Ferramentas de Gestão: A Importância Mesmo no Trabalho Remoto

A nova forma de trabalho pegou a todos de surpresa. Muitas empresas não estavam preparadas para o Home Office. Com o objetivo de reestruturar o sistema empresarial, tornou-se clara a necessidade de compreender para então aplicar as ferramentas de gestão.

O cenário atual nos mostra um ciclo de dúvidas e grandes mudanças. Com isso as organizações que precisam manterem-se ativas no mercado perceberam a necessidade de tornarem-se constantemente mais atrativas, competitivas, ecologicamente e socialmente desenvolvidas.

Elas entenderam que passaram a ter responsabilidades que são ainda maiores que as anteriores. Hoje tratam de ética, educação e cultura além de terem assumido o papel de formadores de opinião de grandes massas.

Tornou-se necessário buscar a excelência em gestão de forma profunda e clara, considerando seus conceitos.

Além disso é preciso descobrir como gerenciar suas equipes e seu trabalho de forma remota.

Nesse artigo vamos ver algumas ferramentas que podem te auxiliar neste novo modelo de administração empresarial.

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O que precisa ser feito?

Os valores e princípios que necessitam ser incluídos nas rotinas, pois estão assimilados como parte do processo organizacional e vivenciam constantemente todos os membros da organização.

Ao mesmo tempo que percebeu-se essa necessidade grande quantidade de ferramentas foram sendo criadas e disponibilizadas.

Rapidamente notou-se que nem todas elas obtinham êxito enquanto outras alcançaram enorme sucesso.

Para alguns autores a explicação se dá pela falta de entendimento sobre a ferramentas de gestão utilizadas e a falta de experiência da empresa.

Para buscar o entendimento desse fenômeno a Bain & Company, empresa especializada em consultoria estratégica, pesquisou ao longo de vários anos essas ferramentas e concluiu o seguinte:

  • Nenhuma destas ferramentas são úteis para resolução de todas as problemáticas;
  • A troca demasiada de estratégia coloca em risco a credibilidade dos gestores;
  • Os projetos de maior magnitude tendem a atingir alta taxa de êxito;
  • As metas mais realistas atingem melhores resultados utilizando as ferramentas como suporte.

 

Após obter tais conclusões, ficou evidente a necessidade de estudar o problema mais profundamente.

Seria preciso entender os pormenores da situação e após concluir os pontos a serem trabalhados, o gestor parte para a tomada de decisão.

Um plano de ação precisa ser elaborado, considerando a direção a ser seguida e as decisões a serem tomadas.

Nunca deve desprezar o fato de que todos necessitam estar envolvidos, motivados e contribuindo para que o objetivo da organização seja atingido.

Qualidade Total

Para que possamos entender sua importância é necessário compreender primeiramente o que é gestão de qualidade e porque esse conceito surgiu.

Face a um mercado cada vez mais competitivo observou-se a necessidade de questionar a qualidade e variedade dos bens e serviços prestados.

Toda a empresa passou a ser responsável por isso e não apenas um setor distinto. Surge então uma nova filosofia de gestão voltando-se para a qualidade.

O conceito teve uma rápida evolução marcada com a criação de sistemas de mensuração para medir a qualidade e o país pioneiro nesta área foi o Japão.

De modo geral logo percebeu-se o impacto causado pela qualidade sobre os consumidores e em todo o mercado ao mesmo tempo que era notório o modo como a falta de qualidade atingiu negativamente a produtividade.

Surge o conceito Qualidade Total onde são definidos características de totalidade que abrangem a qualidade intrínseca, ética, segurança, atendimento, custo e moral.

A Gestão da Qualidade Total tornou-se uma alternativa para empresas que buscam orientar-se, através de aplicações que englobam a constante busca por soluções e a minimização de erros.

Incluindo decisões realistas com base em dados confiáveis, foco no cliente e o envolvimento geral, melhorando a sinergia no trabalho em equipe.

Ferramentas de Gestão

Para que uma organização desenvolva um sistema de Gestão de Qualidade, é necessário conhecer profundamente as ferramentas de gestão selecionadas para concluir seu potencial de ação e sugerir melhorias, de acordo com a realidade organizacional.

A utilização desses mecanismos ocorre devido à necessidade de tornar clara determinada situação, a identificação e causas de problemas. Também a busca por soluções viáveis, a identificação da necessidade de novos métodos de trabalho e uma análise realista de todos os resultados atingidos.

