Fluxograma de admissão de colaboradores

Além de contribuir para as burocracias de recrutamento, o fluxograma é uma referência para comparar as competências dos candidatos em relação à vaga.

Além de fazer parte das rotinas do setor de RH, também pode ser utilizado como ferramenta estratégica para evitar erros nos processos de admissão.

O que é um fluxograma de admissão de colaboradores?

Um fluxograma que descreve as etapas necessárias na contratação de novos funcionários é conhecido como fluxograma de admissão de colaboradores.

É um layout visual do plano de uma empresa para encontrar e recrutar novos talentos.

Ele usa formas comuns de fluxograma como ovais, retângulos e diamantes para ilustrar diferentes etapas. A direção do gráfico é mostrada através de setas de conexão.

Essa ferramenta pode ir de um simples diagrama desenhado à mão a um gráfico complicado e preciso desenhado por computador representando vários processos.

Ele visualiza as várias etapas do plano de recrutamento para que o gerente de contratação possa acompanhar o desenvolvimento dos candidatos.

Triagem de possíveis candidatos, avaliação de suas qualificações e tomada de decisões de contratação fazem parte desse processo.

O objetivo de um modelo de fluxograma é ajudar uma empresa a restringir a lista de possíveis candidatos e escolher a melhor nova contratação para a função.

Vantagens

Em vez de apresentações narrativas longas e ineficazes, um fluxograma de admissão demonstra o processo de recrutamento com formas e símbolos.

As imagens são mais expressivas do que os textos simples, e permanecerão na mente dos usuários por mais tempo.

A descrição nas caixas permite que as pessoas conheçam o núcleo do processo, portanto, é mais curto e mais compreensível.

O processo de recrutamento de cada empresa geralmente resulta na necessidade de contratar outros gerentes.

Além disso, a despesa com a contratação de assistentes pode sobrecarregar as empresas com orçamentos limitados.

Nesse caso, um fluxograma de recrutamento é uma opção ideal. Ele ajuda os empregadores a alcançar, avaliar e identificar candidatos a emprego com pouco ou nenhum custo.

Fluxograma de admissão passo a passo

O fluxograma de admissão descreve todo o processo de recrutamento que pode ser dividido em 5 etapas:

Planejamento e preparação

A primeira etapa é determinar os requisitos para o cargo. Esta fase envolve a compreensão completa das descrições e especificações do trabalho para garantir que você esteja ciente de todas as qualificações exigidas.

Você pode considerar a geração de um perfil de candidato ideal, cujos critérios seriam os mais adequados para essa posição.

Isso não apenas o ajudará a tomar melhores decisões ao longo do processo de recrutamento, mas também poderá ajudá-lo a encontrar pessoas altamente qualificadas para outros cargos dentro de sua empresa.

Publicidade e atração de candidatos

Você pode postar vagas de emprego no site da sua empresa, em quadros de empregos on-line, mídias sociais, entre outros canais.

Alternativamente, você pode procurar candidatos em todas as listas de contatos existentes para preencher as vagas.

Isso pode ser feito entrando em contato com pessoas bem relacionadas em suas áreas ou que já demonstraram interesse em trabalhar para a empresa.

Triagem e seleção de candidatos

Depois de começar a receber inscrições, é o momento de selecioná-las. Examine o nível de educação, experiência profissional e referências ao avaliar currículos.

Durante a entrevista, certifique-se de fazer perguntas comportamentais para entender melhor a personalidade do candidato.

Você também pode considerar a inclusão de perguntas situacionais adicionais para ver como eles responderiam a vários eventos diferentes relacionados ao trabalho.

Se você tiver mais de um candidato qualificado, verifique suas anotações de cada entrevista e faça comparações para determinar qual candidato é o mais adequado.

Isso pode envolver pedir a opinião de gerentes ou executivos sobre quem se encaixa melhor na cultura ou simplesmente fazer uma escolha com base no que foi dito durante as entrevistas.

Oferecendo o trabalho e integrando novos candidatos

Depois de fazer sua escolha, faça uma oferta de emprego e entre em contato com o candidato selecionado.

No entanto, antes de se comprometer com um emprego em tempo integral em sua organização, você pode oferecer a eles um período de experiência para avaliar se eles são adequados para a função.

