O que é Budget em Recursos Humanos e Como Utilizar?

No mundo dinâmico de Recursos Humanos, gestão financeira, budget e indicadores-chave de desempenho – KPIs, surgiram como componentes essenciais para impulsionar o sucesso organizacional. 

O RH é responsável por vários elementos essenciais em uma organização, como recrutamento, folha de pagamento, engajamento e relações com os colaboradores. 

Como um líder de contratação, entender a importância desses elementos pode ser a chave para otimizar suas estratégias e atingir suas metas de aquisição de talentos. 

Uma equipe de RH forte é essencial para qualquer empresa que queira crescer consistentemente. 

Um budget de RH ajudará a equipe a analisar suas necessidades e despesas e planejar o ano seguinte. 

Este artigo ajudará você a entender melhor o que budget em recursos humanos e lhe fornecerá dicas práticas de como utilizar esse processo da maneira certa.

O que é budget em recursos humanos?

Se você é novo no conceito ou só precisa de uma atualização, um budget em recursos humanos, ou orçamento, se refere aos fundos que o RH aloca para todos os processos de RH em toda a empresa. 

O budget em RH incluirá fundos alocados para contratação, salários, benefícios, gestão de talentos, treinamento, planejamento de sucessão, engajamento da força de trabalho e planejamento de bem-estar dos funcionários.

Como o ativo mais importante de um negócio são suas pessoas, esse budget deve ser cuidadosamente planejado, comunicado e aprovado pela equipe de liderança. 

Os budgets usam informações financeiras, resultados de desempenho e dados históricos de todos os departamentos. 

Como o orçamento de RH considera as atividades de RH em toda a empresa, é um documento bastante complexo, mas essencial para determinar atividades futuras. 

O planejamento do budget ajuda o departamento a se preparar para o futuro e a gerenciar efetivamente seus recursos, trabalhando de forma produtiva. 

Criar um budget para cobrir as despesas de recrutamento, contratação, treinamento, salários, benefícios e muito mais é do melhor interesse da sua empresa. 

Isso ajuda a evitar surpresas que podem tirar sua capacidade de construir uma força de trabalho forte. 

Tipos de budget em recursos humanos

Existem dois tipos de budget que as organizações geralmente utilizam. 

O tipo que você escolhe depende de vários fatores, incluindo fundos disponíveis, despesas projetadas e lucros. 

Budget incremental 

Usando os dados das despesas de RH dos anos anteriores, é possível fazer ajustes nos números para o próximo ano. 

Se houver fundos sobrando, você pode incluí-los também. 

O novo budget inclui aumentos ou reduções do ano anterior com base em objetivos de RH. Por exemplo, aumento de custos para prêmios de benefícios.

Budget de base zero

Isso é para o novo orçamento de RH ou um que precise de uma revisão completa. Comece com um relatório limpo com apenas o ano novo em mente. 

Inicie alocando onde o budget precisa de mais suporte. O ano em questão pode ser pesado no foco de recrutamento. 

Portanto, seu budget exigirá muitos fundos para marketing de recrutamento, aspectos administrativos de entrevistas e triagem de candidatos e melhoria dos esforços de integração. 

O planejamento do budget em recursos humanos é um processo sistemático que envolve uma análise detalhada das despesas dos anos anteriores, dos custos do ano atual, do número projetado de funcionários e de outras previsões futuras para que as funções de do setor não sejam prejudicadas.

Por que você precisa planejar seu budget em recursos humanos?

Planejar um orçamento de RH é tão necessário quanto custear qualquer outra área de operações.

Na verdade, é a base pelo qual sua organização prospera. Os principais motivos pelos quais você precisa começar a pensar sobre seu budget em RH com antecedência, são:

Gerenciar os custos com capital humano 

Evite gastar demais ou, pior ainda, não ter o suficiente. Um orçamento de RH bem planejado permite que você realoque os recursos quando a situação mudar. 

Garantir a eficiência operacional de RH

Você tem uma visão geral de onde pode gastar dinheiro e quanto, o que lhe permite operar de forma eficaz e eficiente.

Alcançar sucesso organizacional

Por meio da eficiência de RH, as organizações podem obter o melhor de seu pessoal, ser produtivas e atingir suas metas. 

Isso também prepara você para mudanças regulatórias que impactam várias áreas de RH. 

Participação na tomada de decisões

Com 60% mais líderes empresariais esperando que o RH seja parceiro, ser capaz de apresentar um plano de budget bem desenvolvido pode elevar seu valor para a organização.

Como utilizar um budget em recursos humanos? 

Existem muitas áreas que os recursos humanos abrangem, então como você pode ter certeza de incluir tudo em um budget?

Até mesmo uma pequena empresa pode subestimar os custos de recrutamento, contratação, treinamento e outras medidas para fornecer uma ótima experiência aos funcionários. 

