O que é Compliance Trabalhista e Como Afeta sua Empresa

Compliance trabalhista é uma prática essencial para criar um espaço seguro e prevenir violações de quaisquer leis ou regulamentos, evitando que sua empresa seja penalizada de alguma forma.

Essa prática afeta todos os aspectos do seu negócio e é uma parte essencial da estratégia operacional de qualquer organização.

No entanto, muitas vezes ela é considerada um grande desafio para os gestores, pois não existe uma abordagem única e pode levar algum tempo, considerando que cada negócio possui características próprias.

Mas, com a estratégia e as ferramentas certas, manter a compliance trabalhista no seu negócio não precisa ser difícil.

Neste artigo, você vai encontrar tudo o que precisa saber sobre compliance trabalhista, como ela afeta a sua empresa e as melhores práticas para promovê-la no local de trabalho.

O que é compliance?

Traduzindo para português, compliance significa conformidade, isto é, o estado de estar de acordo com diretrizes ou especificações estabelecidas, ou o processo para se tornar assim.

Compliance, originado do termo em inglês “to comply”, refere-se à conformidade com regulamentos e normas, tendo sua origem nos Estados Unidos por volta dos anos 70.

No Brasil, compliance tem ganhado destaque especialmente após a promulgação da Lei 12.846/13, conhecida como Lei Anticorrupção.

E compliance trabalhista o que significa?

Compliance trabalhista significa que sua organização segue todas as leis e regulamentos externos que se aplicam a ela.

Isso inclui leis e regulamentos nos níveis federal, estadual e local. Políticas, práticas e treinamentos internos apoiam a compliance.

Nos ambientes de trabalho, ela afeta todos os níveis e áreas de uma organização.

Também cobre uma ampla gama de tópicos. As empresas precisam estar em conformidade com as leis e regulamentos em relação a temas, como:

• emprego;
• anti-discriminação;
• saúde e segurança;
• impostos;
• proteção de dados;
• proteção ambiental.

De forma mais ampla, compliance significa que uma organização e seus funcionários agem de maneira adequada e ética.

Em essência, compliance significa fazer a coisa certa.

Exemplos de compliance no local de trabalho, incluem:

• exibir cartazes de perigo de acordo com os padrões de segurança e saúde ocupacional;
• realizar treinamentos de D&I para prevenir a discriminação;
• armazenar com segurança as informações pessoais dos funcionários para protegê-los contra uma violação de dados.

A conformidade eficaz é essencial para a segurança da saúde física e mental dos seus funcionários.

Reduz o risco de lesões no local de trabalho e também evita incidentes de intimidação, assédio ou discriminação.

Além disso, compliance também garante que sua organização esteja de acordo com quaisquer leis ou regulamentos.

As violações podem resultar em processos trabalhistas ou penalidades legais, incluindo multas e danos à reputação.

Compliance trabalhista é, essencialmente, a gestão de riscos e pode se dividir em duas partes:

Compliance regulatória: o que a empresa faz para cumprir as leis e regulamentações externas aplicáveis ​​ao seu setor.

Compliance corporativa: as ações e políticas que uma empresa institui para garantir que todos cumpram regras e definições internas sobre o que constitui comportamento apropriado e um ambiente de trabalho seguro.

Garantir compliance trabalhista envolve projetar, implementar e monitorar as políticas e práticas da empresa, bem como educar adequadamente a força de trabalho e gestores.

Como a compliance trabalhista afeta as empresas?

As empresas que cumprem as regulamentações são geralmente mais competitivas do que aquelas que não o fazem, pois podem oferecer seus produtos em qualquer mercado sem qualquer restrição legal.

Os clientes tendem a confiar mais nessas empresas porque sabem que estão seguindo padrões de qualidade e utilizando materiais seguros para consumo.

Aprender mais sobre compliance trabalhista e por que ela é essencial para as empresas pode ajudá-lo a implementar programas no local de trabalho projetados para incentivar as equipes a seguirem políticas, códigos e padrões estabelecidos.

Aqui estão cinco razões pelas quais a compliance trabalhista é fundamental para qualquer empresa:

Aumenta a confiança do cliente

Quando os clientes sabem que uma empresa cumpre a lei e padrões de qualidade, é mais provável que confiem na marca e comprem seus produtos e serviços.

Isso é possível porque entendem que a lei protege seus interesses e saúde, e os padrões estabelecidos pela empresa consideram suas preferências e expectativas.

Aumentar a confiança do cliente é um dos objetivos mais importantes de uma organização, pois pode melhorar o reconhecimento da marca e evitar reclamações e devoluções de produtos.

Isto pode ajudar uma empresa a aumentar as suas receitas, melhorar a sua reputação, evitar publicidade adversa e expandir sua base de clientes.

Aumenta a receita do negócio

Quando uma empresa demonstra conformidade, outras empresas podem adquirir um grande volume dos seus produtos, permitindo-lhe aumentar as suas operações B2B.

