O que é ATS e Quais Recursos Utilizados no RH

Um  ATS ajuda as empresas a organizar candidatos para fins de contratação e recrutamento.

Esses sistemas permitem que empresas de todos os tamanhos e setores coletem informações, organizem os potenciais pretendentes a vagas com base na experiência e no conjunto de habilidades e filtrem candidatos.

Embora as soluções de software ATS tradicionais sejam excelentes para armazenar detalhes, os melhores sistemas atuais capacitam as equipes de aquisição de talentos a rastrear todas as comunicações com possíveis contratações em um único local e envolver, entrevistar e analisar leads de maneira mais eficiente e eficaz.

Usando um bom sistema ATS, os recrutadores podem pesquisar e filtrar facilmente currículos e outras informações de candidatos, diminuindo o tempo de preenchimento e garantindo que suas empresas contratem as melhores pessoas para cada posição.

Neste artigo, você vai saber o que é ATS e quais são os recursos utilizados pelo RH, além de outras informações relevantes. Confira!

O que é ATS?

O processo de contratação pode ser uma experiência demorada e frustrante para os empregadores e também para os candidatos.

Para agilizar o processo, muitas empresas começaram a usar sistemas para realizar essa e outras tarefas relacionadas.

Um ATS – Applicant Tracking System, Sistema de Rastreamento de Candidatos, é um software para recrutadores e empregadores rastrearem candidatos durante todo o processo de recrutamento e contratação.

Este software pode vir equipado com recursos que vão desde a simples funcionalidade de banco de dados até um conjunto completo de ferramentas que torna mais fácil para empresas de qualquer tamanho filtrar, gerenciar e analisar candidatos.

Um ATS simplifica a maior parte do processo moderno de recrutamento usando inteligência automatizada para selecionar os melhores e mais qualificados candidatos e capacitar os recrutadores a identificar, contatar, entrevistar e promover pretendentes qualificados de forma rápida e eficiente.

Como muitas vagas abertas podem atrair centenas ou até milhares de candidatos sem as qualificações necessárias, ou seja, experiência profissional, educação, certificações, isso  economiza muito tempo para empresas e recrutadores  que, de outra forma, seria gasto na eliminação manual.

Usando recursos de automação, as tarefas diárias de recrutamento podem ser colocadas em piloto automático relativo para as equipes atuais de aquisição de talentos.

Também pode dar-lhes mais tempo para se concentrarem em outros elementos essenciais do recrutamento, incluindo:

• publicação de vagas de emprego em sites de carreiras e quadros de empregos;
• conectando-se com leads nas redes sociais, por exemplo, LinkedIn;
• construindo relacionamentos com candidatos de interesse;
• avaliando referências de funcionários e talentos internos;
• nutrindo-os através do funil de recrutamento;
• agendando entrevistas com potenciais candidatos;
• convertendo candidatos em estágio final em novas contratações;
• redescobrindo os principais talentos existentes em seu banco de dados;
• analisando dados de recrutamento atualizados em tempo real.

As organizações que não utilizam um ATS em suas tecnologias têm maior probabilidade de ficar para traz, em termos de dimensionar suas empresas com os melhores talentos na taxa desejada.

Por que são usados ​​ATSs?

Gerentes de contratação e recrutadores podem receber centenas de inscrições durante o processo de contratação.

Um ATS ajuda esses profissionais a coletar informações essenciais sobre os candidatos e organizar tudo em um só lugar.

Eles podem usar essas informações para gerenciar outras atividades do processo de contratação, como agendar entrevistas, realizar verificações de referências e preencher a documentação necessária.

A utilização de software de sistema de rastreamento de candidatos pode beneficiar as organizações de várias maneiras, incluindo:

Simplificando o processo de inscrição

Um ATS coleta e organiza as inscrições dos candidatos automaticamente, economizando um tempo valioso dos gerentes de contratação e recrutadores.

Eles podem, então, usar o ATS como banco de dados para procurar e acessar candidatos potenciais.

Filtragem de candidatos potenciais

O software ATS também pode ajudar gerentes de contratação e recrutadores a filtrar seus candidatos, estabelecendo requisitos mínimos, como anos de experiência, formação educacional ou habilidades específicas.

Esta função economiza tempo, isolando os candidatos que atendem às suas qualificações.

Seleção de candidatos

Como o ATS atua como um banco de dados, as organizações podem identificar candidatos de alta qualidade que demonstraram interesse na empresa.

Ao contratar para outro cargo, os recrutadores podem analisar os candidatos existentes em seu banco de dados que podem ser mais adequados.

