Principais Etapas de um Processo Seletivo Eficiente

O processo de recrutamento pode ser a primeira vez que um possível funcionário interage com sua empresa.

O seu processo de contratação causa uma ótima primeira impressão? Infelizmente, as estatísticas atuais do mercado deixam muito a desejar.

Estudos recentes relataram que o número de experiências negativas de contratação compartilhadas em plataformas como LinkedIn ou Glassdoor dobrou desde 2020 e 42% dos candidatos no estudo recusaram ofertas de emprego como resultado de uma experiência ruim.

A boa notícia é que você pode se destacar na multidão diferenciando seu negócio com uma estratégia de recrutamento robusta.

Neste artigo, detalhamos as principais etapas de um processo seletivo eficiente, para que você possa atrair e reter os melhores talentos.

O que envolve um processo seletivo?

O recrutamento envolve identificar, atrair, avaliar e contratar candidatos qualificados para atender às necessidades de pessoal dentro de uma organização.

Requer a colaboração entre os gestores de contratação, a equipe de RH, os recrutadores, a gestão sênior e os líderes financeiros para garantir que os esforços de recrutamento estejam alinhados com os objetivos da organização.

Um processo seletivo eficiente também depende de uma marca empresarial forte para atrair o talento necessário, impulsionando a inovação, o crescimento e o sucesso.

Importância de um processo seletivo estratégico

As organizações geralmente possuem algum tipo de procedimento de contratação que podem ou não seguir de forma consistente.

Porém, ter uma estratégia bem pensada para o processo ajuda não apenas a preencher cada vaga, mas também a contribuir para o sucesso duradouro do negócio.

Um processo seletivo estratégico oferece as seguintes vantagens:

Apoiar objetivos organizacionais de longo prazo

A incorporação de objetivos estratégicos nos sistemas de seleção de candidatos coloca o foco na busca de indivíduos com habilidades, experiência e mentalidade para realizar o que a organização almeja atualmente e no futuro.

Por exemplo, uma empresa que está crescendo rapidamente ou que enfrenta uma fusão pode procurar candidatos com atributos como resiliência e adaptabilidade, que indicam a capacidade de navegar com sucesso na mudança e na incerteza.

Criando uma experiência positiva para o candidato

Um processo seletivo estruturado e consistente ajuda os candidatos a saber o que esperar.

Você pode informá-los sobre as próximas etapas, para que eles tenham condições de avaliar o que está por vir.

Manter o interesse dos candidatos e proporcionar uma experiência positiva pode fazer toda a diferença para convencer os melhores talentos a trabalhar para você.

De acordo com estudos, 49% dos candidatos a emprego em áreas altamente competitivas afirmaram ter rejeitado uma oferta devido a uma má experiência no processo de contratação.

Garantir a adequação ao cargo e à cultura

Avaliar os candidatos além de seus conhecimentos e habilidades especializadas ajuda a identificar quem terá sucesso no cargo e no ambiente de trabalho.

Por exemplo, alguém com o conhecimento técnico ideal, mas que prefere trabalhar sozinho, pode não se sair bem numa organização que funciona em equipes com tarefas partilhadas e colaboração constante.

A Starbucks fornece uma imagem clara de sua cultura e valores em sua página de carreiras.

Isso dá aos possíveis funcionários uma ideia melhor do que a Starbucks esperaria deles e do tipo de ambiente em que trabalhariam.

Aumentar o desempenho e a satisfação dos funcionários e reduzir as taxas de rotatividade

A avaliação e seleção eficaz de candidatos produz uma maior probabilidade de que os novos contratados sejam adequados, tenham um bom desempenho e encontrem satisfação em suas posições.

Eles não apenas serão produtivos e contribuirão para o sucesso do negócio, mas também estarão aptos a permanecer na empresa por mais tempo.

Construindo uma vantagem competitiva

Um processo seletivo minucioso e estratégico pode apoiar a vantagem competitiva de uma organização, trazendo os funcionários mais qualificados e produtivos para melhores resultados de negócios.