Essa etapa também envolve obter dos novos contratados as ferramentas e informações necessárias para se tornarem membros produtivos da equipe, bem como integrá-los à empresa e sua cultura.

Avaliando o processo

É recomendável avaliar suas decisões de recrutamento no final do processo.

Se você fizer as escolhas certas de contratação, é provável que elas permanecerão na empresa por muito tempo.

Por outro lado, se a escolha não foi adequada, é necessário garantir que isso não aconteça novamente.

Analise novamente todo o processo para identificar onde ocorreu o erro e por que aconteceu, realizando as melhorias necessárias no futuro.

Isso pode implicar a alteração do seu procedimento de triagem ou o recrutamento de mais funcionários para lidar com o fluxo de solicitações.

Você também pode aumentar a comunicação do candidato e tornar todo o processo de contratação mais transparente.

A importância de usar um fluxograma de admissão de colaboradores

Um fluxograma facilita o acompanhamento do processo de contratação e garante que ele seja feito de forma consistente.

Quando um sistema de recrutamento é usado, é possível determinar onde há chances de desenvolvimento e acompanhar o progresso ao longo do tempo à medida que a empresa cresce e muda.

Ele também fornece uma visão geral de quem é responsável por cada etapa do processo, o que pode ajudar na prestação de contas.

Antes de iniciar seu processo de contratação, crie um modelo de fluxograma simples para garantir que nenhuma fase seja ignorada ou repetida.

As empresas podem garantir que estão empregando os trabalhadores mais qualificados que serão bem-sucedidos em suas funções seguindo um fluxograma bem definido.

O fluxograma de admissão pode não apenas garantir que as organizações contratem os indivíduos adequados, mas também pode ser usado para avaliar a eficácia de uma organização e fornecer estrutura e ordem entre os gerentes de contratação e os funcionários.

Erros a evitar ao fazer um fluxograma do processo de recrutamento

Embora projetar um fluxograma de recrutamento seja um procedimento simples, existem alguns erros que você deve evitar:

Omitir detalhes específicos

Certifique-se de incluir todas as etapas críticas em seu processo de contratação.

Se você não fizer isso, seus esforços serão incompletos e você não obterá os melhores resultados.

Utilizar atalhos

Para evitar isso, divida cada etapa em várias subetapas para que nenhuma ação importante seja esquecida.

Além disso, quaisquer membros da equipe que tenham recebido responsabilidades durante esses processos, como os encarregados de selecionar inscrições ou ligar para indivíduos selecionados para agendar uma entrevista, podem precisar de assistência na execução de suas novas tarefas.

Não compartilhar informações

Todos os membros de sua equipe de contratação devem estar envolvidos no processo de contratação, portanto, certifique-se de que todos saibam quem é responsável por qual tarefa em cada etapa.

O procedimento de contratação não é apenas para novos funcionários.

Esse método, usando o mesmo modelo de fluxograma, deve ser seguido toda vez que sua empresa precisar preencher um cargo, seja com um funcionário existente ou um novo contratado.

Isso garantirá que todos os envolvidos no processo de contratação estejam cientes do que e quando precisa ser feito.

Outras aplicações do fluxograma em Recursos Humanos

O fluxograma é uma ferramenta valiosa para o setor de RH, sendo utilizado não apenas para a contratação, mas também em vários outros processos, como:

Integração de novos funcionários

Um dos processos de RH mais complexos, a integração de novos funcionários envolve nada menos que cinco subprocessos acontecendo em paralelo, além de vários agentes diferentes.

Dentre as atividades necessárias para que a integração de um novo colaborador ocorra de forma adequada, podemos destacar:

• Cadastro de integração de funcionários

É responsável por alinhar todos os processos, do início ao fim, fazendo com que as tarefas passem pelos demais departamentos e responsáveis, e com que as informações circulem até a finalização do processo de integração.

• Providenciar acomodações

Esse é um detalhe importante para que o novo funcionário se sinta bem-vindo e se envolva rapidamente na empresa.

Normalmente, a equipe de infraestrutura é responsável por providenciar e instalar os móveis e equipamentos.