Permitindo um melhor rastreamento

As organizações podem usar o software ATS para identificar onde os candidatos encontraram suas ofertas de emprego.

Se identificarem uma fonte popular de candidatos fortes, como um quadro de empregos específico, poderão concentrar seus esforços de recrutamento nesse local.

Como funciona um sistema de rastreamento de candidatos?

Quando você se candidata a um emprego, as informações e os materiais de candidatura fornecidos são carregados em um banco de dados por meio de um ATS.

Essas informações podem incluir seus dados de contato, formação educacional e experiência profissional. Também inclui materiais como currículos e cartas de apresentação.

Às vezes, os recrutadores podem gerenciar os processos de contratação de dentro do sistema, como entrar em contato com os candidatos para informá-los de que sua inscrição foi recebida, enviar-lhes quaisquer avaliações ou testes necessários e agendar entrevistas.

Um ATS armazena informações e materiais que permitem procurar e avaliar candidatos.

A maioria dos softwares ATS permite que esses profissionais conduzam esses processos usando vários métodos, incluindo:

Visualização de inscrições

Os recrutadores ainda podem optar por revisar as inscrições por meio de seu software ATS.

Se tiverem muitas candidaturas para analisar, estes profissionais poderão consultar brevemente estes materiais para avaliar as competências, experiências e outras qualificações relevantes dos candidatos.

Pesquisa por palavras-chave

Recrutadores e gerentes de contratação podem usar palavras-chave para pesquisar nos aplicativos armazenados em seu software ATS.

Eles costumam usar palavras-chave extraídas da descrição do cargo, focadas em habilidades, cargos, experiências ou responsabilidades específicas.

Este método permite que esses profissionais filtrem candidatos que compartilhem alinhamento com a descrição do cargo e os requisitos ou preferências estabelecidas pelo empregador.

Classificação automática de candidatos

O software ATS também pode classificar candidatos comparando seus materiais de inscrição com os requisitos do trabalho.

É possível usar esse método para se concentrar nos candidatos com classificação mais alta e que demonstram forte alinhamento com a descrição do cargo e as qualificações necessárias.

Importância do ATS no recrutamento e contratação

Usar um ATS é importante de várias maneiras, mesmo para pequenas empresas.

Primeiro, os candidatos esperam que as empresas proporcionem uma experiência positiva e um processo de candidatura fácil de usar, algo que a maioria dos sistemas de rastreamento de candidatos oferece.

Em segundo lugar, para os funcionários envolvidos no processo de recrutamento, tais como recrutadores, gestores de contratação e aprovadores, um ATS automatiza e agiliza o processo de contratação.

Finalmente, um ATS fornece um conjunto de dados para referência futura.

Por exemplo, pode ser usado como uma ferramenta para procurar potenciais candidaturas a ofertas de emprego anteriores.

Recursos do ATS utilizados no RH

Os sistemas de rastreamento de candidatos facilitam a candidatura de uma vaga em qualquer dispositivo, sem a necessidade de fazer login.

Isso significa que as empresas se beneficiam de um grupo maior de interessados.

Como geralmente ocorre muita procura, as empresas usam o software ATS para selecionar e destacar automaticamente os principais candidatos.

Alguns recursos importantes do software ATS incluem:

Análise de currículo: este é o processo de extração de dados de currículos, como informações de contato, histórico de trabalho, formação educacional e habilidades.

Pesquisa avançada: permite filtrar inscrições por palavras-chave específicas, cargos, habilidades, experiência, educação e muito mais.

Obtenção de candidatos: permite que você pesquise, identifique e alcance ativamente candidatos em potencial para vagas em aberto.

Obtenção de candidatos multicanal: permite pesquisar candidatos em potencial usando vários canais, incluindo quadros de empregos, mídias sociais e indicações de funcionários.

Software CRM integrado: alguns ATS também apresentam software CRM para cobrir todas as suas necessidades em uma plataforma.

Modelos de e-mail: a maioria dos ATS oferece modelos de e-mail para garantir que toda a sua correspondência com os candidatos seja consistente e profissional.

Análises e relatórios avançados: permite gerar relatórios detalhados sobre candidatos, tendências de contratação e outros dados.

Várias integrações: significa que o ATS pode se conectar com diferentes tipos de software, como software de email marketing, software de contabilidade e sistemas de CRM.

Capacidade de agendar entrevistas: ao automatizar entrevistas, você não terá que perder tempo remarcando, enviando lembretes ou coordenando vários calendários.

Colaboração em tempo real: permite que pessoas de diferentes partes da organização se envolvam na contratação, seleção e tomada de decisões relativas a novas contratações.