Os gestores obrigatoriamente precisam estar cientes das grandes mudanças que a organização enfrentará ao optarem por implementar um sistema de Gestão de Qualidade. Tais mudanças ocorrerão profundamente na cultura vigente e provocara grande transformação positiva, porém antes disso poderá encontrar resistência.

Os grandes problemas que geralmente surgem implicarão sobre o comportamento e hábitos enraizados na cultura organizacional que possivelmente deverão ser avaliados e alterados. Por perturbar hábitos antigos, os membros de todo corpo organizacional precisam estar envolvidos e motivados a contribuir com as mudanças.

Isto é necessário por estarem intimamente ligados ao fracasso ou êxito na implantação do novo sistema. As novas regras de comportamento e o informe sobre os objetivos devem ser feitos a todos os membros da equipe.

Isto faz com que compreendam a real necessidade de tais atitudes e contribuam de maneira colaborativa e espontânea, ao perceberem que sua contribuição é necessária para que a organização possa evoluir.

Nenhuma área da empresa é menos importante e todas devem participar com o mesmo afinco e noção de sua responsabilidade individual.

Por fim, o objetivo da soma de todos os esforços é atingir alto nível de eficiência e eficácia nos processos, permitindo à organização alto nível de qualidade, garantindo a possibilidade de desenvolvimento econômico e reconhecimento no mercado.

Ferramentas de Gestão de Projetos

As grandes companhias reconhecem que, para um projeto atingir seus objetivos e alcançar sucesso, é necessário adotar ferramentas de gestão de projetos, eficientes e eficazes seja qual for o empreendimento.

Para que se inicie um projeto é necessário que o gestor conheça profundamente todas as informações referentes à qualidade, valores e custos e ainda o tempo provável de execução.

Durante a execução do projeto o controle e monitoramento precisam ocorrer para assegurar que todas as etapas sejam realizadas e as metas atingidas. Fica fácil concluir que, gestão de projetos nada mais é que o emprego de métodos, que proporcionam o êxito de um projeto, passando por todas as etapas desde a elaboração, execução e controle de todas as atividades.

Para tornar prática e eficiente a gestão de projetos existem atualmente no mercado softwares de ferramentas de gestão que facilitam o desenvolvimento das atividades programadas e garantem muito mais agilidade nos processos.

Através desses mecanismos é possível controlar os indicadores de qualidade bem como os de produtividade, controlar despesas, avaliar resultados, minimizar os riscos e acompanhar de perto os cronogramas mesmo de forma remota. Com suas interfaces simples e objetivas é possível ter tudo sob controle a qualquer hora e em qualquer lugar.

As ferramentas de gestão são indispensáveis contribuintes para o sucesso de um projeto. Elas deixam claro que essas ferramentas podem ser físicas como planilhas e anotações, porém o uso de mecanismos eletrônicos oferecem maior controle das informações.

Para não restar dúvidas a respeito do que são ferramentas de gestão de projetos, pode-se defini-las como instrumentos físicos ou eletrônicos que, associados ao uso de teorias e estratégias, permitem a realização do gerenciamento de projetos, durante todas as suas etapas.

Gestão de Pessoas

Cada vez mais as pequenas, médias e grandes organizações tem entendido o valor do capital humano é oferecido suporte para que estes possam desenvolver e aperfeiçoar habilidades.

O departamento de Gestão de Pessoas responsabiliza-se por administrar o principal capital que uma organização possui que são as pessoas. Diante disso é correto afirmar que as demandas referentes a todos os colaboradores passam por este setor.

O setor de Gestão de Pessoas é o elo entre organização e colaborador e também assume a responsabilidade de mediar conflitos que venham a ocorrer dentro das equipes.

Além disso, sua função é selecionar pessoas de acordo com o perfil do candidato e as competências exigidas para o cargo, evitando contratações falhas e gastos desnecessários de capital, inclusive o desgaste pela alta rotatividade.

Dentre os temas de responsabilidade desta importante área, está a tarefa de analisar minuciosamente cada cargo existente e efetuar a definição de cada. Além de descrever os cargos existentes, a Gestão de Pessoas ainda planeja e administra o valor dos salários de cada um deles de acordo com o mercado e leis vigentes.

Diante de tantas responsabilidades, entende-se necessário que o departamento adote ferramentas de gestão que os auxiliem e tornem efetivos os processos. Isto contribui para a melhoria dos recursos, promovendo benefícios ao setor e consequentemente à empresa de modo geral.

Dentre as muitas ferramentas de gestão, destacam-se a Avaliação de Desempenho.

