejada, adaptável e alimentada por um senso de responsabilidade e motivação. 

Sem ela, a busca por metas se torna um empreendimento confuso, com o destino permanecendo imaginário e os esforços necessitando da direção e propósito necessários.

Diferença entre OKRs e KPIs?

Agora que você sabe do que se trata a gestão de metas utilizando a tecnologia OKR, provavelmente está se perguntando: e os KPIs? Qual é a diferença entre OKRs e Indicadores-Chave de Desempenho – KPIs?

Eles são dois tipos diferentes de objetivos com propósitos diferentes. Vamos dar uma olhada mais de perto no que os torna diferentes.

Os KPIs são um tipo de ferramenta de medição de desempenho que avalia o sucesso, a produção, a quantidade ou a qualidade de um processo ou atividade em andamento. 

Geralmente esses processos ou ações já estão sendo aplicados na sua empresa.

Os OKRs, por outro lado, fornecem o “elo perdido” entre aquilo que você deseja e a sua realidade. 

Eles ajudam você a quebrar o status quo e levá-lo para um território novo, muitas vezes desconhecido. 

Se você tem um grande sonho, algo que gostaria que sua organização ou equipe alcançassem no futuro, você precisa de OKRs que o levem até lá.

Independentemente de serem tipos diferentes de metas, OKRs e KPIs funcionam bem juntos. Há um grande valor em combinar os dois, pois eles fornecem a você todas as ferramentas para gerenciar a saúde de toda a sua organização.

Imaginando novamente que sua organização é um carro e você está dirigindo em direção ao seu destino, seus KPIs representam as indicações do painel do seu carro, como o medidor de combustível e temperatura do motor. 

Essas são as coisas que você precisará observar constantemente para garantir que seu motor não esteja superaquecendo e que você não esteja ficando sem gasolina. 

Por outro lado, seus OKRs são como seu roteiro que o guia em direção ao seu destino. 

Todas essas são metas temporárias que mudarão de tempos em tempos. Então, depois de passar por um marco em direção ao seu destino, você se concentrará no próximo.

Usar e dominar a tecnologia OKR para agilizar os seus processos pode revolucionar a maneira como você, sua equipe e seu negócio operam.