O que é BPO em processos de RH? 

O sucesso empresarial depende dos funcionários. 

Se uma força de trabalho for gerenciada de forma inadequada, o desempenho geral da organização pode ser afetado negativamente. 

Por isso, o RH  é fundamental em qualquer organização, não importa seu tamanho. 

Uma equipe de RH lida com diferentes tarefas associadas à satisfação, bem-estar e produtividade dos colaboradores. No entanto, nem todos os departamentos de pessoal internos podem atender a esses padrões.  

Assim, muitas empresas terceirizam as operações de RH para aumentar a eficiência e a retenção de funcionários.  

Neste artigo, você saberá mais sobre BPO no RH e como ele pode ser uma opção valiosa para sua empresa

O que é BPO em processos de RH?

BPO – Business Process Outsourcing ou terceirização de processos de negócios, é uma prática comercial na qual uma organização contrata um provedor de serviços externo para executar uma função ou tarefa comercial essencial.

Muitas organizações consideram processos que são executados da mesma forma ou de forma semelhante de empresa para empresa, como folha de pagamento e contabilidade, como bons candidatos para BPO.

O BPO normalmente oferece flexibilidade e eficiência de custo para organizações que o implementam. As empresas calculam que terceirizar esses processos para um provedor especializado pode gerar melhores resultados.

Algumas das funções delegadas a uma empresa de BPO incluem:

• recrutamento e contratação;
• rastreamento de candidatos; 
• treinamento de pessoal;
• benefícios e serviços para funcionários;
• avaliação de emprego;
• avaliação de desempenho;
• compensação e tratamento de folha de pagamento.

As atividades de RH terceirizadas são operações intensivas em esforço e pessoas, mas são repetitivas. 

Essas atividades são melhor atribuídas a uma empresa de terceirização com experiência, conhecimento e tecnologia para executá-las.

Um fornecedor terceirizado também pode ajudar sua empresa com estratégias de RH, incluindo desde encontrar funcionários qualificados e melhorar a satisfação até estabelecer as capacidades dos colaboradores e gerenciar as preocupações e problemas da força de trabalho.

Para que é usada a terceirização de processos de negócios?

As organizações se envolvem com BPO para duas áreas principais de trabalho: funções de back-office e front-office.

As funções de back-office, às vezes chamadas de funções comerciais internas, abrangem operações de suporte, incluindo contabilidade, serviços de TI, recursos humanos, garantia de qualidade e processamento de pagamentos.

As funções de front-office são processos e operações comerciais que atendem ou se relacionam com clientes existentes e potenciais, como serviços de relacionamento com clientes, marketing e vendas.

Algumas organizações terceirizam uma função inteira, como o departamento de RH, para um único fornecedor. 

Outras empresas terceirizam apenas processos específicos dentro de uma área funcional, como processamento de folha de pagamento, enquanto têm sua própria equipe realizando todos os outros processos de RH.

Algumas empresas também utilizam o BPO tarefas estratégicas, como mineração e análise de dados, que se tornaram elementos essenciais para manter uma vantagem competitiva em uma economia digital.

Como funciona o BPO – terceirização de processos de negócios?

Executivos corporativos optam por terceirizar um processo de negócios por uma série de razões. 

Essas razões variam com base no tipo, idade e tamanho da organização, bem como nas forças de mercado e condições econômicas.

Empresas iniciantes, por exemplo, muitas vezes precisam terceirizar funções de back-office e front-office, pois não têm recursos internos para executá-las.

Uma empresa estabelecida pode optar por terceirizar uma tarefa que vinha realizando após determinar que um provedor de serviços terceirizado poderia fazer o trabalho melhor ou mais barato. 

Especialistas em gestão aconselham executivos corporativos a identificar funções que podem ser terceirizadas e então determinar se mudar essa tarefa para um provedor de terceirização faz sentido.

Se for assim, a organização deve passar pelo processo de não apenas identificar o melhor fornecedor para o trabalho, mas também transferir o trabalho de interno para o provedor externo. 

Isso requer uma quantidade significativa de gerenciamento de mudanças , pois a mudança para um provedor terceirizado geralmente afeta a equipe, os processos estabelecidos e os fluxos de trabalho existentes.

A mudança para um provedor terceirizado também afeta as finanças da organização — não apenas em termos de transferência de custos da função interna para os provedores terceirizados, mas frequentemente em termos de impostos corporativos e requisitos de relatórios.

A organização também pode precisar investir em nova tecnologia, permitindo o fluxo suave de trabalho para o provedor terceirizado. 

A extensão e o custo dessa tecnologia dependem do escopo da função que está sendo terceirizada e da maturidade da infraestrutura tecnológica em vigor em ambas as empresas.

Esse processo normalmente começa com os líderes empresariais identificando funções ou processos de negócios específicos para terceirizar como uma forma de economizar dinheiro, ganhar flexibilidade, melhorar o desempenho e redirecionar recursos para as principais capacidades do negócio.

