O que é Assessment e como Aplicar na sua Empresa

Semelhante a como uma revisão de desempenho avalia a performance e o potencial dos funcionários, assessment organizacional ajuda os líderes a entender como o negócio está indo. 

Isso é importante, especialmente considerando que 20,4% dos negócios falham dentro de um ano de abertura, 49,4% dentro de cinco anos e 65,3% dentro de 10 anos. 

Entender por que uma organização tem sucesso ou fracassa requer olhar para cada aspecto do negócio. 

Isso oferece insights sobre como a organização pode construir resiliência, adaptar-se à mudança e se preparar para o futuro.

Este artigo explica o que é assessment, a importância de realizar esta prática de forma consistente e como aplicar na sua empresa.

O que é assessment?

Assessment significa avaliação e em termos de organização, é uma auditoria abrangente das pessoas, processos e plataformas de uma empresa. 

O objetivo é entender o funcionamento interno do negócio para que você possa descobrir como aprimorar o que está indo bem e reformular o que não está. 

Assessment organizacional envolve:

• avaliar o desempenho, a cultura, as capacidades e a saúde geral da organização;
• identificar seus pontos fortes e fracos e descobrir oportunidades de melhoria;
• alinhar seus objetivos, recursos e estrutura entre si;
• melhorar a eficiência, a cultura e o engajamento dos funcionários da organização.

Por que assessment é importante

Uma avaliação organizacional analisa profundamente a condição de um negócio, revelando pontos fortes para capitalizar e vulnerabilidades para abordar. 

Você pode usar esse conhecimento para fortalecer e proteger o sucesso de longo prazo da empresa.

As avaliações organizacionais agregam valor das seguintes maneiras:

• adequar as estratégias, a estrutura e a cultura da organização aos seus objetivos;
• reconhecer lacunas de competências, fraquezas de liderança, ineficiências operacionais e outras áreas de melhoria;
• determinar a eficiência e o impacto dos serviços, políticas e programas;
• aumentar o envolvimento e a produtividade dos funcionários, incentivando a contribuição e melhorando a cultura de trabalho;
• reduzir os riscos detectando prontamente potenciais ameaças e vulnerabilidades;
• apoiar a melhoria contínua por meio da construção de uma estrutura de avaliação organizacional preparada para o futuro.

Benefícios da prática assessment

Assessment organizacional julga o desempenho, a eficácia e a eficiência de uma empresa ou grupo. 

Esse tipo de avaliação pode beneficiar o negócio de muitas maneiras, como:

Melhor tomada de decisão

A avaliação organizacional pode ajudar a identificar os pontos fortes, fracos, oportunidades e ameaças de uma organização, fornecendo informações importantes para a tomada de decisões.

Desempenho organizacional aprimorado

As organizações podem aumentar seu desempenho e eficiência geral identificando áreas de melhoria e fazendo ajustes em resposta às descobertas da avaliação.

Maior responsabilização

A avaliação organizacional pode ajudar a responsabilizar gerentes e funcionários por seu desempenho, melhorando a cultura geral e os resultados da organização.

Melhor comunicação e trabalho em equipe

O processo de assessment pode facilitar a comunicação entre equipes e departamentos e o trabalho em conjunto, o que pode levar a uma melhor coordenação e a uma maior realização de trabalho.

Moral e engajamento melhorados

As organizações podem melhorar o moral e o engajamento ouvindo as necessidades e preocupações dos funcionários e fazendo mudanças com base nessas informações. 

Isso pode melhorar o desempenho e ajudar as pessoas a permanecerem.

6 tipos de assessment

Existem alguns tipos comuns de avaliações organizacionais que as empresas podem conduzir para atender às suas necessidades e objetivos específicos. Eles incluem:

1. Avaliação da cultura organizacional

Uma avaliação cultural examina se a cultura de uma empresa é realmente como sua liderança afirma. 

Como tal, ela analisa se a cultura de trabalho, a experiência do funcionário e as práticas correspondem aos objetivos e valores organizacionais.

2. Avaliação das necessidades organizacionais

Uma organização pode fazer suposições erradas sobre o motivo pelo qual não consegue atingir todas as suas metas. 

Assessment de necessidades organizacionais reúne dados de diversas perspectivas em toda a empresa para identificar barreiras à realização de metas. 

Os líderes podem então usar essas informações para enfrentar desafios e planejar os próximos passos, maximizando as chances de sucesso da empresa.

3. Avaliação da saúde organizacional

Uma organização saudável demonstra resiliência e forte desempenho apesar das mudanças e desafios. 

Uma avaliação de saúde organizacional analisa estruturas, práticas de gestão e experiência dos funcionários para entender quais mudanças e recursos a empresa precisa para se fortalecer.

4. Avaliação de competências organizacionais

As habilidades que uma organização requer de seus funcionários normalmente mudam com base nas necessidades de negócios. 

Uma análise de lacuna de habilidades revela as habilidades existentes de uma força de trabalho, permitindo que você identifique quaisquer lacunas entre as capacidades atuais e o que a empresa precisa para atingir seus objetivos de curto e longo prazo.