Esta ferramenta tem como objetivo a avaliação e a medição da atuação do desempenho individual. Assim, permite que a empresa identifique o nível de seus colaboradores, os pontos a serem trabalhados e habilidades que devem ser valorizadas.

Atualmente existem várias ferramentas de gestão, como a Metodologia do Coaching, que visa acelerar resultados e é muito utilizada para desenvolver e capacitar constantemente o capital humano.

Ferramentas de Gestão Empresarial

O objetivo de um gestor empresarial é planejar, organizar, dirigir e controlar processos. Porém, estas tarefas exigem que sejam utilizadas ferramentas de gestão para que os planos de ação sejam colocados em prática e os objetivos atingidos.

Ferramentas de gestão são mundialmente utilizadas como técnicas de aprimoramento de produtos ou projetos. Esses sistemas visam primeiramente identificar possíveis problemas e preveni-los, evitando transtornos futuros com base na prevenção.

Organizações que não utilizam-se desses recursos tendem a fracassarem em suas tarefas e até findarem suas atividades. Tais ferramentas são necessárias em todos os setores e departamentos e auxiliam em todas as diversas etapas dos negócios.

Dentro de um departamento financeiro por exemplo é indispensável a utilização de ferramentas que auxiliarão nas tomadas de decisão que proporcionarão um bom resultado nas finanças. Controle de contas a pagar e a receber, fluxo de caixa, controle de vendas, cálculos simples e complexos são exemplos de ferramentas encontradas nesse departamento.

Já na área de Recursos Humanos encontram-se as ferramentas utilizadas para cálculos rescisórios, controle de horários, sistema de admissão, controle de férias e benefícios.

Cada departamento faz uso da ferramenta necessária às suas necessidades e que contribuam nos resultados. São inúmeras e podem ser informatizadas ou manuais variando de acordo com o objetivo e porte de cada empresa.

Os gestores que utilizam esses recursos garantem melhores resultados, maximização dos lucros, melhores taxas de produtividade e maior satisfação por parte do cliente interno e externo.

A utilização de ferramentas de gestão tornam um negócio mais competitivo e atraente fazendo com que empresas consigam êxito e se mantenham ativas no mercado. Devido a essa realidade o uso desses recursos são indispensáveis.

As principais Ferramentas de Gestão

Como mencionado anteriormente existem um grande número de ferramentas de gestão disponíveis e sua utilização variam de acordo com o porte da empresa e com as necessidades de cada departamento.

A escolha de cada um precisa ser de acordo com os resultados almejados.

SWOT

Uma ótima ferramenta de gestão utilizada como instrumento de planejamento, é a análise de SWOT, famosa por ser eficiente em realizar análise ambiental interna e externa e que serve de base para o planejamento estratégico.

A palavra em inglês SWOT representa as forças, fraquezas, oportunidades e ameaças.

Realizam análises no ambiente interno e externo identificando vantagens e pontos fortes em comparação aos concorrentes, as desvantagens e pontos fracos que precisam ser superados.

Essa ferramenta de fácil manuseio contribuiu ativamente para impulsionar grandes mudanças e avanços no seio das organizações.

Diagrama de Oshikawa

O Diagrama de Oshikawa ou espinha de peixe é outra ferramenta de gestão, muito conhecida e utilizada para identificar a raiz de problemas. Também de fácil manuseio esta ferramenta obtém bons resultados.

SAC

Na Gestão de Atendimento o uso de um recurso chamado chat atender onde o atendimento ao cliente é feito rapidamente tem sido muito aceito por clientes e gestores. Esse meio de atendimento garante agilidade no processo sem custos e sem demora.

O e-mail é também muito útil neste departamento por ser de fácil manuseio e permitir que os clientes enviem dúvidas, sugestões e reclamações sem sair de casa.

Pesquisa de Satisfação

A pesquisa de satisfação é uma ferramenta que permite coletar dados e analisá-los verificando os resultados de forma muito mais rápida. Podem ser feitas através de contato por e-mail, mensagens SMS ou ainda através de sites.

São recursos simples e de baixo custo como esses podem aumentar consideravelmente a qualidade dos atendimentos ao cliente e consequentemente sua satisfação.

Feedback

Visando o desenvolvimento das equipes, o aprimoramento do trabalho e permitindo ao colaborador conhecer seus pontos fortes e fracos usa-se uma ferramenta chamada Feedback.

