Como fazer um feedback perfeito após Avaliação de Desempenho

A empresa que não possui um processo de Avaliação de Desempenho e feedback provavelmente tem uma rotatividade de colaboradores bastante alta. Ninguém gosta de sentir-se solto em uma organização, sem receber orientação sobre qual caminho seguir, instruções sobre como melhorar ou uma opinião sobre a qualidade do próprio trabalho.

Um colaborador nesta situação não se sentirá motivado a permanecer por muito tempo na empresa.

Para quem é designado?

Absolutamente todos os colaboradores de uma empresa, inclusive os gestores, precisam passar pelo processo de feedback. É necessário que os diretores reservem tempo para feedbacks formais, embasados por uma avaliação de desempenho, como forma de contribuir com o desenvolvimento  do grupo gerencial. Não estamos falando em eliminar os  feedbacks diários.

Uma empresa que não diz  a seus gestores como eles estão indo não pode esperar que eles façam diferente com suas equipes. É imprescindível que temas importantes para a organização como missão, visão, valores, foco em resultados, competências e feedback integrem o discurso da alta administração, demonstrando que devem ser seguidos.

O papel do RH no feedback

O feedback ideal nunca pode ser considerado como “a hora da bronca”. Por isso o setor de Recursos Humanos é o responsável pela oferta de treinamento aos líderes e liderados para que a ação tenha o efeito desejado.

Do contrário, o resultado será o inverso: a falta de tato ou a inexperiência em gestão de alguns profissionais pode fazer com que a mensagem seja recebida como uma crítica pelos colaboradores. Muitos ficam na defensiva e se sentem humilhados ou envergonhados, mas isso acontece quando o feedback não foi realizado corretamente.

Realizado da maneira certa, esse processo funciona como um estímulo, levando o colaborador a se sentir encorajado a encontrar soluções, melhorar ou adotar uma postura proativa. É fundamental que o emissor aponte caminhos mais produtivos e enriquecedores, quando isso não acontece quem está recebendo a mensagem pode se sentir perdido.

Aspectos de um feedback ideal

Em primeiro lugar, o líder deve ter consciência de que o feedback não é feito para extravasar raiva, decepção ou qualquer emoção negativa. Esse não é um momento de confronto pessoal e deve ser voltado inteiramente para o desenvolvimento do avaliado. De maneira geral, a pessoa responsável por passar a mensagem deve estar atenta aos seguintes aspectos:

• Tenha em mente que o papel do líder inclui a gestão de pessoas e seu desenvolvimento e é este fundamento que deve nortear o seu comportamento diante de sua equipe. Seus resultados são fruto do trabalho dela. Não encare o feedback como apenas uma tarefa chata a ser cumprida.
• Feedback é conversa de olho no olho. Não existe feedback por e-mail. Na pior das hipóteses, faça por  chamada de vídeo, mas só em último caso.
• O conteúdo do feedback formal, aquele embasado na Avaliação de Desempenho, nunca deve ser uma novidade. Falar de oportunidades de melhoria ou dar elogios apenas neste momento é um dos grandes causadores do fracasso do feedback. Isso significa que feedback deve fazer parte do dia a dia das equipes.
• Feedback requer observação frequente e ponderação e isso começa no momento da Avaliação de Desempenho. A avaliação deve ser sustentada pela observação do avaliador sobre o comportamento frequente do avaliado. Quem não acompanha a sua equipe costuma não ter evidências para justificar sua avaliação e isso é grave.
• Preparar-se para a conversa envolve planejamento de tempo (no máximo, 90 min), do local, do discurso, da trilha de desenvolvimento percorrida pelo avaliado, dos desafios propostos e a propor e das sugestões de desenvolvimento que serão compartilhadas com o avaliado. Previamente a isso, os avaliados deverão ter sido comunicados com transparência sobre todas as etapas do processo de avaliação de desempenho e da conversa de feedback.
• Garanta o sigilo da conversa realizando a reunião de feedback em um lugar reservado. Esse é um momento que exige muita privacidade, pois as  pessoas não gostam de se ver expostas.
• O feedback deve ser um momento positivo. O ideal é começar explicando ao avaliado as etapas do processo de avaliação de desempenho e feedback, bem como o roteiro da conversa. Fique atento para que o conteúdo do feedback seja sobre o avaliado e seu desenvolvimento,  e não os feitos do gestor ou de outros colegas.
• Para comunicar as oportunidades de melhoria e os elogios é necessário relatar o comportamento ou o fato que merece atenção sem fazer juízo de valores. Se o fato negativo já tiver sido tema de feedback informal a conversa será significativamente mais fácil.
• Seja específico com relação ao comportamento que deve ser melhorado, ancorando-se nas evidências.
  Solicite feedback ao avaliado sobre o seu desempenho como gestor. Da mesma forma que ele, ouça o que for dito com atenção para que possa perceber a necessidade de adotar  mudanças em seu próprio comportamento.
• Ao final da conversa, valide o que foi dito para garantir que não há duvidas e que houve entendimento dos compromissos assumidos por ambas as partes.

Não deixe de praticar  o feedback! A periodicidade ideal é de reuniões trimestrais, especialmente para atualizar o andamento de algumas ações e projetos. Uma boa ideia pode ser transformá-lo em reuniões de orientação, para que ele se torne um processo comum e, inclusive, desejado pelas pessoas.

Como dar um feedback negativo

Como dito anteriormente, dar um feedback negativo junto com uma carga emocional de irritação ou chateação não costuma dar certo, pois mostra falta de profissionalismo. Além disso, a pessoa pode facilmente se sentir desestimulada se apenas pontos negativos forem apontados. Portanto:

• Não fale apenas sobre as áreas que precisam de mudança; isso pode ser esmagador, então escolha cuidadosamente quais serão trabalhadas para evitar que o profissional fique com uma sensação de fracasso;
• Uma maneira de não parecer muito crítico é fornecer alguns retornos positivos para cada negativo. Isso ajuda o colaborador a se sentir confiante de que seu desempenho continua equilibrado e quebra a resistência de quem escuta;
• Dê o contexto, exemplifique o comportamento observado e explique o impacto que este comportamento teve em você, no time ou na organização.

É importante que o gestor ofereça apoio prático, como o acesso à formação, investimento na melhoria de capacidades, descobrir a partir do empregado o que pode ajudar na mudança. Esse retorno precisa ser planejando previamente junto com o RH, fazendo parte também de uma estratégia de capacitação profissional e plano de carreira.

Sistema de Avaliação de Desempenho

O mercado está em constante evolução e é imprescindível que sua empresa acompanhe essas mudanças para se manter forte e competitiva. O conceito onde o funcionário é um mero “peão” no jogo empresarial já não existe mais.

Encontrar mão de obra qualificada está cada vez mais difícil, e manter seus melhores talentos motivados e produtivos é um grande desafio para os gestores.

Por isso a importância de um Sistema de Avaliação de Desempenho, para dar subsídios aos gerentes obtendo dados concretos e 100% confiáveis sobre desempenho, produtividade e evolução de cada colaborador.

Com a Análise de Desempenho em Competências ou Metas, identifique seus Talentos e estabeleça o Sistema de Recompensa para os Melhores Resultados, além do Plano de Desenvolvimento Individual para Melhorias e Aperfeiçoamento.