Os líderes empresariais então consideram se um fornecedor deve lidar com todo o trabalho que está sendo terceirizado ou se contratar vários provedores para as várias tarefas oferece o melhor valor. 

Por exemplo, uma empresa pode decidir utilizar uma única empresa de BPO para a maioria de suas funções de RH ou contratar uma específica para a folha de pagamento e outra para a administração de benefícios.

Essas considerações devem levar a uma lista de requisitos, bem como a um escopo detalhado de trabalho, para terceirização. 

As organizações usam isso para moldar uma solicitação de proposta, compartilhando com fornecedores que determinam se eles podem atender aos requisitos, a que preço e com que valor agregado.

Uma vez que uma organização tenha selecionado o provedor ou provedores que deseja contratar, ela deve determinar o tipo de contrato. Tais contratos geralmente se enquadram em uma das seguintes categorias:

• Contratos de tempo e materiais, nos quais a empresa paga ao fornecedor pelo tempo trabalhado e pelos materiais utilizados;
• Contratos de preço fixo, que definem um preço inicial para o trabalho especificado.

Além disso, as organizações devem, com seus fornecedores, redigir o acordo de nível de serviço detalhando a qualidade dos serviços fornecidos e as métricas para determinar o sucesso.

• Dependendo das necessidades e da natureza do trabalho terceirizado, algumas organizações também negociam com os provedores se devem ter o seguinte:
• trabalhadores específicos em equipes dedicadas ao trabalho terceirizado;
• trabalhadores localizados apenas em terra ou, inversamente, distribuídos globalmente;
• trabalhadores disponíveis 24 horas por dia, 7 dias por semana ou apenas em horários definidos.

Quais são os benefícios do BPO em processos de RH?

Há várias razões pelas quais o BPO se mostra benéfico para as organizações a longo prazo. Aqui estão as mais importantes:

1. Economiza custos

O principal benefício do BPO  em HR é a economia de custos. 

Terceirizar serviços de RH significa que as empresas não precisam mais gerenciar as atividades internamente. 

Isso leva à redução de despesas com folha de pagamento e menores custos de treinamento. Utilizar serviços offshore de BPO pode ser ainda mais recompensador financeiramente.

Além disso, muitas agências de BPO de RH adotam um modelo de serviço compartilhado por meio do qual podem lidar com vários clientes simultaneamente. 

Isso permite que negociem termos mais favoráveis, resultando em soluções de custo-benefício para seus clientes.

2. Reduz as complexidades legais

Não há como negar que o RH envolve muita papelada legal, geralmente mais do que qualquer outro departamento em uma organização. 

Essa burocracia pode ser complexa e requer uma equipe dedicada para gerenciá-la adequadamente, pois até mesmo pequenos erros podem levar a processos judiciais caros.

Ao fazer parceria com um fornecedor de BPO em processos de RH, as organizações podem descarregar essas responsabilidades legais e preocupações de conformidade. 

Esses provedores de serviços normalmente compreendem equipes de especialistas com experiência considerável em RH, garantindo uma alta qualidade de trabalho.

3. Evita o excesso de trabalho dos colaboradores

As equipes internas de RH geralmente gerenciam mais trabalho do que são capazes em um período específico. 

Com RH, o escopo do trabalho e das responsabilidades geralmente é indefinido, o que pode representar um desafio. 

Isso pode levar a funcionários sobrecarregados com muitas tarefas, além do seu trabalho principal de RH.

Um dos principais benefícios da terceirização de atividades de RH é que ela permite que os colaboradores internos se concentrem em tarefas mais críticas e evitem exaustão excessiva. 

As empresas de BPO têm profissionais de RH dedicados que podem lidar eficientemente com essas tarefas e responsabilidades.

Desvantagens do BPO em processos de RH

Antes de escolher terceirizar seus processos de RH, você também deve considerar suas potenciais desvantagens. Aqui estão alguns desafios que você pode encontrar:

1. Nenhuma conexão com os funcionários

O primeiro desafio que você pode enfrentar é como seu departamento de RH terceirizado se conecta com seus funcionários.

Vendo que o RH dessa forma não faz mais parte da empresa, muitos colaboradores podem achar difícil compartilhar seus problemas com o gerente. 

Além disso, eles podem não entender a cultura da sua empresa ou a dinâmica da equipe.

2. Tempos mais longos para corrigir problemas

Ter uma equipe externa de RH pode levar a atrasos na resolução de problemas. 

Digamos que um funcionário esteja insatisfeito com sua carga de trabalho e queira discutir sua posição. O gerente pode ouvi-lo, mas é sempre melhor envolver o RH para amenizar a situação. 

Com a terceirização, essa reunião pode ser prolongada, pois pode levar dias ou semanas até que a empresa de RH consiga enviar alguém para resolver a situação.