Também cria uma melhor experiência para o candidato, o que, por sua vez, melhora a sua marca empregadora.

Isso proporciona a você um conjunto de candidatos mais amplo e de maior qualidade para cada vaga de emprego.

Principais etapas de um processo eficiente

Cada organização possui suas características e necessidades exclusivas. Mas as regras para um recrutamento de sucesso são basicamente as mesmas. Confira!

Invista em software de recrutamento

O software de RH pode agilizar significativamente todo o processo usando ferramentas inteligentes de IA para automatizar muitas das tarefas administrativas demoradas, como rastreamento de candidatos, agendamento de entrevistas e gerenciamento de comunicações.

Reduzir o número de tarefas manuais significa que você pode investir mais tempo conhecendo os candidatos.

Identifique as necessidades de contratação

É relativamente simples estabelecer os requisitos de uma função quando você está substituindo um funcionário que saiu.

Fica mais difícil quando você está criando novas funções e exige que você gaste tempo identificando as necessidades atuais e futuras da organização.

Aqui estão algumas maneiras de identificar onde novas contratações são necessárias na organização:

• considere quaisquer mudanças organizacionais futuras, como expansões, reestruturações ou novos projetos que possam impactar os requisitos de pessoal;
• avalie a carga de trabalho dos funcionários e departamentos existentes, procure sinais de excesso de trabalho, esgotamento ou ineficiência;
• colabore com gerentes de departamento e líderes de equipe para entender suas necessidades e desafios de pessoal;
• monitore as taxas de rotatividade e os motivos das saídas de funcionários. A alta rotatividade em determinados cargos pode indicar a necessidade de alterar as responsabilidades de uma função ou melhorar as estratégias de retenção.

Desenvolva a descrição do cargo

Uma boa descrição do cargo é essencial para contratar a pessoa certa.

Portanto, é vital que a equipe de RH trabalhe com o gerente do novo contratado para garantir que a descrição reflita com precisão a função.

Determine a estratégia de recrutamento

Antes de lançar sua pesquisa, é importante estabelecer sua estratégia.

Você pode desfrutar de um processo mais eficiente quando os membros da equipe estão na mesma página e entendem suas funções.

Durante a fase de planejamento, você pode criar estratégias utilizando as melhores plataformas para divulgar seu anúncio.

Decida quem é responsável por cada etapa, incluindo divulgação, revisão de currículos e realização de triagens por telefone.

Anuncie a vaga

Agora que você está pronto para anunciar, pode postar anúncios de emprego diretamente em sites como LinkedIn ou contratar agências de recrutamento para ajudá-lo a encontrar e selecionar candidatos.

Também pode haver sites específicos do setor onde você seleciona candidatos com habilidades especializadas.

Utilize os canais de mídia social da sua empresa, como LinkedIn, Facebook, X e Instagram para compartilhar vagas de emprego e incentivar seus funcionários a fazerem o mesmo, alcançando um público mais amplo.

Ter uma página de carreiras o site da sua empresa, onde você pode postar vagas de emprego, também é benéfico, pois aqueles que estão procurando emprego em nichos de mercado provavelmente pesquisarão atualizações nos sites.

Considere estabelecer um programa de indicação de funcionários como outro canal para anunciar vagas abertas.

As recompensas fornecem um incentivo extra para que seus funcionários divulguem novas vagas de emprego em suas redes.

As indicações de funcionários têm a maior taxa de conversão de candidato para contratação entre todas as fontes de recrutamento.

Aplicativos de tela

A análise de candidaturas e a leitura de currículos podem ser a parte mais demorada do recrutamento.

O software de RH possui muitas ferramentas úteis que podem economizar seu tempo nesta área, assumindo tarefas como digitalização de currículos e cartas de apresentação em busca de palavras-chave ou frases específicas relacionadas aos requisitos do trabalho.