Também é uma área que pode lançar uma organização em turbulência de fontes internas e externas quase da noite para o dia, como vimos durante a pandemia. 

Com a mudança de prioridades, todas as organizações precisam reavaliar sua estratégia de budget em RH para garantir uma gestão eficaz ao longo do ano.

Ter um modelo de budget pode ajudar no processo de planejamento para o próximo ano. Aqui estão os componentes de um budget típico em RH:

Aquisição e recrutamento de talentos

Para a maioria das organizações, essa é uma alta prioridade e com um alto preço. 

O planejamento para novas contratações requer um budget que possa dar suporte a tudo, desde a divulgação de vagas até a integração. 

Você precisa alocar uma grande parte do seu orçamento aqui:

• anúncio de vagas abertas;
• entrevistas e seleção de candidatos;
• verificações de informações;
• integração;
• taxas de agência contratada para o processo, se for o caso;
• realocação de colaboradores ou configuração de escritório remoto;
• marketing de recrutamento;
• redução da rotatividade.

Aprendizagem e desenvolvimento

Defina uma quantia razoável para esforços de aprendizado e desenvolvimento , que ofereçam um retorno positivo sobre o investimento. Considere:

• treinamento de novos funcionários;
• abordagem de lacunas de competências;
• certificações de colaboradores;
• implementação de sistemas de aprendizagem;
• transição para e-learning.

Requalificação de RH

O RH precisa abordar não apenas as lacunas de habilidades dos colaboradores, mas também as suas próprias. 

Se você quer que sua equipe de recursos humanos tenha um impacto real na organização, precisa garantir que os membros do seu departamento tenham as competências à prova do futuro: perspicácia empresarial, proficiência digital, advocacia de pessoas e alfabetização em dados, que ajudarão sua empresa a ter sucesso. 

É por isso que você precisa incluir oportunidades de qualificação de RH no seu planejamento de budget, como:

• uma licença de equipe para cursos de e-learning de RH;
• certificações de RH;
• orçamentos de treinamento pessoal para funcionários de RH;
• oficinas;
• cursos de especialização.

Compensação e benefícios

Comparando as contratações do ano passado e o custo de remuneração e benefícios dos colaboradores, aumente seu orçamento em cerca de 3-5% para garantir que você tenha o suficiente. Leve em consideração:

• salários dos funcionários;
• seguro de saúde;
• seguro de vida;
• planos de aposentadoria;
• tempo livre remunerado;
• pagamento de horas extras;
• bônus;
• outras vantagens.

Diversidade, equidade e inclusão

O movimento em direção a uma maior diversidade, equidade e inclusão está projetado para continuar. 

Faça sua parte alocando recursos para educação DEI e esforços culturais:

• aumento da diversidade de contratações;
• implementação de práticas de contratação inclusivas;
• treinamento DEI e construção de cultura;
• programas de liderança DEI.

Relações com colaboradores e gestão de talentos

Compensação e benefícios são apenas o começo quando se trata de recompensar funcionários. 

E os funcionários precisam se sentir valorizados. 

Considere outras maneiras de aumentar os incentivos e o reconhecimento para seus melhores trabalhadores ao planejar o budget para essa categoria de despesas. Pode ser:

• engajando funcionários; 
• criando um ambiente de trabalho positivo;
• formação de equipes e coaching;
• construção de relacionamento de gestão;
• relações trabalhistas.

Segurança e bem-estar dos colaboradores

Fornecer um local de trabalho seguro e focado na segurança é uma responsabilidade legal de todos os empregadores.

Como parte da preparação do seu budget, audite as políticas e sistemas em vigor para determinar os custos associados às melhorias. Tenha em mente:

• conformidade com a segurança física;
• bem-estar mental;
• saúde dos funcionários;
• segurança no trabalho.

Tecnologia de RH

Com novos produtos sendo oferecidos o tempo todo, pode ser uma excelente oportunidade para atualizar seus antigos sistemas de RH e investir em algo que simplifique a gestão do capital humano, como:

• sistemas de informação de RH;
• tecnologia de gestão de aprendizagem;
• sistemas de folha de pagamento e benefícios;
• ferramentas de trabalho remoto.

Administração de RH

Certifique-se de criar espaço no seu orçamento para cobrir os custos de administrar um departamento de RH. 

Seja para um departamento de uma pessoa em uma pequena empresa, uma grande equipe em uma grande empresa ou gerenciar uma equipe de recrutadores e especialistas em RH, todos devem se sentir apoiados, pois o mundo do trabalho continua mudando. Invista em:

• comunicações de RH;
• administração geral de RH.

Como você prepara um budget em recursos humanos?

Existem algumas medidas que você pode tomar e práticas recomendadas que você pode aplicar que tornarão o planejamento do seu orçamento de RH mais eficaz.