5. Avaliação da liderança organizacional

Líderes não qualificados podem impedir o sucesso. 

Assessment de liderança mede a eficácia da gestão em diferentes áreas e detecta potencial inexplorado. 

Esta avaliação destaca áreas de crescimento para líderes existentes e identifica prospectos para construir um pipeline de liderança viável.

6. Avaliação de risco organizacional

A conscientização sobre possíveis perigos lhe dá tempo para se preparar e limitar ou prevenir suas consequências negativas. 

Tais avaliações identificam riscos potenciais para o negócio e analisam sua probabilidade e frequência. 

Com essas informações, você pode decidir a melhor forma de diminuir ou até mesmo eliminar riscos.

Quando realizar assessment

As avaliações organizacionais são uma maneira útil de entender o funcionamento atual do negócio. 

Isso é valioso sempre que você quiser discutir melhorias de direcionamento, fazer mudanças estratégicas ou se preparar para grandes eventos, como fusões e aquisições. 

Os cenários em que você deve conduzir assessment organizacional incluem:

Antes de grandes mudanças 

Antes de uma mudança organizacional significativa, uma avaliação pode ajudar os líderes a decidir como preparar seu pessoal e suas operações para circunstâncias iminentes, como:

• reestruturação empresarial;
• fusão ou venda;
• operações de diminuição ou ampliação;
• lançamento de uma nova iniciativa ou produto;
• expansão para novos mercados;
• renovação de processos essenciais;
• implementação de novos equipamentos, ferramentas ou software.

Depois dos grandes eventos

Após qualquer evento importante, planejado ou não, assessment organizacional pode ajudar você a lidar com incidentes como:

• mudanças na liderança principal;
• ajuste fino pós-fusão ou aquisição;
• um mercado de trabalho altamente competitivo com talentos disponíveis limitados;
• crises econômicas;
• interesses e exigências alterados dos acionistas;
• eventos catastróficos – desastres naturais, guerras, pandemias.

Periodicamente

A realização de avaliações organizacionais em uma base anual ou semestral contribui para o alinhamento estratégico constante e melhorias que podem minimizar complicações e interrupções de negócios. 

Elas podem servir aos seguintes propósitos:

• detectar sinais de alerta antes que se tornem um problema;
• descobrir lacunas e pontos cegos em sistemas e estruturas;
• descobrir oportunidades de inovação e melhoria contínua;
• antecipar as necessidades de pessoal.

Quando surgem problemas 

Nenhuma organização pode evitar desafios ou crises, então é importante ter um processo sistemático para lidar com tais questões. 

Em vez de simplesmente ser reativo apagando pequenos incêndios sempre que eles acontecem, assessments podem ajudar você a desenvolver soluções mais abrangentes e de longo prazo para evitar que tais incêndios ocorram.

Uma avaliação organizacional é uma técnica confiável para descobrir e lidar com circunstâncias como:

• mudança nas expectativas dos clientes;
• conflito interno e baixo moral dos funcionários;
• aumento do volume de negócios;
• um declínio acentuado no desempenho ou na produtividade;
• custos de produção elevados ou demandas para aumentar orçamentos.

11 passos para aplicar assessment na sua empresa

Avaliações organizacionais falham quando não têm um propósito claro. Você acaba coletando quantidades enormes de dados que não são úteis. 

Sempre comece perguntando: “Qual problema eu quero resolver?” Isso deve ditar a intenção e as áreas de foco para a avaliação.

Ao planejar a realização de assessment organizacional, siga estas 11 etapas:

Etapa 1: defina seus objetivos

Comece definindo claramente os objetivos. 

Você deve entender exatamente por que sua empresa precisa dessa avaliação, ou ela será um exercício genérico e sem foco. 

Identificar seu propósito e resultados esperados garante que ela será direcionada e fornecerá insights acionáveis. 

Alinhe os objetivos com a missão e as metas estratégicas da organização. 

Por exemplo, se a organização estiver passando por uma reestruturação, os objetivos possíveis podem ser identificar lacunas de habilidades, determinar prontidão para mudança ou avaliar a cultura organizacional.

Etapa 2: defina parâmetros 

Após estabelecer a intenção da avaliação organizacional, defina parâmetros para garantir que você não se desvie do objetivo. Aplicar assessment na sua empresa deve incluir:

• áreas de foco, ou seja, cultura, estrutura organizacional, processos, etc.;
• departamentos participantes ou localizações geográficas;
• linha do tempo;
• alocação de custos e recursos.

Embora seja importante definir limites, você também deve permitir uma flexibilidade razoável, pois o objetivo da sua avaliação pode exigir ajustes ao longo do caminho.

Etapa 3: identifique as partes interessadas relevantes

Determine quais partes estarão envolvidas. Incluir as partes interessadas certas permite diferentes perspectivas, garantindo um processo mais completo e eficiente.

Elas podem ser: 

• equipes de liderança ou indivíduos;
• gerente/chefes de departamento;
• representantes dos empregados;
• especialistas técnicos e no assunto;
• parceiros externos.