Esse recurso permite a empresa um contato direto com o colaborador o deixando a par de sua conduta profissional e aponta seus erros e acertos.

O Feedback pode ser realizado em uma conversa onde o profissional possa se sentir à vontade, evitando clima tenso e de forma clara e objetiva.

Existem ainda ferramentas de coaching para realização do feedback entre elas o Feedback Burguer que é um roteiro que proporciona ao gestor realizar críticas construtivas e causam maior aceitação por parte do colaborador.

A Avaliação 360º é um método muito eficaz de auto avaliação que gera resultados assertivos.

Análise de Portfólio, Balanced Scorecard, Benchmarking, Groupware

Dentre as inúmeras ferramentas de gestão disponíveis destacam-se a Análise de Portfólio, Balanced Scorecard, Benchmarking, Groupware e diversas outras que podem ser selecionadas de acordo com a necessidade.

O comum entre todas elas é a alta taxa de retorno positivo e a maior qualidade dos produtos e serviços após sua implantação.

Técnicas e Ferramentas de Gestão

As ferramentas de gestão são numerosas e em sua maioria de fácil aplicabilidade. Cada uma delas possui um objetivo claro e pré-estabelecido onde o gestor poderá selecionar aquelas que melhor atendam suas necessidades face à realidade da empresa.

As ferramentas possuem técnicas específicas e distintas para a sua aplicabilidade. Algumas permitem rápida implantação e outras requerem maior planejamento e organização, porém todas elas garantem bons resultados se respeitadas as etapas de sua execução.

Importância das Ferramentas de Gestão

Num mundo globalizado e com cenário altamente competitivo grande número de empresas de todos os portes têm buscado ferramentas e processos que possibilitem aumentar sua produção, maximizar lucros e torná-las mais competitivas.

Observa-se que cada modelo de negócio exige diferentes escolhas no uso das muitas ferramentas disponíveis de acordo com a aplicabilidade, facilidade na implementação, valor do investimento e foco no resultado.

O uso das ferramentas de gestão tornou-se indispensável para transformar uma empresa em um grande negócio. Ocorre através da centralização das informações em um mesmo ambiente, disposição dos dados com fácil acesso e uma visão geral e confiável da situação real do empreendimento.

No Recursos Humanos as ferramentas são de grande auxílio no processo de recrutamento e seleção ao apontar o quadro autorizado de funcionários, o quadro atual e as baixas. Isso permite trabalhar sobre as reais necessidades de contratação e demissão.

Também contam com ferramentas que permitem total controle das informações, facilitando o trabalho e minimizando erros e custos desnecessários, oriundos da perda de prazos e atrasos em tarefas importantes, são itens como:

  • Vencimentos de férias;
  • Aniversários de funcionários;
  • Necessidade de realização de exames periódicos;
  • Vencimentos de contratos de trabalho;
  • Controle de banco de horas e jornada de trabalho.

 

Outra área que se beneficia com as ferramentas de gestão é o controle de estoque, que antigamente mantinha suas informações armazenadas e controladas através de planilhas de Excel. Essas planilhas não garantiam a certeza das anotações e nem uma visão geral do estoque.

Atualmente, com as ferramentas sendo utilizadas é possível:

  • Obter o inventário com muito mais agilidade;
  • Controlar as entradas e saídas;
  • As faltas de produtos;
  • Controlar as datas de validade;
  • Emitir notas fiscais com agilidade;
  • Ter com precisão as quantidades exatas de itens presentes no estoque.

 

Novos tempos

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Com tantas facilidades obtidas as empresas acabam por aumentar a qualidade dos serviços prestados e dos produtos oferecidos mantendo-se sólidas no mercado e tornando-se cada vez mais competitivas.

Essas empresas conseguem atender as necessidades e exigências de seus clientes, através da melhoria constante da qualidade, que está intimamente ligada ao uso de ferramentas. Tais ferramentas transformam o desempenho, aumentando os lucros.

As organizações que utilizam por exemplo ferramentas de gestão de qualidade garantem um estado de melhoria constante, satisfação do cliente e o fortalecimento de sua imagem no mercado.

As vantagens apontadas não deixam dúvidas de que a implantação de ferramentas de gestão são altamente aconselháveis e importantes para o sucesso de uma empresa em setores isolados e de modo geral.

Vivemos em novos tempos. Com a implantação destes recursos a empresa se manterá no mercado sobrevivendo às dificuldades e superando a concorrência, mesmo trabalhando de forma remota. O que que está em jogo aqui é a estrutura da empresa e não sua localização.

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