Automação baseada em determinados eventos e condições: significa que seu ATS só será acionado para fazer algo se ocorrer um cenário específico.

Aproveitar ao máximo os recursos disponíveis em um ATS pode ajudar a reduzir processos manuais, envolver potenciais candidatos e, em última análise, preencher requisições abertas com mais rapidez e com melhores candidatos.

Mas muitos ATS têm outras características e benefícios que podem não ser tão óbvios.

Por exemplo, um ATS pode ser usado para incentivar as pessoas a se candidatarem.

Alguns sistemas usam chatbots para interagir com os candidatos e ajudá-los a preencher suas inscrições.

Eles também podem tentar manter os interessados engajados, atualizá-los sobre seu status e alertá-los se forem necessárias informações adicionais.

Um ATS também favorece a colaboração, permitindo que qualquer pessoa envolvida no processo de contratação fique a par do progresso no preenchimento de uma vaga e contribua para a discussão sobre a seleção do candidato.

Esse sistema pode usar vários graus de inteligência para classificar os candidatos.

As tecnologias variam desde correspondência de palavras-chave até algoritmos que analisam mais profundamente os dados de cada candidato.

Em resposta a um currículo, o ATS pode enviar ao candidato uma série de perguntas para ajudar os recrutadores a saber mais sobre ele.

Os produtos ATS que usam esses métodos de triagem baseados em palavras-chave estão começando a ver a concorrência de sistemas que usam abordagens de aprendizado de máquina e processamento de linguagem natural – PNL.

Alguns fornecedores estão desenvolvendo capacidades que analisam as decisões anteriores de contratação de uma empresa para descobrir as características dos funcionários de melhor desempenho.

Esses dados sobre os funcionários atuais são usados ​​para informar o algoritmo ATS, que procura padrões no histórico profissional e na educação que sejam indicativos de sucesso.

Outro objetivo destas tecnologias ATS é reduzir preconceitos, inconscientes ou não, no recrutamento e contratação.

Por exemplo, o aprendizado de máquina e a PNL são aplicados a anúncios de emprego para evitar palavras que desencorajem sutilmente um homem ou uma mulher de se candidatar.

O preconceito é um problema importante na contratação, segundo os pesquisadores.

Os sites de empregos estão adicionando recursos de rastreamento semelhantes aos do ATS e se afastando da ideia de que são apenas painéis de empregos.

Alguns classificam os candidatos de acordo com o quão bem eles atendem às qualificações do anúncio.

Os locais de trabalho também podem oferecer integração com um ATS existente.

O que saber ao selecionar um ATS

Com uma ampla gama de opções de ATS disponíveis, as organizações devem avaliar vários fatores, antes de decidirem sobre a melhor ferramenta para maximizar o seu investimento.

Entenda o problema que precisa ser resolvido

Com tantas opções de ATS, é fundamental isolar os verdadeiros pontos problemáticos que a solução deve atingir. Por exemplo:

• Se a organização tiver dificuldades para identificar e recrutar talentos de alto nível, ela deve procurar uma solução ATS que crie descrições de cargos dinâmicas, automatize avaliações de habilidades pré-entrevista e use IA para criar um perfil de habilidades robusto.
• As organizações que enfrentam dificuldades com a comunicação e o envolvimento do candidato durante todo o processo de contratação devem identificar um ATS que forneça pontos de contato mais humanos e referências de progresso ao longo da jornada do candidato.
• Um ATS pode oferecer ainda mais serviços de nicho, como suporte em vários idiomas para organizações que contratam globalmente.

Combine o investimento com a capacidade organizacional

Tal como acontece com qualquer investimento em software ou tecnologia, comece com uma compreensão clara das capacidades da organização.

Os empregadores devem conhecer o apetite da sua empresa pela mudança e a vontade de adotar novas ferramentas.

Devem também ser firmes nas restrições orçamentais e ter percepção relativamente ao retorno esperado do investimento em termos financeiros e tempo.

Entenda sua infraestrutura de TI

As opções de ATS podem variar em escopo. Ofertas mais abrangentes e de serviço completo podem ser bastante complexas.

A maioria dos ATS avançados não são soluções prontas para uso, por isso é fundamental garantir que a empresa tenha tempo e recursos de TI para dedicar a um processo que pode levar meses ou até anos.

A implementação e integração de processos também pode ir além da infraestrutura de TI existente.

O ATS pode precisar interagir com software externo que muitas vezes é crítico para o processo de contratação, mas não está incluído nos sistemas de rastreamento.

Ao conhecer profundamente seu ambiente, os empregadores poderão identificar a solução certa para o seu negócio.