Isto ajuda a identificar rapidamente os candidatos cujas qualificações e experiência correspondem aos critérios exigidos.

Eles também podem filtrar automaticamente candidatos não qualificados com base em critérios predefinidos, como localização, expectativas salariais ou disponibilidade.

Outra função é extrair automaticamente informações relevantes de currículos, como educação, experiência profissional e detalhes de contato para preencher perfis de candidatos ou bancos de dados.

No final, o software de RH atribui pontuações ou classificações aos candidatos com base na sua correspondência com os requisitos do cargo, resultados da avaliação ou outros critérios para ajudar a avaliar objetivamente.

Realize triagens por telefone

Os melhores candidatos provavelmente terão várias empresas entrando em contato e correm o risco de migrar para outras oportunidades.

Portanto, quando se trata de acompanhar candidatos, a velocidade conta.

As triagens por telefone são uma ótima maneira de entrevistar um grande número de candidatos em um curto espaço de tempo.

Elas exigem muito menos tempo para serem organizadas do que as entrevistas presenciais, mas ainda oferecem uma oportunidade de avaliar as habilidades de comunicação dos candidatos.

Uma entrevista por telefone também oferece a oportunidade de fazer algumas perguntas mais específicas para entender a adequação dos candidatos antes de fazer uma lista restrita.

Agende entrevistas

Agora que você reduziu a lista de candidatos por meio da triagem inicial por telefone, é hora de organizar entrevistas aprofundadas com as lideranças.

Você pode organizar entrevistas como videochamadas ou reuniões presenciais, mas de qualquer forma, o ideal é agir rapidamente e marcar a entrevista dentro de uma semana após o contato por telefone.

Isso exigirá algum planejamento futuro com os membros da equipe que estão conduzindo as entrevistas, para que possam reservar tempo em suas agendas.

Conduza entrevistas

Certifique-se de que todos os envolvidos forneçam feedback por escrito, incluindo observações e quaisquer preocupações levantadas durante a entrevista.

Isto é especialmente útil se você estiver comparando várias rodadas de entrevistas.

Ter uma combinação de técnicas de entrevista, como entrevistas comportamentais e entrevistas situacionais, ajudará a fornecer uma visão completa para tomar uma decisão informada.

Após uma entrevista, mantenha os candidatos informados sobre quantas rodadas de entrevistas existem e o prazo para tomar uma decisão.

É uma boa prática acompanhar cada candidato assim que a decisão for tomada, mesmo que eles não sejam adequados.

Faça uma seleção final

É hora de fazer a seleção final.

A escolha do candidato certo envolve a avaliação de múltiplos critérios como a sua adequação à cultura organizacional e à dinâmica da equipe, comparando as qualificações, experiência e competências dos candidatos, e o seu potencial de crescimento e desenvolvimento.

É útil atribuir pesos a diferentes critérios de seleção com base na sua importância para a função.

Isto ajuda a garantir que a decisão de seleção se baseia nos critérios mais relevantes.

Por exemplo, ao contratar para um cargo de nível inicial, a experiência profissional dos candidatos deve receber menos peso do que fatores como adequação cultural e potencial de desenvolvimento.

Estenda a oferta de emprego

Então você chegou a um acordo e está pronto para fazer uma oferta.

Você precisará apresentar sua oferta por escrito, fornecendo as informações necessárias sobre a função, incluindo cargo, remuneração e horário de trabalho.

O candidato pode estar considerando diversas ofertas, portanto, considere destacar também os benefícios da função, por exemplo, programas de treinamento, benefícios de saúde e bem-estar e acordos de trabalho flexíveis.

Também é importante estar preparado para negociar termos como salário com o candidato.

Preencha a documentação da nova contratação

Nesta fase, há muitas informações a serem coletadas do novo contratado para serem processadas e arquivadas.

Você não quer sobrecarregá-los com documentos, mas fornecer ao novo funcionário as políticas de emprego da empresa e os documentos relevantes de saúde e segurança com antecedência dá-lhes a oportunidade de revisá-los antes da data de início.