3. Preocupações com a privacidade

Com RH terceirizado, a privacidade é uma grande preocupação, já que provedores externos lidam com informações confidenciais de funcionários. 

Sempre peça garantias da empresa de RH que você está terceirizando. Isso inclui seguro e garantias de que eles não manipularão ou compartilharão seus dados confidenciais com terceiros.

Além disso, certifique-se de que eles tenham medidas de proteção de dados e protocolos de segurança em vigor como precaução para proteger sua organização e seus funcionários.

Escopo do BPO em processos de RH

Dependendo da estratégia e do plano da sua organização, você pode terceirizar inúmeras atividades de RH. Aqui estão algumas das atividades mais terceirizadas:

1. Administração tributária e folha de pagamento

Lidar com diversas obrigações fiscais e legais é frequentemente a parte mais trabalhosa da administração de RH. 

Essas são tarefas vitais que somente pessoas com treinamento formal e experiência considerável devem lidar.

Terceirizar as responsabilidades da administração tributária para uma agência em vez de lidar com elas internamente economiza tempo e recursos. 

Os fornecedores de RH auxiliam as empresas a gerenciar sua folha de pagamento e impostos pagando salários e benefícios e calculando os impostos aplicáveis ​​de cada funcionário. 

Os provedores de serviços também arquivam impostos e outras documentações com as autoridades, ao mesmo tempo em que resolvem problemas relacionados a essas áreas.

2. Recrutamento

Contratar os melhores talentos é uma prioridade para todas as organizações. 

Uma equipe dedicada de BPO pode lidar com o recrutamento de forma eficiente, classificando os candidatos e encontrando os mais adequados. 

Eles são especialistas em anunciar vagas, filtrar inscrições, conduzir entrevistas subsequentes e negociar ofertas.

Além disso, os especialistas em HR podem treinar os novos contratados, ajudando-os a se integrarem mais rapidamente.

3. Soluções completas de terceirização de RH

O BPO de recursos humanos pode delegar ou terceirizar atividades específicas ou entregar todas as operações de RH. 

Pequenas empresas que precisam de uma reformulação global de RH devem, idealmente, optar por soluções completas de terceirização.

As agências especializadas, ao assumirem todo o processo de RH, podem reduzir significativamente a carga de trabalho. 

Elas oferecem serviços de ponta a ponta que vão desde a elaboração da estratégia de negócios de RH até o detalhamento do processo que, em última análise, decide o modelo de entrega de RH.

Eles também são responsáveis ​​pela administração de benefícios de funcionários e conformidade legal. Isso significa que as organizações não precisam mais conceituar e implementar tudo sozinhas.

Tipos de fornecedores de processos de negócios de recursos humanos

Dependendo do desejo de uma organização, uma empresa terceirizada pode gerenciar algumas tarefas de RH ou lidar com todo o processo do setor. Em termos gerais, há dois tipos de agências de BPO para processos de RH:

• Empresas de terceirização de recursos humanos – RHOs
• Organizações de empregadores profissionais – OEPs

Vamos ver como elas diferem entre si com base na maneira como lidam com tarefas fundamentais de RH:

• criação de serviços e tomada de decisões;
• questões fiscais e legais;
• situação do empregador.

1. Configurando serviços e tomada de decisões

Os provedores RHOs auxiliam os clientes com tarefas como folha de pagamento, recrutamento de talentos e impostos quando se trata de configuração de serviço. 

Eles lidam com uma carga de trabalho um tanto fixa enquanto a organização do cliente gerencia todas as principais tomadas de decisão administrativas de RH.

Por outro lado, as OEPs, assumem o processo de RH de ciclo completo de uma organização. Elas cuidam de todas as atividades, desde a contratação até o treinamento e a gestão de desempenho. 

Diferentemente das empresas de RHOs, as OEPs supervisionam a tomada de decisões significativas de RH.

2. Impostos e questões legais

As agências de RHOs atuam como prestadoras de serviços para sua empresa e não como funcionários de pleno direito da organização. 

Elas cobram uma taxa em troca das tarefas do cliente especificamente atribuídas a elas. Portanto, elas não lidam com as implicações fiscais e legais que resultam das atividades de RH executadas internamente.

À medida que as OEPs assumem o controle total dos processos de RH, elas registram impostos relacionados às atividades de RH. 

Elas também são capazes de gerenciar as questões legais que cercam qualquer uma das funções de RH.

3. Status do empregador

As empresas de RHOs normalmente não interferem no status ou na função de tomada de decisão da organização empregadora. 

Elas não são funcionárias diretas nem coproprietárias do negócio. Elas são responsáveis ​​pelas tarefas atribuídas a elas e nada além disso.

Com as OEPs, o cenário é bem diferente. Elas são integradas com negócios e se tornam uma extensão da empresa. 

Elas assumem os dados e responsabilidades de RH e desempenham um papel crucial nas decisões de negócios relacionadas a RH.