Isto é possível porque a maioria das empresas busca comprar produtos regulamentados, evitando riscos futuros.

Os clientes também tendem a comprar mais produtos e serviços de empresas que seguem regras estabelecidas porque sabem que não estão oferecendo produtos ilegais ou perigosos.

Melhora os processos internos

Os responsáveis ​​pela compliance podem melhorar os processos internos da empresa, garantindo que cada funcionário compreende e segue as políticas em vigor.

Eles fazem isso criando programas de treinamento ou pedindo aos fornecedores que forneçam a cada funcionário o treinamento necessário para operar equipamentos específicos.

As empresas costumam estabelecer padrões, códigos e procedimentos para beneficiar suas operações, garantir níveis de qualidade e garantir a segurança de seus colaboradores.

Dessa forma, a empresa garante que os processos envolvidos em suas operações diárias sigam um procedimento e que existam protocolos de emergência para evitar acidentes e paradas não programadas.

Protege a empresa de ações legais

Geralmente, as ações judiciais são movidas contra uma empresa se clientes insatisfeitos ou o público em geral descobrem que a empresa está evitando regulamentações para economizar dinheiro em custos operacionais ou para gerar mais lucro.

Ao cumprir as regulamentações, as empresas estarão se protegendo de ações legais e demonstrando que estão operando de acordo com a lei.

As fiscalizações dos órgãos reguladores são necessárias, pois comprovam que a empresa está seguindo todas as exigências.

Também é fundamental que a empresa garanta que seus funcionários tenham as certificações e treinamentos adequados.

Evita multas e penalidades

Compliance evita custas judiciais ou qualquer outra penalidade que possa interromper as operações do negócio, afetando suas campanhas de marketing, vendas, desempenho dos funcionários, moral, atendimento ao cliente e novos investimentos.

Por exemplo, o governo federal pode oferecer alguns incentivos fiscais às empresas que investem em novas certificações de saúde e segurança.

Importância da compliance em diferentes setores

Veja por que a compliance trabalhista é necessária e relevante em diferentes setores.

Setor de saúde

A conformidade no setor de saúde pode ajudar hospitais, clínicas ou laboratórios a proteger a segurança de seus clientes, informações pessoais e sua própria reputação.

Essas organizações podem contratar especialistas em segurança cibernética que conheçam e compreendam os requisitos legais.

Elas também podem seguir protocolos específicos para proteger seus funcionários da exposição a vírus no local de trabalho.

Os regulamentos exigem que essas organizações manipulem com segurança os descartes orgânicos, como dejetos humanos e sangue.

Indústria automobilística

Na indústria automotiva, compliance significa produzir carros seguros e que contenham os dispositivos de segurança exigidos.

Para os fabricantes, também é necessário adquirir peças como pneus, airbags e cintos de segurança de fornecedores que cumpram a legislação.

As empresas podem utilizar esta informação para se promoverem e se posicionarem como líderes em segurança na indústria que atuam.

Antes de promover seus recursos, as empresas devem executar testes e entregar seus resultados aos órgãos reguladores para obter as certificações de conformidade de segurança.

Indústria de petróleo e gás

A indústria do petróleo e do gás é um dos setores mais regulamentados da economia, uma vez que as empresas desta indústria produzem e vendem produtos que têm o potencial de causar danos à saúde humana e ao ambiente.

As empresas deste setor recebem normalmente uma grande quantidade de informações dos reguladores, que inspecionam os seus locais de trabalho e instalações para garantir o cumprimento das leis ambientais e de saúde e segurança.

Estas empresas têm frequentemente departamentos e divisões responsáveis ​​por garantir que as suas operações cumprem estes regulamentos, não prejudicando colaboradores ou comunidades vizinhas.

Normalmente, as empresas envolvidas na indústria do petróleo e do gás cumprem as normas internacionais que estabelecem quais as medidas necessárias para manusear os seus produtos e os protocolos de emergência necessários para serem implementados.

Indústria bancária

Compliance no setor bancário significa proteger os clientes, suas informações pessoais, movimentação de conta e investimentos.

Por exemplo, quando você abre uma conta, o banco segue etapas específicas para confirmar seus dados, evitando fraudes ou fundos gerados por atividades ilegais.

Os bancos também seguem vários procedimentos quando você investe através deles, pois são responsáveis ​​por lhe fornecer o melhor e mais realista aconselhamento, para que você esteja ciente dos riscos envolvidos.

Os bancos não podem garantir o retorno dos seus investimentos, mas são responsáveis ​​por lhe vender os instrumentos de acordo com a sua tolerância ao risco, objetivos financeiros e prazo de investimento.

5 Maneiras de construir uma cultura de compliance trabalhista na sua empresa

Quando você administra uma empresa, é sempre importante manter-se atualizado sobre as mudanças nas leis, regulamentos, normas do local de trabalho e padrões aplicáveis ​​ao setor.