A bordo

A data de início da nova contratação chegou.

O primeiro dia geralmente começará com boas-vindas, apresentações e orientação da equipe, configuração do espaço de trabalho e uma revisão de políticas e procedimentos.

A integração de funcionários remotos exigirá etapas diferentes daquelas para trabalhadores locais, portanto, estabelecer um programa de integração personalizado ajudará esses funcionários a tirar o máximo proveito dele.

Designar ao novo iniciante uma pessoa específica que possa atuar como mentor ou amigo pode ajudá-lo a se sentir mais confortável para fazer perguntas enquanto aprende o básico.

Depois de finalizar todo o processo seletivo, reservar um tempo para revisar seus dados lhe dará informações valiosas sobre seu desempenho.

Use a análise de pessoas para refletir sobre o processo e ver onde você pode melhorar e refinar suas futuras contratações.

Um sistema de análise de dados pode ajudá-lo a compreender a qualidade dos candidatos que você recebe e de onde vêm os melhores candidatos.

Métricas utilizadas em um processo seletivo

Acompanhar certas métricas de recrutamento ajuda a avaliar os resultados do processo seletivo de candidatos.

Os seguintes benchmarks são comumente usados ​​como indicadores de um processo seletivo eficaz:

Taxa de conclusão de inscrição

Esta métrica mostra a porcentagem de candidatos que preenchem e enviam um formulário de inscrição após acessá-lo.

Uma taxa de conclusão baixa pode significar que o formulário de inscrição é complicado ou apresenta falhas técnicas.

Tempo de preenchimento

Mede o tempo que leva para contratar um candidato desde o momento da aprovação de uma requisição de emprego até que o candidato aceite sua oferta.

Uma métrica de tempo longo para preencher indica um processo de seleção prolongado e ineficiente.

Desistência de 90 dias e de 1 ano

A desistência nos primeiros três meses sinaliza uma fraqueza nas etapas do processo de seleção.

As estimativas do custo de uma má contratação diferem entre as fontes, mas são estimadas entre 50% a 200% do seu salário anual.

Recomenda-se tratar cada caso de desgaste de 90 dias como um incidente crítico de RH e analisá-lo atentamente para verificar o que deu errado.

Então, você pode evitar que isso aconteça novamente por meio de melhor comunicação, seleção, integração e gerenciamento.

Uma elevada taxa de evasão no primeiro ano também pode ser atribuída a um processo de seleção inadequado.

Experiência do candidato

Como os candidatos avaliam sua experiência nesse processo seletivo? Se for uma experiência agradável para eles, seu processo está no caminho certo.

Além disso, terão uma visão positiva da organização, sejam contratados ou não.

Candidatos satisfeitos não desistirão de se inscrever novamente no futuro e defenderão sua empresa e sua marca empregadora.

Eficácia do funil do processo seletivo

Como a seleção passa por um funil com múltiplas etapas, conhecer a eficácia do funil ajuda.

Você não quer que 50% dos seus 100 candidatos passem para a fase de entrevista, caso contrário, estará entrevistando muitas pessoas.

O índice de rendimento é uma métrica de recrutamento que indica a porcentagem de candidatos que passam de uma etapa do processo de recrutamento para a próxima.

Taxa de aceitação da oferta

A taxa de aceitação da oferta é a porcentagem de ofertas de emprego que os candidatos aceitam em relação ao número total de ofertas que sua organização oferece.

Indica a atratividade das ofertas e a eficácia global do processo de recrutamento no alinhamento com as expectativas e necessidades dos candidatos.

Qualidade da contratação

Esta métrica mede o desempenho de um novo contratado após um ano de trabalho. Isso geralmente é avaliado pelo seu gestor na avaliação de desempenho anual.

Se a qualidade da contratação for consistentemente boa, isso sugere que o processo seletivo de funcionários funciona de forma eficiente.