• Fornecer recursos de comunicação

A instalação de uma linha telefônica ou eventualmente a disponibilização de um smartphone ao funcionário podem fazer parte do processo de integração.

• Conceder acesso e fornecer ativos de TI

Disponibilizando um laptop ou desktop, configurando senhas, instalando webmails e configurando outras ferramentas que a empresa utiliza, como usuário de rede, acesso ao sistema de informação, intranet, Slack e outros.

• Acolhimento

Apresentar o novo colaborador a todos os demais funcionários da empresa, ou pelo menos aqueles com quem ele irá trabalhar diretamente.

Outra maneira de fazer isso é com conversas de integração, quando grupos de funcionários são definidos em uma sequência de pequenos eventos programados.

Solicitação de viagem

Esta é uma outra aplicação do fluxograma. As solicitações de viagens exigem diferentes níveis de aprovação, tanto do departamento solicitante quanto dos gerentes financeiros.

Além disso, é ideal cotar diversas opções de hotel e passagem aérea e enviar o orçamento para ser avaliado pelo gerente da solicitação de viagem.

Se o orçamento for indeferido, o processo volta para a área administrativa, que deve fazer novas cotações e apresentar uma nova proposta.

Ao retornar da viagem, o solicitante ainda terá que solicitar o reembolso de outras despesas, o que pode ser feito por meio de outro modelo de fluxograma de RH.

Reembolso de despesas

Toda vez que um colaborador faz uma viagem de negócios para a empresa, uma série de gastos como hospedagem, alimentação e deslocamento, são realizados.

Além disso, quando um funcionário incorre em despesas por outros motivos, como levar um cliente para almoçar, participar de uma feira ou gastar combustível, a empresa geralmente realiza esse reembolso.

Controlar e aprovar todo esse processo é uma tarefa complexa, envolvendo vários departamentos.

Criar um fluxograma automatizado torna o trabalho mais rápido, além de permitir o controle e a análise de custos para verificar procedimentos que podem reduzir despesas.

Essa agilidade pode motivar seus colaboradores, principalmente na área de vendas, onde o reembolso de despesas é muito utilizado.

Processo de rescisão de funcionário

Um dos exemplos mais estressantes de fluxogramas de RH é aquele que se refere ao processo de demissão de um funcionário.

As demissões são sempre um momento em que a empresa passa por uma dificuldade e está procurando maneiras de reduzir custos fazendo cortes de pessoal, ou quando um funcionário tem um desempenho abaixo dos padrões da organização.

Portanto, quanto mais você conseguir tornar esse processo fluido, ágil e sem atrasos, melhor para ambas as partes.

Por isso, a utilização de um fluxograma no processo de desligamento de funcionários auxilia muito o trabalho de Recursos Humanos.

Isso também evita possíveis erros de cálculo e falhas na coleta de documentos, que podem até gerar prejuízos financeiros ou ações judiciais contra a empresa.

Esse processo demanda três etapas principais, que são:

• Desligamento do empregado: envolvendo o departamento de Recursos Humanos, o gerente do departamento e o empregado;
• Remoção de acesso e desvinculação de ativos: que envolve a equipe de service desk e o coordenador de sistemas;
• Verificação financeira: responsabilidade do departamento financeiro.

Cronometragem do funcionário

Este modelo de fluxo de trabalho demonstra o rastreamento de horas trabalhadas a cada semana por funcionários horistas e quaisquer ajustes subsequentes feitos por supervisores relacionados a salários ou horas trabalhadas.

O processo inclui a submissão das horas trabalhadas pelo colaborador, a revisão dos tempos apresentados e a posterior confirmação das horas trabalhadas pelo Departamento de RH.

Administração de benefícios

A administração de benefícios é um processo que envolve a gestão, desenvolvimento e administração de todos os benefícios de saúde, invalidez, férias e outros benefícios relacionados aos colaboradores.

Este processo inclui o preenchimento de pedidos de inscrição, confirmação de inscrição, emissão de cartões de identificação de benefício e notificações.

Além disso, demonstra a atualização de qualquer mudança de status aplicável como nascimento, óbito, casamento, divórcio, etc., e a verificação, notificação e remoção de membros inelegíveis dos planos de saúde.