Para evitar violações não intencionais, procure periodicamente aconselhamento jurídico de um consultor ou contrate um responsável pela compliance em tempo integral para ajudá-lo a criar um programa de conformidade e identificar possíveis riscos regulatórios.

Além disso, considere essas dicas ao construir sua cultura de compliance trabalhista.

A conformidade começa no topo

Quando se trata de compliance, o melhor lugar para começar é no topo. Bons gerentes lideram pelo exemplo.

Portanto, é essencial que os líderes demonstrem seu compromisso com práticas adequadas no local de trabalho.

A liderança é responsável por modelar comportamentos aceitáveis. Quando isso acontece, ocorre um efeito cascata no resto da organização.

Quando os líderes dão o exemplo, os funcionários os seguem.

Por exemplo, quando surge um treinamento de conformidade, a gerência deve concluí-lo antes ou com sua equipe. Isso incentiva a participação dos funcionários.

Muitos funcionários veem a conformidade como um fardo.

Em vez disso, a liderança deve explicar como a compliance ajuda a construir um ambiente de trabalho seguro para todos.

Eles também podem enfatizar como isso contribui para a criação de um negócio responsável e lucrativo.

Certifique-se de que a gestão compreende a importância do seu papel na criação de uma cultura de conformidade.

Defina os valores da sua empresa

A cultura da empresa é construída sobre valores fundamentais.

Portanto, você deve ter valores empresariais claramente definidos para apoiar uma cultura de compliance.

Os valores que fazem isso incluem integridade, honestidade, transparência, confiança, respeito e responsabilidade.

Esses valores ajudam a orientar sua estratégia de negócios em direção à conformidade.

Além do mais, eles garantem que a conformidade seja mais do que uma atividade de “marcar com um X” ao preencher relatórios.

Eles atuam como um roteiro, orientando as decisões e ações dos funcionários.

Também mostram como pequenos atos regulares de conformidade se enquadram no quadro geral.

Personalize seu treinamento de compliance

Embora todos precisem estar atentos à conformidade, a forma como fazem isso pode variar dependendo de sua função.

Os funcionários são responsáveis ​​pela compliance de diferentes maneiras e em diferentes níveis.

É por isso que você não deve adotar uma abordagem de treinamento que sirva para todos.

Em vez disso, talvez seja necessário adaptar seu programa de treinamento para atender diferentes tipos de funcionários.

Por exemplo, a liderança provavelmente exige treinamento de compliance diferente dos estagiários.

A liderança exige uma compreensão geral, incluindo um conhecimento jurídico mais profundo.

Os estagiários, por outro lado, precisam apenas conhecer os regulamentos básicos que precisam cumprir durante seu tempo na organização.

Para acomodar isso, você pode incluir treinamento focado em gerenciamento em programas de liderança.

Incorpore treinamento focado nos funcionários em seu programa de integração e em sessões regulares de treinamento contínuo.

Você também pode adaptar suas mensagens em torno da compliance para atender ao seu público-alvo. Isso garante que os funcionários entendam o que se espera deles.

Lembre-se de que, independentemente do tipo de funcionário, você precisa oferecer regularmente treinamento de compliance. Existem casos em que isso é exigido por lei.

Mesmo quando não for, você deve considerar fazê-lo para reforçar os padrões esperados.

As leis e regulamentos também são constantemente atualizados. É essencial revisar regularmente seus programas de treinamento para refletir essas mudanças.

Torne o processo de compliance agradável e acessível

A mera menção de “conformidade” muitas vezes provoca desagrado em resposta.

Os funcionários não querem ficar sentados diante de outro vídeo de treinamento desatualizado. É importante tornar a conformidade agradável e acessível aos seus funcionários.

Para começar, varie seus métodos de treinamento. Você pode ministrar treinamento de conformidade pessoalmente em pequenos grupos ou individualmente, por vídeo ou on-line.

Uma maneira de tornar o treinamento mais agradável é combiná-lo com outras atividades de formação de equipe.

Ou você pode estruturar um dia de treinamento em torno de um almoço.

Dar ao dia um duplo propósito torna o treinamento de compliance mais atraente. Isso aumenta a probabilidade de maior envolvimento por parte de seus funcionários.

Além disso, certifique-se de que seus materiais de treinamento estejam atualizados.

Seus funcionários devem poder acessá-los facilmente a qualquer momento.

Inclua quaisquer regulamentos de conformidade relevantes em seu treinamento de integração, manual do funcionário e intranet.

Use reforço positivo

Recompensas são uma boa maneira de reconhecer e incentivar comportamentos compatíveis no local de trabalho.

Faça um esforço para identificar exemplos de compliance e reconhecê-los publicamente.

Fazer isso motiva os funcionários e reforça positivamente o comportamento do colaborador que recebe o reconhecimento.