Algumas partes interessadas são escolhas óbvias devido às suas funções e antiguidade, mas você pode incluir outras também, dependendo de sua disponibilidade, credibilidade e objetividade.

Etapa 4: selecione o tipo de avaliação correto

O tipo assessment que você precisa conduzir dependerá dos objetivos definidos. 

Por exemplo, digamos que você esteja conduzindo uma avaliação para preparar uma nova linha de produtos. 

Você pode realizar uma avaliação de habilidades de liderança para determinar se a empresa tem líderes qualificados e eficazes o suficiente para assumir o comando desse novo empreendimento.

Etapa 5: Colete dados por meio dos métodos mais adequados

O próximo passo é coletar as informações necessárias para conduzir a avaliação. Coletar dados qualitativos e quantitativos fornecerá uma perspectiva mais completa. 

Fontes comuns de coleta de dados para assessments organizacionais, incluem:

• SIRH – sistemas de informação de RH;
• pesquisas e questionários;
• grupos focais e entrevistas;
• registros financeiros;
• observações do processo;
• plataformas de comunicação interna e colaboração;
• referências da indústria;
• revisões de políticas e procedimentos;
• documentos de planejamento estratégico.

Etapa 6: analisar os dados coletados

Depois de compilar todos os dados relevantes, é hora de analisá-los para que você possa dar sentido a eles. Isso envolve os seguintes procedimentos:

• revisar os dados para inconsistências e imprecisões;
• formatar e visualizar dados com gráficos, tabelas e diagramas;
• comparar os dados entre departamentos, localizações geográficas, grupos de funcionários, etc.
• detectar padrões, relacionamentos, tendências e temas nos dados que revelam pontos fortes e fracos da organização;
• solicitar contribuições de especialistas no assunto para validar suas descobertas.

Dependendo do número de fontes de dados que você tem disponível, esta etapa pode ser altamente complexa. 

Se possível, envolva um stakeholder com experiência em análise de dados para auxiliar nesta parte do seu assessment.

Etapa 7: faça recomendações e desenvolva planos de ação

A partir da análise de dados, você pode fazer propostas baseadas em evidências para cumprir os objetivos da avaliação organizacional. 

Estabeleça o que é mais urgente, o que é mais viável e o que causará mais impacto para que você possa priorizar seus próximos passos.

Você pode então desenvolver um plano para executar suas recomendações. Aqui estão algumas dicas para formar um plano de ação eficaz:

• explique a mudança e por que ela é necessária;
• apresente os dados que apoiam esta recomendação;
• demonstre como a ação apoia as prioridades da organização;
• especifique um cronograma e como você medirá o progresso e o sucesso;
• descreva como superar potenciais barreiras;
• descreva o orçamento e os recursos necessários.

Etapa 8: comunique suas descobertas às partes relevantes

Prepare um relatório transmitindo as descobertas da avaliação organizacional e os planos de ação. 

Use os gráficos, tabelas e diagramas que você montou para exibir os dados em um formato visual facilmente compreensível. 

Apresente o relatório aos stakeholders relevantes. 

Para adaptar as informações a diferentes públicos, você pode criar versões separadas — como um resumo executivo e um relatório mais detalhado. 

Peça feedback e permita tempo para discussão, garantindo comunicação e adesão eficazes.

Etapa 9: implementar e monitorar as mudanças necessárias

Defina a sequência e as fases para executar o plano de ação. Você pode garantir uma implementação produtiva confiando nas seguintes considerações:

• comunicar a visão e os resultados esperados das mudanças;
• atribuir responsabilidades e promover a participação;
• antecipar situações prováveis ​​e planejar os piores cenários;
• observar o progresso e fazer modificações quando necessário;
• manter contato próximo com as partes interessadas;
• iniciar ciclos de feedback para determinar o impacto das mudanças.

Etapa 10: documentar as melhores práticas

Assessment organizacional deve dizer o que está funcionando e o que não está para sua empresa. 

Por exemplo, ao considerar como avaliar a cultura, você pode ter aprendido que várias pesquisas de pulso atraem maior participação dos funcionários em vez de uma pesquisa de cultura mais longa. 

Mantenha notas e registros sobre o que continuar fazendo e o que mudar antes da próxima avaliação. 

Isso ajudará a garantir que você possa referenciar as medidas mais eficazes que economizam tempo e recursos e produzem avaliações organizacionais de melhor qualidade.

Etapa 11: acompanhamento

Revise continuamente o plano de ação e seus resultados para determinar seu impacto. 

Isso se estende a abordar obstáculos que os funcionários enfrentam e fazer os ajustes necessários para ajudá-los a superar essas dificuldades.

Reconheça e apoie mudanças vantajosas e novos comportamentos para garantir a sustentabilidade de longo prazo do plano de ação. 

Além disso, atualize as partes interessadas sobre suas observações e peça a elas que deem sua opinião. 

Todas essas ações ajudam a manter o ritmo e garantem que você esteja constantemente atualizado sobre o que está acontecendo e o que precisa acontecer na sua empresa.