Etapa 1 – Defina seus objetivos de negócios

Todo o planejamento de RH deve estar alinhado com as metas de negócios. 

Determine quais são as prioridades, para que suas metas estejam bem alinhadas, depois vá para áreas menos críticas. 

Um ótimo exemplo de uma empresa que faz isso bem é a Apple, que incentiva o RH a se envolver em todas as áreas da estratégia corporativa. 

Etapa 2 – Revise os orçamentos anteriores

Faça uma revisão dos orçamentos, gastos e desempenhos passados. Considere como você os budgets e quais foram seus resultados. Aprenda e melhore. 

Etapa 3 – Analise e preveja suas necessidades de força de trabalho

Planejar com antecedência as necessidades de recrutamento pode colocá-lo no comando em termos de budget. 

Tenha uma boa ideia de suas contagens de funcionários para cada departamento em comparação com as taxas de rotatividade e desempenho do projeto. 

Trabalhe em custos de contratação, treinamento, remuneração e benefícios. 

Etapa 4 – Prepare seu budget em RH com base em dados

Seu desempenho passado, seus planos e previsões de crescimento e tecnologia são todos os fundamentos para um planejamento preciso do orçamento de RH. 

Use os dados mais recentes para tomar decisões, o que elimina as suposições. 

Etapa 5 – Planeje os melhores e piores cenários

Se há algo que 2020-2021 nos ensinou, é que todas as empresas precisam estar prontas para enfrentar situações difíceis. 

Tenha um plano para cobrir o melhor e o pior cenários. 

Por exemplo, sua rotatividade anual de funcionários pode ser de 5% em média. Mas e se aumentar para 15%? Então, você pode precisar aumentar seus gastos com recrutamento porque precisará substituir mais pessoas.

Etapa 6 – Considere os investimentos como construtores de negócios

Você está planejando lançar uma nova ferramenta de RH ou um novo programa de indicação de funcionários? 

Com ​​todas as ótimas opções disponíveis, agora pode ser um bom momento para atualizar seus sistemas de RH e/ou implementar novas tecnologias. 

Este é um investimento no sucesso do seu departamento. Apenas certifique-se de levar isso em conta no seu budget, incluindo que tipo de ROI você espera. 

Etapa 7 – Tenha expectativas realistas

O orçamento do seu departamento de RH deve ser uma visão realista. Não gaste demais, mas também não deixe a desejar em nenhuma área crítica. 

Prepare seu budget em um relatório claro, usando números realistas, aumentando a probabilidade de ser aceito. 

Etapa 8 – Obtenha aprovação

Sua etapa final antes de implementar seu orçamento de RH é tê-lo revisado e aprovado pela gerência da sua organização. 

Fale a linguagem das metas de negócios e ilustre como seu budget proposto se alinha com as metas corporativas.

Como o RH pode reduzir custos?

Existem três maneiras principais pelas quais as funções de RH podem reduzir os custos nas empresas:

1. Atualize os processos de RH

As equipes de RH podem aumentar a eficiência de seus processos e operações do dia a dia para cortar custos. 

Isso inclui incentivar a automação, mídia digital e melhorar modelos de entrega de serviços.

2. Diminua os gastos com RH

Os departamentos de RH podem cortar gastos específicos para suas equipes. 

Isso inclui custos relacionados a sistemas de TI de RH, serviços terceirizados de RH, treinamento de terceiros e muito mais.

3. Contrate internamente 

Substituir um funcionário que está saindo custa entre 6 e 9 meses do salário desse funcionário, de acordo com pesquisas. 

Além disso, quando os funcionários saem, isso drena a experiência valiosa do negócio, interrompe as equipes e impede a produtividade. 

No entanto, se as equipes de RH fortalecerem seu recrutamento interno, muitos desses custos podem ser minimizados ou eliminados.

4. Ofereça trabalho flexível e remoto   

Uma experiência positiva do funcionário é vital para reter talentos e manter esses custos de rotatividade baixos. Mas o que isso significa exatamente?

Os cinco principais fatores que irão melhorar a experiência dos colaboradores, são: 

• confiança mútua;
• responsabilidade da alta gerência;
• alinhamento dos valores dos funcionários e da visão da empresa;
• reconhecimento do sucesso;
• tecnologia integrada para reduzir o atrito.

A redução de custos não precisa significar perda de eficiência e qualidade ou perda de pessoal. 

Em vez disso, a redução de custos pode oferecer uma oportunidade de reavaliar e redesenhar estratégias para tornar sua organização mais eficiente e resiliente. 

Ser estratégico sobre como você otimiza seus sistemas de RH para obter mais com menos pode ser um benefício para o negócio, eliminando desperdícios e bloqueios e permitindo que sua empresa funcione de forma mais tranquila e lucrativa.